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Schokoladenmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schokoladenmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Stände und Verkostungsproben. Kläre zuerst Termin, Ort, Genehmigung und Versicherung, bevor du Anbieter fest buchst. Danach folgen Marktplan, Strom, Toiletten, Abfallentsorgung, Werbung und die Einteilung der Verkaufsplätze. In den letzten Tagen zählen vor allem Allergendaten, Preisschilder, Bargeld, Kartenterminals sowie die Kühlung von Getränken und Schokolade.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Marktgenehmigung beantragen

  • Versicherung prüfen

  • Schokoladenstände reservieren

    2 Personen

  • Lieferanten bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Marktplan erstellen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Abfallentsorgung reservieren

  • Toiletten kontrollieren

  • Werbung online stellen

    2 Personen

  • Pressemitteilung versenden

  • Stände und Verkaufsplätze einteilen

    2 Personen

  • Preisvereinbarungen festhalten

    2 Personen

  • Verkostungsprodukte inventarisieren

    2 Personen

  • Speisekarten erstellen

    2 Personen

  • Allergeninformationen sammeln

    2 Personen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Lieferanteninformationen teilen

  • Bargeld bestellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke und Schokolade kühlen

    2 Personen

  • Tischnummern vorbereiten

  • Kassenzettel bereitlegen

  • Volunteer-Briefing vorbereiten

  • Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Lieferanten empfangen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tischdecken auflegen

    2 Personen

  • Schokoladenstände einrichten

    6 Personen

  • Verkostungsstationen aufstellen

    3 Personen

  • Kühlboxen befüllen

    2 Personen

  • Kaffeestation einrichten

    2 Personen

  • Zahlungspunkte testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Mülleimer aufstellen

    2 Personen

  • Allergenkarten auslegen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Lieferanten empfangen Besucher

    8 Personen

  • Eingang besetzen

    2 Personen

  • Verkostungen präsentieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Probebecher auffüllen

    2 Personen

  • Servietten auffüllen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Vorräte anpassen

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Abschlussdurchsage übernehmen

  • Verkauf abschließen

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Schokolade sicher verpacken

    4 Personen

  • Kassen abschließen

    2 Personen

  • Lieferanten auschecken

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Rechnungen und Belege sammeln

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarkttischeAnz. 18
  • BistrotischeAnz. 8
  • StühleAnz. 48
  • KlappthekenAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 22
  • AusstellungsregaleAnz. 18
  • HockerAnz. 8

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 24
  • ServierzangenAnz. 18
  • SchälchenAnz. 36

Dekoration

  • GirlandenAnz. 12
  • BallonsAnz. 100
  • TischdekorationenAnz. 18
  • MenükartenhalterAnz. 24
  • PreisschilderAnz. 120
  • AllergenkartenAnz. 30
  • WegweiserAnz. 12
  • InformationsbannerAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlschränkeAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • KartenterminalsAnz. 4
  • KassenboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • HandlampenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchokoladenbrunnenAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • KüchenzangenAnz. 6
  • BackblecheAnz. 6
  • OfenhandschuheAnz. 6
  • LebensmittelboxenAnz. 24
  • FrischhaltefolienhalterAnz. 4
  • PortionierlöffelAnz. 6
  • AbtropfgitterAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 12
  • LED-LampenAnz. 16
  • BatterielampenAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AbfallzangenAnz. 4
  • HandfegerAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • HandschuhboxenAnz. 6

Catering

  • ProbebecherAnz. 1200
  • PapierserviettenAnz. 1500
  • SchokoladentütchenAnz. 600
  • GeschenkkartonsAnz. 300
  • BackpapierAnz. 6
  • Verschließbare VorratsbehälterAnz. 30
  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage die Marktgenehmigung möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Prüfe gleichzeitig, ob die Versicherung für Verkaufsstände, Verkostungen und Besucher ausreicht.
  • Bestätige Schokoladenstände und Lieferanten spätestens 3 Wochen vorher schriftlich. Halte Preise, Lieferzeiten, benötigte Stromanschlüsse und die jeweiligen Verkaufsplätze in einer gemeinsamen Übersicht fest.
  • Erstelle den Marktplan nicht erst am Aufbautag. Zeichne Wege, Stände, Sitzbereiche, Toiletten, Stromanschlüsse und Informationspunkte mindestens 10 Tage vorher ein und teile ihn anschließend an alle Lieferanten aus.
  • Sammle Allergeninformationen und Ernährungswünsche, bevor du Speisekarten und Allergenkarten drucken lässt. Prüfe jede Angabe noch einmal, sobald die Anbieter ihre Verkostungsprodukte und Zutaten bestätigt haben.
  • Plane Kühlung und Kassenbetrieb für den gesamten Öffnungszeitraum. Kontrolliere am Vortag Kühlschränke, Kühlboxen, Verlängerungskabel, Kartenterminals und Kassenboxen; bestelle Bargeld und kaufe fehlende Verbrauchssachen spätestens 2 Tage vorher ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Schokoladenmarkt anmelden?
Rechne mit 6 bis 8 Wochen Vorlauf für die Marktgenehmigung. Je nach Ort können zusätzlich Versicherungsnachweise, Angaben zu Ständen, Strom und Abfallentsorgung verlangt werden.
Wann sollte ich die Schokoladenstände für den Markt reservieren?
Reserviere die Stände idealerweise 6 Wochen vorher und bestätige die Lieferanten spätestens 3 Wochen vor dem Termin. So bleibt Zeit, Ausfälle zu ersetzen und den Marktplan anzupassen.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Schokoladenmarkt?
Plane pro Schicht mindestens eine Person für Information und Besucherfragen, eine für Kasse oder Kartenzahlung und eine für Nachschub und Ordnung ein. Bei mehreren Verkaufsbereichen brauchst du je Bereich zusätzlich eine verantwortliche Person.
Wann müssen Speisekarten und Allergenkarten fertig sein?
Erstelle den ersten Entwurf etwa 2 Wochen vorher und drucke erst, wenn alle Anbieter ihre Zutaten und Allergene bestätigt haben. Die finale Kontrolle sollte spätestens 2 Tage vor dem Markt abgeschlossen sein.

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