Checklist para organizar un mercado del chocolate

Organizar un mercado del chocolate requiere coordinar puestos, proveedores, degustaciones y venta sin dejar la parte práctica para el último día. Esta checklist reúne 73 tareas y 63 elementos, desde fijar la fecha y solicitar los permisos hasta enfriar las bebidas y preparar el montaje. También contempla electricidad, baños, residuos, información sobre alérgenos, pagos y turnos de voluntariado. Sigue el plan por fases para saber qué cerrar primero y qué revisar antes de abrir el mercado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Solicitar permiso de mercado
Comprobar el seguro
Reservar puestos de chocolate
2 personas
Confirmar proveedores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Crear el plano del mercado
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Reservar recogida de residuos
Comprobar los baños
Publicar la promoción en línea
2 personas
Enviar nota de prensa
Distribuir los stands y puntos de venta
2 personas
Establecer acuerdos de precios
2 personas
Inventariar productos de prueba
2 personas
Elaborar los menús
2 personas
Reunir información sobre alérgenos
2 personas
Programar voluntarios
2 personas
Compartir la información de los proveedores
Solicitar efectivo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas y el chocolate
2 personas
Preparar los números de mesa
Preparar los recibos
Preparar la sesión informativa para voluntarios
Inspeccionar el recinto
2 personas
Recibir a los proveedores
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar manteles
2 personas
Montar los puestos de chocolate
6 personas
Preparar estaciones de degustación
3 personas
Rellenar las neveras
2 personas
Instalar el punto de café
2 personas
Probar los puntos de pago
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Colocar tarjetas de alérgenos
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Los proveedores reciben a los visitantes
8 personas
Atender la entrada
2 personas
Presentar degustaciones
4 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer vasos de degustación
2 personas
Reponer las servilletas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Ajustar el inventario
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Realizar el anuncio de cierre
Cerrar ventas
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Empaquetar el chocolate de forma segura
4 personas
Cerrar las cajas
2 personas
Controlar a los proveedores
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Recopilar facturas y recibos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas de mercadocant. 18
Mesas bistrocant. 8
Sillascant. 48
Mostradores plegablescant. 4
Mantelescant. 22
Estanterías expositorascant. 18
Taburetescant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 80
Bandejas de serviciocant. 24
Pinzas de servircant. 18
Cuencoscant. 36

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 100
Decoraciones de mesacant. 18
Portamenúscant. 24
Etiquetas de preciocant. 120
Tarjetas de alérgenoscant. 30
Señales de rutacant. 12
Banners informativoscant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Terminales de pagocant. 4
Cajas de cajacant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Linternas de manocant. 6
Termoscant. 6
Fuentes de chocolatecant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Bandejas de hornocant. 6
Guantes de hornocant. 6
Bandejas de comidacant. 24
Portarrollos de film transparentecant. 4
Cucharas para porcionescant. 6
Rejillas de escurridocant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 16
Lámparas de bateríacant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas de basuracant. 4
Escobas de manocant. 4
Limpiacristalescant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Cajas de guantescant. 6

Catering

Vasos de pruebacant. 1200
Servilletas de papelcant. 1500
Bolsitas de chocolatecant. 600
Cajas regalocant. 300
Papel de hornocant. 6
Contenedores de almacenaje con tapacant. 30
Compras

Consejos

Empieza entre 8 y 12 semanas antes: fija la fecha y el lugar, solicita el permiso del mercado, revisa el seguro y reserva los puestos de chocolate antes de confirmar la promoción.
Cierra proveedores y condiciones de venta al menos 3 semanas antes. Define los acuerdos de precios, confirma qué productos ofrecerá cada puesto y comparte después la información con el equipo.
No dejes los alérgenos para el montaje: recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y prepara con antelación los menús, las tarjetas de alérgenos y los portamenús para cada puesto.
Haz una prueba del recorrido 7 días antes. Comprueba los puntos de electricidad, la ubicación de neveras y máquinas de café, los baños, las señales de ruta y el espacio para la recogida de residuos.
Calcula las compras según el número de inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 % para vasos, tazas, platos y cubiertos. El día anterior enfría las bebidas y el chocolate que deban servirse fríos, y revisa terminales de pago y efectivo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado del chocolate?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para asegurar fecha, lugar, permiso, seguro y puestos. Reserva las últimas 2 semanas para confirmar proveedores, voluntarios, compras y montaje.
¿Cuándo debo solicitar el permiso para un mercado del chocolate?: Solicítalo en cuanto tengas fecha y lugar, idealmente entre 8 y 12 semanas antes. Los plazos cambian según la administración, así que confirma el tiempo de respuesta antes de publicar las invitaciones.
¿Cuánto chocolate y bebida necesito para el mercado?: Calcula las cantidades según las inscripciones y el formato de degustación o venta de cada puesto, y añade un 10 % de margen para consumibles. Haz el inventario y la compra 3 o 4 días antes; enfría los productos el día anterior.
¿Qué hay que comprobar el día antes del mercado?: Revisa la distribución de los puestos, la electricidad, los baños, los residuos, las señales, los menús y las tarjetas de alérgenos. Comprueba también el efectivo, los terminales de pago y que bebidas y chocolate estén fríos antes de abrir.

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