Checklist pour organiser un Marché du CD
Un Marché du CD demande surtout une bonne coordination entre le lieu, les vendeurs et l’installation des stands. Commence par confirmer la date, les autorisations et l’assurance, puis fixe les conditions d’inscription et le plan de la salle. Les dernières 48 heures servent aux courses, aux badges, à la monnaie et au refroidissement des boissons. Le jour même, prévois assez de temps pour ouvrir le lieu, installer les tables, numéroter les stands et tester les câbles et la sonorisation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer le lieu et la date
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Établir les conditions des vendeurs
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les vendeurs de CD
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les tables pour les vendeurs
2 personnes
Envoyer la confirmation aux vendeurs
Créer un plan des stands
Faire les réservations pour le matériel
Afficher l’affiche promotionnelle
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Prévoir la monnaie en espèces
Imprimer la liste de contacts des fournisseurs
Préparer les badges nominatifs
Refroidir les boissons
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Installer l’éclairage et les câbles
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Guider les vendeurs vers les stands
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Donner les informations et l’itinéraire
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Réapprovisionner les boissons
Rassembler les déchets
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Suivi
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler le matériel restant
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les stocks restants
Gérer les objets trouvés
Remercier les vendeurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 24
- Chaisesqté 12
- Tables de bièreqté 4
- Stand pliant
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Glacièresqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Microphone
- Haut-parleursqté 2
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Décoration
- Bannières du marché CDqté 3
- Panneaux indicateursqté 8
- Numéros de standqté 24
- Nappesqté 24
- Badges nominatifsqté 60
- Porte-affichesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 50
- Verres à théqté 50
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 6
Cuisine
- Thermosqté 4
- Carafesqté 4
- Pincesqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Pains de glaceqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
- Seaux de nettoyageqté 3
- Balais à mainqté 4
- Brosses de toilettesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe une date limite d’inscription au moins 10 à 14 jours avant le marché. Tu auras ainsi le temps de traiter les réponses, de répartir les tables et d’envoyer un plan clair à chaque vendeur.
- Demande les besoins alimentaires dès le formulaire d’inscription, puis vérifie-les 5 à 7 jours avant l’événement. Cette échéance évite de découvrir trop tard qu’il faut prévoir une option particulière.
- Prépare le plan des stands avec une numérotation visible avant l’ouverture. Imprime les numéros et installe-les sur les tables pendant le montage, plutôt que de chercher chaque emplacement à l’arrivée des vendeurs.
- Réserve le mobilier et le matériel au moins 2 semaines à l’avance, surtout les tables, chaises, rallonges, multiprises et équipements de sonorisation. Vérifie ensuite que le nombre réservé correspond au plan des stands.
- Refroidis les boissons la veille et prépare la monnaie en espèces avant le jour J. Garde aussi une liste imprimée des contacts des fournisseurs au comptoir d’information, au cas où un élément manquerait pendant l’installation.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un Marché du CD ?
- Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Les deux premières semaines servent à confirmer le lieu, les autorisations, l’assurance et les conditions des vendeurs ; les 10 à 14 derniers jours permettent de gérer les inscriptions et le matériel.
- Quand faut-il contacter les vendeurs de CD ?
- Envoie les invitations au moins 3 à 4 semaines avant le marché. Fixe une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant, puis adresse la confirmation et le plan des stands 5 à 7 jours avant l’événement.
- Que faut-il préparer la veille d’un Marché du CD ?
- Fais les courses, prépare les badges et les numéros de stand, vérifie la liste des fournisseurs et refroidis les boissons la veille. Compte aussi la monnaie en espèces et regroupe les rallonges, multiprises et câbles pour gagner du temps au montage.
- Combien de temps prévoir pour installer les stands ?
- Réserve au moins 2 heures avant l’ouverture pour installer les tables et les chaises, numéroter les stands, poser la signalétique et mettre en place le comptoir d’information. Ajoute 30 minutes pour tester l’éclairage, les câbles, le microphone et les haut-parleurs.
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