Organiza tu Mercado de CD sin dejar cabos sueltos
Un Mercado de CD necesita más que mesas para los vendedores. Hay que cerrar el lugar y la fecha, revisar permisos y seguro, coordinar las inscripciones y preparar un plano claro de los puestos. También conviene reservar con tiempo el mobiliario, el equipo de sonido, la iluminación y el material de servicio. Esta checklist sigue el orden lógico: primero la organización, después las compras y, al final, el montaje y la apertura.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar lugar y fecha
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Redactar las condiciones de los vendedores
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar a vendedores de CD
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Distribuir las mesas para los vendedores
2 personas
Enviar confirmación al vendedor
Crear el plano para los stands
Hacer reservas de material
Colgar el cartel promocional
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Retirar cambio en efectivo
Imprimir la lista de contactos de los vendedores
Preparar acreditaciones
Enfriar bebidas
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Numerar los stands
2 personas
Colocar luces y cables
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Recibir a los vendedores
3 personas
Guiar a los vendedores a sus puestos
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Dar información e indicaciones
Servir las bebidas
2 personas
Reponer café y té
Rellenar las bebidas
Recoger la basura
Registrar la salida de los vendedores
2 personas
Registrar objetos perdidos
Seguimiento
Apagar la iluminación
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Recoger el material restante
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Llevar la basura a los contenedores
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger el stock sobrante
Gestionar objetos perdidos
Agradecer a los vendedores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 12
- Mesas de cervezacant. 4
- Mostrador plegable
- Percheroscant. 2
Equipo
- Neveras portátilescant. 3
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Micrófono
- Altavocescant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Decoración
- Banners del mercado de CDcant. 3
- Carteles direccionalescant. 8
- Números de standcant. 24
- Mantelescant. 24
- Credencialescant. 60
- Portapósterscant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos de técant. 50
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Termoscant. 4
- Jarras de servircant. 4
- Pinzascant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Acumuladores de fríocant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cubos de limpiezacant. 3
- Escobas de manocant. 4
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar, la fecha, los permisos y el seguro antes de invitar a vendedores. Si falta uno de estos puntos, las inscripciones pueden empezar demasiado pronto y obligarte a cambiar toda la planificación.
- Define por escrito las condiciones para los vendedores y usa un formulario de inscripción. Pide también las preferencias dietéticas desde el principio, para no tener que perseguir respuestas la última semana.
- Haz el plano de los stands cuando conozcas el número de vendedores. Numera cada puesto y prepara las acreditaciones con antelación; así la distribución de mesas y sillas será rápida al abrir.
- Reserva pronto mesas, sillas, mesas de cerveza, mostrador plegable, neveras y equipos de café y té. Comprueba además cuántos cables alargadores, regletas, lámparas LED y guirnaldas de luces necesitas para no improvisar conexiones el día del mercado.
- Programa las compras y el efectivo antes del montaje. Enfría las bebidas con tiempo, imprime la lista de contactos de los vendedores y coloca primero la señalización, los números de stand y el mostrador de información.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánto tiempo hay que organizar un Mercado de CD?
- Empieza al menos 6 a 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar y la fecha, comprobar permisos y seguro, invitar a vendedores, gestionar inscripciones y reservar el material.
- ¿Cuándo debo contactar a los vendedores de CD?
- Contacta con ellos entre 4 y 6 semanas antes del mercado. Envía las condiciones y el formulario de inscripción en el primer mensaje, y manda la confirmación del puesto cuando cierres la distribución.
- ¿Cuándo hay que preparar los stands del Mercado de CD?
- Abre el lugar entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Coloca mesas y sillas, numera los stands, instala luces y cables y monta el mostrador de información antes de recibir a los vendedores.
- ¿Cuántas bebidas debo calcular para un Mercado de CD?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade más si el mercado dura varias horas. Enfría las bebidas con antelación y reserva neveras portátiles suficientes para mantenerlas frías.
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