Organiser un marché des créateurs sans rien oublier

Un marché des créateurs se prépare bien avant l’installation des stands. Il faut d’abord bloquer le lieu et la date, puis recruter les créateurs, gérer les inscriptions et attribuer les emplacements. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les besoins, vérifier les autorisations, organiser les bénévoles et préparer la signalétique. Cette checklist rassemble les 66 tâches et 53 fournitures du plan, avec une progression claire jusqu’au jour du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
Inviter les créateurs
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Annoncer l'événement
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer définitivement les créateurs
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Élaborer le plan
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Recenser les points d’alimentation électrique
Envoyer les informations des créateurs
Répartir les bénévoles
2 personnes
Concevoir les affiches promotionnelles
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les numéros de stand
Imprimer la signalisation
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Rappeler aux créateurs l’arrivée
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer le panneau d'information
Installer la signalisation
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Accueillir les créateurs
3 personnes
Accompagner les exposants vers les stands
3 personnes
Vérifier les stands
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Allumer l’éclairage du soir
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Laisser les créateurs décharger
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Ranger les stocks
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Gérer les objets perdus
Remercier les bénévoles

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 20
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 4
Tables hautesqté 6
Supports pour nappesqté 4
Portants à vêtementsqté 6

Équipement

Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes d'extérieurqté 6
Pieds de lampeqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Panneaux en ardoiseqté 6
Compositions florales de tableqté 8
Nappesqté 24
Badges nominatifsqté 40
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de standqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Pains de glaceqté 20

Catering

Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Panneaux de menuqté 4
Distributeurs d'eauqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Gantsqté 12

Conseils

Bloque le lieu, la date et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions : les créateurs doivent connaître les horaires, l’adresse et les contraintes dès le départ.
Prévois une date limite d’inscription, puis garde quelques jours pour traiter les demandes alimentaires, confirmer les créateurs et établir le plan des stands.
Recense l’électricité stand par stand. Les rallonges, multiprises, batteries externes et terminaux de paiement sont souvent demandés trop tard.
Envoie aux créateurs un dossier pratique avant le marché : emplacement, horaires d’arrivée, accès, consignes et numéro de stand. Imprime aussi les badges et la signalétique.
La veille, vérifie la météo, les tentes, tables, chaises, glacières et éclairages. Prépare également la caisse, la monnaie et les moyens de paiement avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché des créateurs ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, recruter les créateurs, ouvrir les inscriptions et vérifier les autorisations.
Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes ?: Prévois généralement 2 à 4 semaines d’inscriptions, puis 5 à 7 jours pour examiner les candidatures et confirmer définitivement les créateurs. Garde ensuite quelques jours pour attribuer les emplacements.
Quand envoyer les informations aux créateurs ?: Envoie les informations définitives 7 à 10 jours avant le marché. Indique l’emplacement, l’horaire d’installation, l’accès, les besoins électriques et les consignes de démontage.
Que préparer la veille d’un marché des créateurs ?: La veille, vérifie tout le matériel, imprime les numéros de stand et les panneaux indicateurs, prépare les badges, remplis les glacières et rassemble la caisse. Une vérification complète de 2 à 3 heures évite les oublis le matin.

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