Organiser un Marché des bénévoles sans rien oublier

Un Marché des bénévoles demande de coordonner les participants, les stands, l’accueil et la logistique au même moment. Commence par confirmer la date et le lieu, puis ouvre les inscriptions avant de réserver le mobilier et les tentes. Les dernières semaines servent surtout à figer le plan des stands, les besoins alimentaires et les horaires des bénévoles. Cette checklist rassemble les 72 tâches et 71 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le texte promotionnel
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Tenir à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Informer les exposants
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Planifier l’équipe d’accueil
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Réserver des tentes de réception
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le plan
Imprimer les panneaux d’information
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Créer les numéros de stand
Rappeler les participants
Rappeler les bénévoles
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire le packing de la table d’information
2 personnes

Événement

Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Accompagner les exposants jusqu’à leur emplacement
3 personnes
Tenir la table d’accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Immortaliser les moments photo
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Dégager les tables
3 personnes

Suivi

Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Empiler les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Couper l’électricité
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Archiver les photos
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Nappesqté 24
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 3
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 4
Microphone à main
Mégaphone
Batteries externesqté 4
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Ciseauxqté 6
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Agrafeusesqté 3
Agrafesqté 3
Panneaux d’affichageqté 8
Tableaux blancsqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Paperboard
Papier pour chevalet
Boîte d'enregistrement des visiteurs
Supports de badges nominatifsqté 250
Brochures d’informationqté 300
Flyers du programmeqté 300
Plansqté 250
Panneaux de standqté 30
Panneaux d’orientationqté 12
Ruban de marquageqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Plantes décorativesqté 12
Décoration de tableqté 12
Bandes adhésivesqté 4
Serre-câblesqté 100
Cordeqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 2
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 4

Catering

Courses

Conseils

Lance les inscriptions au moins 4 à 6 semaines avant le marché. Prévois dans le formulaire les coordonnées, les besoins alimentaires et les informations nécessaires pour attribuer les stands.
Fige le plan des stands 10 à 14 jours avant l’événement. Envoie ensuite à chaque exposant son numéro de stand, les horaires d’arrivée et les consignes d’installation.
Calcule le catering après la clôture des inscriptions, idéalement 7 jours avant le marché. Compte séparément les boissons chaudes, l’eau, les portions salées et les besoins alimentaires signalés.
Réserve les tentes, tables et chaises dès que le nombre de participants est suffisamment stable, au plus tard 3 semaines avant. Vérifie aussi les points d’alimentation et la longueur des rallonges nécessaires.
Prépare les badges, le plan imprimé, les panneaux d’information et les panneaux d’itinéraire la veille. Garde une personne à l’accueil pendant toute l’installation et rappelle les participants 48 heures avant.

Questions fréquentes

Quand lancer les inscriptions pour un Marché des bénévoles ?: Ouvre le formulaire 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite environ 10 jours avant afin de pouvoir confirmer les participants et établir le plan des stands.
Combien de temps avant réserver les tentes et les tables ?: Réserve les tentes, tables et chaises environ 3 semaines à l’avance. Attends d’avoir une première estimation fiable du nombre de stands, puis ajuste les quantités avant la confirmation finale.
Quand préparer le planning des bénévoles ?: Prépare une première version 10 à 14 jours avant le marché, une fois les inscriptions presque stabilisées. Envoie les horaires définitifs au plus tard 3 jours avant l’ouverture.
Quand envoyer un rappel aux participants ?: Envoie un premier rappel 7 jours avant avec le plan, les horaires et les consignes. Fais un dernier rappel 48 heures avant, surtout si l’heure d’arrivée ou l’emplacement a changé.

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