Organiza tu mercado de voluntarios sin olvidar lo esencial

Un mercado de voluntarios necesita más que convocar participantes y colocar mesas. Primero tendrás que cerrar la fecha y el lugar, definir las condiciones de participación y controlar las inscripciones. Después toca distribuir los puestos, preparar los turnos y calcular el catering según las preferencias dietéticas recibidas. Esta checklist reúne el trabajo de coordinación, el material y los recordatorios que suelen quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el texto promocional
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Llevar la lista de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Informar a los responsables de los stands
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Planificar el equipo de bienvenida
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Reservar mesas y sillas
Reservar carpas de fiesta
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Finalizar la lista de compras
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir el plano
Imprimir los paneles informativos
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Crear números de stand
Recordar a los participantes
Recordar a los voluntarios
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Empaquetar la mesa de información
2 personas

Evento

Preparar la restauración
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar números de stand
2 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a su lugar
3 personas
Atender la mesa de bienvenida
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Capturar los momentos fotográficos
Despedir a los últimos visitantes
3 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Despejar las mesas
3 personas

Seguimiento

Retirar la decoración
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Apilar mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cortar la electricidad
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Archivar fotos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 24
Sillascant. 80
Mesas altascant. 6
Mantelescant. 24
Mesas plegablescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Platoscant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharillascant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4

Equipo

Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 4
Micrófono de mano
Megáfono
Baterías externascant. 4
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 12
Tijerascant. 6
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Grapadorascant. 3
Grapascant. 3
Tableros de corchocant. 8
Pizarras blancascant. 2
Rotuladores para pizarra blancacant. 8
Pizarra de papel
Papel de rotafolio
Caja de registro de visitantes
Portanombrescant. 250
Folletos informativoscant. 300
Folletos del programacant. 300
Planoscant. 250
Carteles de standcant. 30
Carteles de rutacant. 12
Cinta de marcarcant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Plantas decorativascant. 12
Decoración de mesacant. 12
Tiras adhesivascant. 4
Bridascant. 100
Cuerdacant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Pinzas de basuracant. 2
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 2
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y las condiciones de participación antes de enviar invitaciones. El formulario debe recoger también las preferencias dietéticas para no tener que perseguir esos datos después.
No esperes a conocer la cifra final para dibujar el plano de puestos. Reserva mesas, sillas y carpas con margen, y comunica a cada responsable dónde estará su stand.
Prepara el horario de voluntarios y el equipo de bienvenida al menos una semana antes. Deja una lista de participantes actualizada para comprobar rápidamente quién ha llegado.
Comprueba los puntos de electricidad antes de montar las máquinas de café, teteras o termos. Cuenta cables alargadores, regletas y enrollacables por zona, y lleva baterías externas para los equipos que no puedan conectarse.
Imprime el plano, los paneles informativos, los carteles de ruta y los números de stand antes del día del mercado. Envía un último recordatorio a los participantes entre 24 y 48 horas antes, con la hora de llegada y las indicaciones del puesto.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un mercado de voluntarios?: Abre el formulario entre 3 y 4 semanas antes del mercado. Así tendrás tiempo para enviar invitaciones, publicar la convocatoria, revisar las solicitudes y confirmar a los participantes.
¿Cuándo se debe cerrar el plano de puestos?: Intenta cerrarlo entre 5 y 7 días antes del evento, cuando ya conozcas la mayoría de las inscripciones. Informa entonces a los responsables de los stands y prepara los números de puesto.
¿Cómo calcular el catering para un mercado de voluntarios?: Calcula las cantidades a partir del número confirmado de participantes y del horario previsto. Añade un margen aproximado del 10 % y separa las opciones según las preferencias dietéticas recogidas en el formulario.
¿Qué hay que revisar el día antes del mercado?: Comprueba durante las 24 horas previas el mobiliario reservado, las carpas, los puntos de electricidad, la señalización, las acreditaciones y el material de catering. También conviene enviar el recordatorio final y dejar lista la documentación de bienvenida.

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