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Freiwilligenmarkt organisieren: die praktische Checkliste

Ein Freiwilligenmarkt braucht mehr als Anmeldungen und Stände. Du musst Teilnahmebedingungen festlegen, Anbieter koordinieren, die Fläche planen und Besucher vor Ort zuverlässig orientieren. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortsbestätigung bis zu Namensschildern, Lageplan, Catering und Stromversorgung. Besonders häufig werden Erinnerungen an Standbetreiber, ausreichend Kabel und die Erfassung von Ernährungswünschen zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Teilnahmebedingungen erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbetext veröffentlichen

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste führen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Standbetreiber informieren

  • Freiwilligenplan erstellen

    2 Personen

  • Willkommensteam einplanen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Partyzelte reservieren

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Einkaufsliste abschließen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Lageplan drucken

  • Informationsschilder drucken

  • Wegweiser vorbereiten

    2 Personen

  • Standnummern erstellen

  • Teilnehmer erinnern

  • Freiwillige erinnern

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Infotisch einpacken

    2 Personen

Event

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Standnummern anbringen

    2 Personen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller zum Stand begleiten

    3 Personen

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Fotomomente festhalten

  • Die letzten Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle stapeln

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Strom ausschalten

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fotos archivieren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 80
  • StehtischeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 24
  • KlappischeAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 150
  • TellerAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • TeelöffelAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • Handmikrofon
  • Megafon
  • PowerbanksAnz. 4
  • KlemmbretterAnz. 8
  • StifteAnz. 40
  • MarkerAnz. 12
  • ScherenAnz. 6
  • KlebebandrollenAnz. 8
  • TackerAnz. 3
  • KlammernAnz. 3
  • PinnwändeAnz. 8
  • WhiteboardsAnz. 2
  • WhiteboardmarkerAnz. 8
  • Flipchart
  • Flipchart-Papier
  • Besucherregistrierungsbox
  • NamensschildhalterAnz. 250
  • InformationsbroschürenAnz. 300
  • ProgrammflyerAnz. 300
  • PläneAnz. 250
  • StandbeschilderungAnz. 30
  • WegweiserAnz. 12
  • MarkierungsklebebandAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • Dekorative PflanzenAnz. 12
  • TischdekorationAnz. 12
  • KlebestreifenAnz. 4
  • KabelbinderAnz. 100
  • SeilAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • AbfallzangenAnz. 2
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 2
  • HanddesinfektionsspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum und Ort zuerst und verschicke die Teilnahmebedingungen zusammen mit dem Anmeldeformular. Plane für Rückfragen und Nachmeldungen mindestens zwei Wochen Bearbeitungszeit ein.
  • Führe eine aktuelle Teilnehmerliste mit Kontaktdaten, Standgröße und Ernährungswünschen. Schicke allen Standbetreibern spätestens 7 Tage vor dem Markt eine Teilnahmebestätigung mit Standnummer und Aufbauinformationen.
  • Erstelle die Standaufteilung, bevor du Tische, Stühle und Partyzelte reservierst. Lass zwischen den Ständen ausreichend Durchgänge und prüfe, ob jeder Stand einen erreichbaren Stromanschluss hat.
  • Berechne das Catering erst nach Ablauf der Anmeldefrist und berücksichtige Helfer sowie Standbetreiber zusätzlich zu den erwarteten Besuchern. Kontrolliere außerdem, ob Kaffeetassen, Gläser, Teller und Besteck in ausreichender Zahl vorhanden sind.
  • Drucke Lageplan, Standnummern, Informationsschilder und Wegweiser mindestens 2 Tage vor dem Freiwilligenmarkt. Lege Namensschilder, Megafon oder Handmikrofon und Powerbanks am Veranstaltungstag an einem festen Infopunkt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Freiwilligenmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Teilnahmebedingungen. Für Einladungen, Anmeldungen, Standaufteilung und Reservierungen bleiben so mindestens 4 Wochen Puffer.
Wann sollte die Anmeldung für den Freiwilligenmarkt enden?
Beende die Anmeldung etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. So hast du noch mindestens 14 Tage, um Teilnehmer zu bestätigen, Stände einzuteilen und Cateringmengen zu berechnen.
Wie viele Tische und Stühle braucht ein Freiwilligenmarkt?
Die Menge hängt von der Zahl und Größe der Stände ab; plane pro Stand die vereinbarte Tischfläche und zusätzlich Sitzplätze für das Willkommensteam und Helfer ein. Reserviere Mobiliar spätestens 3 bis 4 Wochen vorher und halte etwa 10 Prozent Reserve bereit.
Wann sollte man die Teilnehmer an den Freiwilligenmarkt erinnern?
Schicke eine erste Erinnerung 7 Tage vor dem Termin und eine kurze letzte Nachricht 1 bis 2 Tage vorher. Nenne dabei Ankunftszeit, Standnummer, Aufbauhinweise, Lageplan und den Ansprechpartner vor Ort.

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