LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerde vrijwilligersmarkt

Een vrijwilligersmarkt staat of valt met duidelijke informatie voor deelnemers en een logische indeling op de dag zelf. Leg eerst datum, locatie en voorwaarden vast; daarna volgen inschrijvingen, communicatie en de standindeling. Reserveer materiaal ruim op tijd, vooral partytenten, tafels, stoelen en stroomvoorziening. In de laatste week controleer je deelnemers, dieetwensen, roosters, bewegwijzering en catering. Zo weten standhouders waar ze moeten zijn en kan het welkomstteam bezoekers direct helpen.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie bevestigen

    2 personen

  • Deelnemersvoorwaarden opstellen

    2 personen

  • Aanmeldformulier maken

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Promotietekst publiceren

  • Posters verspreiden

    3 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Deelnemerslijst bijhouden

  • Dieetwensen verzamelen

  • Deelnemers bevestigen

    2 personen

  • Standindeling maken

    2 personen

  • Standhouders informeren

  • Vrijwilligersrooster maken

    2 personen

  • Welkomstteam inplannen

  • Cateringhoeveelheden berekenen

    2 personen

  • Tafels en stoelen reserveren

  • Partytenten reserveren

  • Stroompunten controleren

    2 personen

  • Boodschappenlijst afronden

    2 personen

  • Naambadges voorbereiden

    2 personen

  • Plattegrond afdrukken

  • Informatieborden afdrukken

  • Routebordjes voorbereiden

    2 personen

  • Standnummers maken

  • Deelnemers herinneren

  • Vrijwilligers herinneren

  • Voorraad controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Materialen verzamelen

    3 personen

  • Informatietafel inpakken

    2 personen

Event

  • Catering klaarzetten

    3 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen plaatsen

    3 personen

  • Standnummers plaatsen

    2 personen

  • Informatietafel inrichten

    2 personen

  • Routebordjes plaatsen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Stroom aansluiten

    2 personen

  • Standhouders ontvangen

    3 personen

  • Standhouders naar plek begeleiden

    3 personen

  • Welkomsttafel bemannen

    2 personen

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Programma toelichten

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Standhouders ondersteunen

    2 personen

  • Bezoekers informeren

    2 personen

  • Fotomomenten vastleggen

  • Laatste bezoekers uitzwaaien

    3 personen

  • Standhouders uitchecken

    2 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Tafels leegmaken

    3 personen

Nazorg

  • Versiering verwijderen

    3 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Tafels en stoelen stapelen

    4 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Keuken schoonmaken

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Stroom uitschakelen

    2 personen

  • Locatie afsluiten

    2 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Foto's archiveren

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 4
  • Tafelsaantal 24
  • Stoelenaantal 80
  • Statafelsaantal 6
  • Tafelkledenaantal 24
  • Klaptafelsaantal 4

Servies

  • Koffiekopjesaantal 100
  • Glazenaantal 150
  • Bordenaantal 120
  • Messenaantal 120
  • Vorkenaantal 120
  • Theelepelsaantal 100
  • Serveerschalenaantal 12
  • Opscheplepelsaantal 12

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 3
  • Thermoskannenaantal 8
  • Koelboxenaantal 6
  • Snijplankenaantal 4
  • Broodmessenaantal 4
  • Keukenmessenaantal 4
  • Maatbekersaantal 3
  • Serveertangenaantal 8
  • Snijplankenaantal 4

Apparatuur

  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Kabelhaspelsaantal 4
  • Handmicrofoon
  • Megafon
  • Powerbanksaantal 4
  • Klembordenaantal 8
  • Pennenaantal 40
  • Markeerstiftenaantal 12
  • Scharenaantal 6
  • Plakbandrollenaantal 8
  • Nietmachinesaantal 3
  • Nietjesaantal 3
  • Prikbordenaantal 8
  • Whiteboardsaantal 2
  • Whiteboardstiftenaantal 8
  • Flipover
  • Flipoverpapier
  • Bezoekersregistratiebox
  • Naambadgehoudersaantal 250
  • Informatiefoldersaantal 300
  • Programmaflyersaantal 300
  • Plattegrondenaantal 250
  • Standbordjesaantal 30
  • Routebordjesaantal 12
  • Pijltapeaantal 4

Verlichting

  • Lichtsnoerenaantal 6
  • Ledlampenaantal 8

Decoratie

  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Ballonnenaantal 100
  • Ballonnenpompaantal 2
  • Decoratieve plantenaantal 12
  • Tafeldecoratieaantal 12
  • Kleefstripsaantal 4
  • Kabelbindersaantal 100
  • Touwaantal 2

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Afvalknijpersaantal 2
  • Bezemaantal 3
  • Stoffer en blikaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 3
  • Schoonmaakdoekenaantal 20
  • Handzeepdispensersaantal 4
  • Toiletborstelsaantal 2
  • Handdesinfectiehoudersaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Maak de standindeling uiterlijk één week vooraf en stuur iedere standhouder daarna zijn standnummer, aankomstinformatie en praktische voorwaarden. Zo voorkom je last-minute vragen op de marktdag.
  • Controleer minstens twee weken vooraf hoeveel tafels, stoelen en partytenten nodig zijn. Tel ook statafels, tafelkleden en klaptafels mee; die worden vaak pas gemist wanneer de opbouw begint.
  • Plan stroompunten vóór je koffiezetapparaten, waterkokers en andere apparatuur verdeelt. Neem per stroompunt passende verlengkabels, stekkerdozen of kabelhaspels mee en test de route voordat bezoekers arriveren.
  • Bereken de catering nadat de deelnemerslijst en dieetwensen zijn bijgewerkt. Zet koffie, thee en water op een vaste plek en leg koffiekopjes, glazen, borden en bestek daar klaar voor de opening.
  • Maak in de laatste drie dagen een korte controlem ronde met plattegrond, informatietoorden, routebordjes en standnummers. Leg naambadges, powerbanks en communicatiemiddelen bij het welkomstteam klaar, niet verspreid over de locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een vrijwilligersmarkt organiseren?
Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, deelnemersvoorwaarden en het aanmeldformulier. Reserveer partytenten, tafels, stoelen en andere voorzieningen zodra de locatie vaststaat.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een vrijwilligersmarkt versturen?
Stuur de eerste uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en publiceer de promotietekst tegelijk. Herinner deelnemers 7 dagen voor de markt en bevestig daarna de definitieve standindeling.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een vrijwilligersmarkt?
Plan naast de standhouders minimaal 2 mensen voor ontvangst en wegwijzen bij een kleine markt. Voeg per extra 25 tot 30 deelnemende stands minstens 1 persoon toe voor ondersteuning en onverwachte vragen.
Wanneer moet ik de catering voor een vrijwilligersmarkt berekenen?
Maak een eerste berekening zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Werk die aantallen uiterlijk 3 dagen voor de markt bij op basis van de definitieve deelnemerslijst en dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Gebruik dit plan

Gratis te starten — geen creditcard nodig.