Ostermarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Ostermarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Stände und Osterdekoration. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten und Marktaufteilung fest, bevor du Aussteller, Zelte und Strom reservierst. Danach folgen Anmeldungen, Helferplanung, Kinderaktionen und die Informationen für alle Beteiligten. Kurz vor dem Termin kümmerst du dich um Beschilderung, Bargeld, frische Produkte, Geschirr und die Ausgabe am Markttag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten festlegen
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Ankündigung posten
Marktstände reservieren
Partyzelte reservieren
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Verkehrsroute und Eingang festlegen
2 Personen
Kinderaktivitäten festhalten
Ostereiersuche ausarbeiten
2 Personen
Liste der Aussteller abschließen
Informationen für Aussteller senden
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
Wegweiser entwerfen
Preisschilder machen
2 Personen
Anmeldeformulare ausdrucken
Bargeld bestellen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Osterdekoration sortieren
2 Personen
Gelände freimachen
4 Personen
Stände entladen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Marktstände aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Kinderbereich einrichten
3 Personen
Ostereier verstecken
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Preisschilder aufhängen
2 Personen

Event

Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller zu ihren Plätzen weisen
3 Personen
Abschließende Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kasse bedienen
2 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
Ostereiersuche begleiten
3 Personen
Preisträger bekanntgeben
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Getränkevorräte auffüllen
2 Personen
Standbetreiber über die Abreise informieren
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Aussteller verabschieden
3 Personen
Dekoration abnehmen
3 Personen
Stände und Zelte abbauen
6 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Gelände fegen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Küche reinigen
2 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen aufräumen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Besucheranfragen beantworten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 32
Kassatisch
HockerAnz. 6
StehtischeAnz. 4
ZeltgewichteAnz. 16

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
UntertassenAnz. 60
KuchenplattenAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServiertablettsAnz. 8
KaraffeAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 8
Mobiles Kartenlesegerät
Handmegafon
KassenboxenAnz. 2
TaschenrechnerAnz. 2
PortemonnaiesAnz. 2
Walkie-TalkiesAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

OsterfahnenAnz. 12
OstergirlandenAnz. 8
Kunststoff-OstereierAnz. 150
Dekorative OsterzweigeAnz. 6
KunststoffkükenAnz. 20
TischdeckenAnz. 12
BlumenvasenAnz. 8
KreidetafelnAnz. 12
KreidestifteAnz. 12

Kinderaktivitäten

Kinderschürzen zum BastelnAnz. 12
MalvorlagenAnz. 100
BuntstifteAnz. 60
OsteraufkleberAnz. 200
PapierkörbchenAnz. 80
KunststofflöffelAnz. 40
TischbehälterAnz. 6
BänderAnz. 10
PreiskörbeAnz. 3
Schnitzeljagd-KärtchenAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischsetsAnz. 2
PutzeimerAnz. 3
ToilettenbürstenAnz. 2

Sicherheit

AbsperrbandAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4
Erste-Hilfe-Koffer

Kommunikation

WegweiserAnz. 10
InfotafelnAnz. 4
AusstellerbadgesAnz. 20
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 4
AnmeldeformulareAnz. 50

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Öffnungszeiten fest, bevor du Standbetreiber anschreibst. So können Aussteller verbindlich zusagen und du planst Zelte, Marktstände und Helfer mit einem festen Zeitrahmen.
Schließe die Ausstellerliste spätestens eine Woche vor dem Ostermarkt ab. Danach lassen sich Standplätze, Preisschilder, Anmeldeformulare und die Informationen für Aussteller ohne laufende Änderungen vorbereiten.
Prüfe Stromanschlüsse nicht erst am Aufbau-Tag. Plane Verlängerungskabel und Kabelmatten passend zu Kaffeemaschinen, Wasserkochern und anderen Geräten ein und kontrolliere jeden Anschluss vor der Öffnung.
Plane die Ostereiersuche und Kinderaktivitäten als eigenen Bereich mit klaren Zeiten. Wegweiser und ein Handmegafon helfen, Besucher zu lenken und Ansagen auch bei vielen Menschen verständlich zu machen.
Hole frische Produkte am Veranstaltungstag oder höchstens am Vortag ab. Stelle außerdem wiederverwendbare Trinkgläser, Kaffeetassen, Untertassen, Besteck und Serviergeschirr vollständig zusammen, bevor der Aufbau beginnt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Ostermarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 10 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Marktaufteilung und der Suche nach Ausstellern. Reservierungen für Marktstände, Partyzelte und Strom solltest du möglichst innerhalb der ersten 2 Wochen anstoßen.
Wann muss die Ausstellerliste für den Ostermarkt feststehen?: Schließe die Liste etwa 7 Tage vor dem Termin ab. So bleiben noch mehrere Tage für Standplätze, Preisschilder, Anmeldeunterlagen und die letzten Informationen an alle Aussteller.
Wie viele Helfer braucht ein Ostermarkt?: Plane mindestens 1 Helfer für Aufbau und Abbau je größerem Aufgabenbereich sowie zusätzlich 1 Person für Kasse oder Information während der Öffnungszeit ein. Bei paralleler Ostereiersuche und Kinderprogramm sollte jeweils mindestens 1 feste Aufsicht eingeplant werden.
Wann sollte man Strom und Zelte für einen Ostermarkt reservieren?: Reserviere Partyzelte, Marktstände und benötigte Stromanschlüsse 6 bis 8 Wochen vor dem Markt. Kontrolliere die Anschlüsse und Kabel spätestens am Vortag, damit fehlende Verlängerungen oder Kabelmatten noch ersetzt werden können.

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