Checklist para organizar un Mercado de Pascua sin olvidar nada

Organizar un Mercado de Pascua requiere coordinar expositores, puestos, actividades infantiles y servicios para visitantes en un mismo día. Empieza fijando la fecha, el horario y la distribución del recinto; después confirma inscripciones, carpas, electricidad y voluntarios. La preparación final incluye carteles, etiquetas de precio, materiales, productos frescos y medios de cobro. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado para que no tengas que resolver detalles básicos durante la apertura.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar anuncio en redes sociales
Reservar puestos de mercado
Reservar carpas de fiesta
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Definir la ruta de acceso y la entrada
2 personas
Registrar las actividades infantiles
Preparar la búsqueda de huevos de Pascua
2 personas
Finalizar la lista de expositores
Enviar información a los expositores
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
Diseñar carteles de ruta
Hacer etiquetas de precio
2 personas
Imprimir formularios de inscripción
Solicitar efectivo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Clasificar la decoración de Pascua
2 personas
Despejar el recinto
4 personas
Descargar puestos
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar puestos de mercado
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar el rincón infantil
3 personas
Esconder huevos de Pascua
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Colgar tarjetas de precios
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores dónde ir
3 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Operar la caja
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Guiar la búsqueda de huevos de Pascua
3 personas
Anunciar a los ganadores
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Reponer las bebidas
2 personas
Informar a los expositores sobre la salida
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Despedir a los expositores
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar los puestos y las carpas
6 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Barrer el recinto
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Retirar la comida sobrante
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Registrar objetos perdidos
Responder a los mensajes de los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 32
Mesa de caja
Taburetescant. 6
Mesas altascant. 4
Pesos para carpascant. 16

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 60
Platilloscant. 60
Platos para postrecant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de serviciocant. 8
Jarracant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Cucharonescant. 6
Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Cajas de almacenamientocant. 12

Equipo

Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Alfombrillas para cablescant. 8
Terminal de pago móvil
Megáfono de mano
Cajas de cajacant. 2
Calculadorascant. 2
Monederoscant. 2
Walkie-talkiescant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Banderas de Pascuacant. 12
Guirnaldas de Pascuacant. 8
Huevos de Pascua de plásticocant. 150
Ramas decorativas de Pascuacant. 6
Pollitos de plásticocant. 20
Mantelescant. 12
Jarrones para florescant. 8
Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 12

Actividades infantiles

Delantales de manualidades para niñoscant. 12
Libros para colorearcant. 100
Lápices de colorescant. 60
Pegatinas de Pascuacant. 200
Cestitas de papelcant. 80
Cucharas de plásticocant. 40
Cestas para la mesacant. 6
Cintascant. 10
Cestas de premioscant. 3
Tarjetas de la búsqueda del tesorocant. 100

Limpieza

Papeleracant. 10
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 3
Escobillas de bañocant. 2

Seguridad

Cinta de balizamientocant. 4
Conos de tráficocant. 12
Linternascant. 4
Botiquín de primeros auxilios

Comunicación

Señales de rutacant. 10
Paneles informativoscant. 4
Credenciales para expositorescant. 20
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 4
Formularios de inscripcióncant. 50

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución del mercado al menos 14 días antes. Marca la entrada, la ruta de acceso, los puestos, la mesa de caja y los puntos de electricidad antes de informar a los expositores.
Envía a cada expositor su información definitiva entre 7 y 10 días antes. Incluye horario de llegada, ubicación del puesto, acceso para descargar y cualquier preferencia dietética comunicada por los participantes.
Confirma las actividades infantiles con una semana de margen. La búsqueda de huevos de Pascua necesita una zona definida, un horario concreto y personas asignadas para registrarla y supervisarla.
Revisa la electricidad el día anterior y cuenta los cables, regletas y alfombrillas necesarios para cada zona. Coloca pesos en todas las carpas antes de abrir, especialmente si el mercado se celebra al aire libre.
Haz la compra de productos frescos y reúne los materiales entre 24 y 48 horas antes. Deja preparados los vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas, termos y equipos de café para no buscarlos durante el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un Mercado de Pascua?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes de la fecha. En las dos primeras semanas fija el horario, diseña la distribución y contacta con los expositores; deja las compras y los productos frescos para los últimos 1 o 2 días.
¿Cuándo debo confirmar a los expositores del Mercado de Pascua?: Cierra la lista definitiva aproximadamente 10 días antes. Envía la ubicación, el horario de llegada y las instrucciones de acceso entre 7 y 10 días antes para que puedan preparar su puesto.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un Mercado de Pascua?: Asigna al menos una persona para la entrada, una para la caja, una para las actividades infantiles y una para coordinar el montaje; son 4 funciones básicas. Añade apoyo si hay varios puntos de acceso o más de 20 expositores.
¿Qué hay que revisar el día antes del Mercado de Pascua?: Comprueba durante las 24 horas anteriores las carpas, los pesos, los puntos de electricidad, los cables, el terminal de pago, los carteles y los materiales de inscripción. También verifica la compra y recoge los productos frescos para tener todo listo antes del montaje.

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