Paasmarkt organiseren: checklist en planning

Een paasmarkt organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst de datum, indeling en standhouders, daarna de praktische uitvoering. Leg marktkramen, partytenten en stroompunten vroeg vast, zodat je niet vlak voor de markt misgrijpt. Verzamel dieetwensen en standhoudersinformatie voordat je uitnodigingen en aankondigingen verstuurt. In de laatste weken draait het om vrijwilligers, routeborden, prijskaartjes, boodschappen en de inrichting op de dag zelf. Gebruik deze checklist om alle 77 taken en 73 spullen stap voor stap af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media aankondiging plaatsen
Marktkramen reserveren
Partytenten reserveren
Stroompunten controleren
2 personen
Verkeersroute en entree bepalen
2 personen
Kinderactiviteiten vastleggen
Paaseierenzoektocht uitwerken
2 personen
Standhouderslijst afronden
Standhoudersinformatie versturen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
Routeborden ontwerpen
Prijskaartjes maken
2 personen
Inschrijfformulieren printen
Contant geld bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten ophalen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Paasdecoratie sorteren
2 personen
Terrein vrijmaken
4 personen
Kramen lossen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Marktkramen opstellen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Kinderhoek inrichten
3 personen
Paaseieren verstoppen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Prijskaarten ophangen
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plek wijzen
3 personen
Laatste veiligheidscontrole doen
2 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kassa bedienen
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Paaseierenzoektocht begeleiden
3 personen
Prijswinnaars bekendmaken
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Drankenvoorraad aanvullen
2 personen
Standhouders vertrek informeren
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Standhouders uitzwaaien
3 personen
Decoratie afnemen
3 personen
Kramen en tenten afbreken
6 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Terrein vegen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Overgebleven voedsel opruimen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekersberichten beantwoorden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 32
Kassatafel
Krukkenaantal 6
Statafelsaantal 4
Tentgewichtenaantal 16

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Schoteltjesaantal 60
Gebaksbordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Opbergbakkenaantal 12

Apparatuur

Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Kabelmattenaantal 8
Mobiele pinautomaat
Handmegafoon
Kassaboxenaantal 2
Rekenmachinesaantal 2
Portemonneetjesaantal 2
Walkietalkiesaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Paasvlaggenaantal 12
Paasguirlandesaantal 8
Kunststof paaseierenaantal 150
Decoratieve paastakkenaantal 6
Kunststof kuikensaantal 20
Tafelkledenaantal 12
Bloemenvazenaantal 8
Krijtbordenaantal 12
Krijtstiftenaantal 12

Kinderactiviteiten

Kinderknutselschortenaantal 12
Kleurplatenaantal 100
Kleurpotlodenaantal 60
Paasstickersaantal 200
Papieren mandjesaantal 80
Kunststof lepelsaantal 40
Tafelemmersaantal 6
Lintenaantal 10
Prijzenmandjesaantal 3
Speurtochtkaartjesaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Toiletborstelsaantal 2

Veiligheid

Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Zaklampenaantal 4
EHBO-koffer

Communicatie

Routebordenaantal 10
Informatiebordenaantal 4
Standhoudersbadgesaantal 20
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 4
Inschrijfformulierenaantal 50

Catering

Boodschappen

Tips

Maak eerst een plattegrond met entree, verkeersroute, marktkramen, partytenten, kinderactiviteiten en de paaseierenzoektocht. Controleer daarna hoeveel stroompunten en verlengkabels per zone nodig zijn.
Benader standhouders vroeg en stuur na verwerking van de aanmeldingen één duidelijke informatiebrief. Vermeld daarin uiterlijk wanneer zij moeten opbouwen, waar ze staan en welke voorzieningen beschikbaar zijn.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs per blok een verantwoordelijke aan. Zorg dat iemand de entree, kinderactiviteiten, verkoop en het opruimen coördineert.
Controleer de stroomvoorziening vóór je koffiezetapparaten, waterkokers en mobiele pinautomaat definitief indeelt. Leg verlengkabels onder kabelmatten en houd stekkerdozen uit de buurt van natte plekken.
Haal versproducten zo laat mogelijk op en controleer de boodschappenlijst uiterlijk 2 dagen vóór de markt. Zet servies, koelboxen, koelelementen en opbergbakken per stand of functie bij elkaar, zodat opbouwen sneller gaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paasmarkt organiseren?: Leg de datum, openingstijden en marktindeling bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Benader daarna direct standhouders en reserveer kramen, tenten en eventuele stroomvoorziening.
Wanneer moet ik standhouders voor een paasmarkt benaderen?: Begin minimaal 8 weken voor de markt met benaderen en geef aanmeldingen ongeveer 3 tot 4 weken de tijd. Rond de standhouderslijst daarna af, zodat je informatie en de indeling op tijd kunt versturen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een paasmarkt?: Plan minimaal één vrijwilliger voor de entree, één voor activiteiten en één voor verkoop of catering per dienst. Bij een grotere markt voeg je per extra zone ten minste één aanspreekpunt toe en werk je met diensten van 2 tot 3 uur.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een paasmarkt doen?: Controleer de volledige boodschappenlijst 2 dagen vooraf en haal versproducten op de dag vóór of de ochtend van de markt. Verzamel houdbare materialen en servies al eerder, zodat je op de marktdag alleen nog hoeft te koelen, klaar te zetten en aan te vullen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.