Organiser un marché de Pâques sans rien oublier
Un marché de Pâques demande une préparation plus structurée qu’une simple vente de quartier : il faut coordonner les exposants, les autorisations, l’aménagement et les bénévoles. Cette checklist de 69 tâches suit l’ordre utile, de la réservation du lieu jusqu’au déchargement des stands. Elle couvre aussi le matériel souvent oublié, comme les rallonges, les étiquettes de prix, les badges et les solutions d’encaissement. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance vers les confirmations et la mise en place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations et les déclarations
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Confirmer les exposants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les livraisons
Imprimer le plan
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Créer les étiquettes de prix
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Décharger les stands de marché
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager les stands
8 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Préparer les informations sur les allergènes
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
Événement
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les aliments
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Définir l’itinéraire de stationnement
2 personnes
Allumer l’éclairage
2 personnes
Gérer la musique
Enregistrer les objets trouvés
Annoncer la dernière vente
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
Clôturer la caisse
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’éclairage en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Balayer le lieu
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Sécher et ranger le matériel
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Gérer la caution et les clés
Gérer les objets trouvés
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Stands de marchéqté 10
- Tablesqté 14
- Chaises pliantesqté 60
- Tables hautesqté 6
- Tabouretsqté 12
- Portants à vêtementsqté 4
- Caisses de rangementqté 12
- Nappesqté 14
- Table de caisse
- Table d'information
- Poubellesqté 8
Décoration
- Drapeaux de Pâquesqté 6
- Guirlandes de fanionsqté 10
- Décoration de Pâquesqté 30
- Fleurs artificiellesqté 12
- Branches de Pâquesqté 6
- Œufs décoratifsqté 100
- Paniersqté 12
- Décorations de tableqté 14
- Panneaux en ardoiseqté 12
- Marqueurs craieqté 12
- Pinces à lingeqté 100
Équipement
- Terminaux de paiementqté 2
- Caisses à monnaieqté 2
- Caisses enregistreusesqté 2
- Téléphones portablesqté 3
- Câbles de rechargeqté 4
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Haut-parleursqté 2
- Lecteur audio
- Batteries externesqté 3
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Lampes à pilesqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 100
- Plateauxqté 100
- Assiettesqté 120
- Petits bolsqté 60
- Fourchettesqté 120
- Couteauxqté 120
- Cuillèresqté 120
- Louchesqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Verres doseursqté 4
- Couteaux de découpeqté 6
- Tabliers de cuisineqté 8
- Gants de cuisineqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 4
Nettoyage
- Balaiqté 3
- Pelle et balayetteqté 3
- Serpillièreqté 3
- Seauxqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Gantsqté 10
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le lieu et vérifie les autorisations au moins 6 à 8 semaines avant le marché. Certaines déclarations ou demandes liées à l’occupation du site peuvent prendre plusieurs semaines.
- Contacte les exposants avant d’imprimer le plan. Demande leurs besoins alimentaires, leur mobilier et leur emplacement souhaité, puis confirme définitivement leur présence avant de répartir les stands.
- Prévois une table de caisse séparée de la table d’information. Vérifie au moins 2 terminaux de paiement ou solutions d’encaissement, ainsi que les câbles de recharge, rallonges et multiprises nécessaires.
- Consulte les prévisions météo 5 à 7 jours avant l’événement et ajuste les tentes, les tables et les panneaux de direction. Le jour J, garde les décorations et les stocks non périssables dans des caisses faciles à déplacer.
- Imprime le plan, les badges et les étiquettes de prix au plus tard la veille. Prépare aussi le café, le thé, les encas et les glacières avant l’arrivée des exposants pour éviter de mobiliser les bénévoles au dernier moment.
Questions fréquentes
- Quand commencer l’organisation d’un marché de Pâques ?
- Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le lieu, vérifier les autorisations, recruter les exposants et organiser le mobilier sans précipitation.
- Combien de temps prévoir pour installer un marché de Pâques ?
- Prévois au moins 3 heures avant l’ouverture, davantage si plusieurs tentes et stands doivent être montés. Le déchargement, l’aménagement, la signalétique, les décorations et les branchements prennent généralement plus de temps que prévu.
- Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Pâques ?
- Vérifie les stocks, la liste des courses, les livraisons, les prévisions météo et la présence des bénévoles. Prépare également les badges, les étiquettes de prix, le plan imprimé, les encaissements et les câbles de recharge.
- Combien de bénévoles faut-il pour organiser un marché de Pâques ?
- Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil et l’information, 1 pour la caisse et 2 à 4 personnes pour l’installation, selon le nombre de stands. Ajoute une personne référente capable de résoudre les problèmes pendant toute la durée du marché.
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