Organiser un marché de Pâques sans rien oublier

Un marché de Pâques se prépare dans un ordre précis : date, lieu, autorisations, vendeurs, plan des stands, matériel et accueil du public. Cette checklist rassemble 72 tâches et 59 fournitures pour suivre l’organisation jusqu’au jour J. Elle couvre aussi les points souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, les itinéraires de sécurité, les branchements électriques et la confirmation des vendeurs. Utilise-la pour répartir les responsabilités et vérifier chaque étape.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires
2 personnes
Réserver le lieu du marché
Vérifier les autorisations
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Réserver les stands
Inscrire les vendeurs
2 personnes
Créer le plan du marché
2 personnes
Déterminer les points d'alimentation
2 personnes
Définir les itinéraires de sécurité
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux vendeurs
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
Rassembler les listes de prix
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les panneaux de direction
2 personnes
Créer les étiquettes de stand
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer la présence des vendeurs
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer l'argent liquide
Recharger les téléphones et les talkies-walkies
Contrôler le site
3 personnes
Monter les stands de marché
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre les décorations de Pâques
3 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Aménager l’espace enfants
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Accueil des vendeurs
3 personnes
Vérifier les stands
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les stocks
Soutenir les vendeurs
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Laisser les vendeurs décharger
3 personnes
Clôturer le catering
3 personnes

Suivi

Stocker les restes au frais
2 personnes
Démonter les stands du marché
6 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Stocker le matériel au sec
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Informer les vendeurs du règlement
Trier les objets trouvés
Répartir les restes de nourriture
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 6
Tables hautesqté 8
Poids de standqté 40

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Décoration

Guirlandes de Pâquesqté 12
Œufs de Pâquesqté 100
Fleurs artificiellesqté 20
Nappesqté 20
Ballonsqté 100
Badges nominatifsqté 30
Étiquettes de standqté 20
Panneaux de directionqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Tableau blanc
Marqueursqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Pistolets à colleqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Tiroirs coulissantsqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Caisses réfrigéréesqté 8
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12
Gantsqté 6

Nettoyage

Balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 20
Poubellesqté 8
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par la date, les horaires et le lieu, puis vérifie les autorisations avant de confirmer les fournisseurs ou d’envoyer les invitations. Prévois ce contrôle plusieurs semaines à l’avance, car une modification tardive peut bouleverser tout le plan.
Dessine le plan du marché avant d’attribuer les numéros de stand. Place le bureau d’information, les points d’alimentation et les itinéraires de sécurité de façon lisible, sans bloquer les passages avec les tables ou les tentes.
Demande aux vendeurs leurs besoins alimentaires et techniques dès leur inscription. Vérifie ensuite les rallonges, multiprises, machines à café, bouilloires et poids de stand avant l’installation, pas le matin de l’événement.
Prépare les panneaux de direction, étiquettes de stand et badges nominatifs à l’avance. Imprime quelques exemplaires supplémentaires : les changements de vendeur ou de numéro arrivent souvent dans les derniers jours.
Consulte les prévisions météo avant de confirmer la mise en place extérieure. Les tentes, tables et stands doivent être installés avec des poids adaptés, tandis que les glacières, la vaisselle et le catering doivent être comptés séparément.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Pâques ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, vérifier les autorisations, recruter les vendeurs et envoyer les invitations. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, la météo, les achats et l’inventaire du matériel.
Quand faut-il inscrire les vendeurs au marché de Pâques ?: Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de recueillir leurs besoins, d’attribuer les numéros de stand et d’envoyer le plan définitif.
Combien de temps avant faut-il vérifier les autorisations ?: Lancez la vérification dès que la date et le lieu sont retenus, idéalement 6 semaines avant l’événement. Ne publiez pas les invitations avant d’avoir confirmé les autorisations nécessaires.
Quand confirmer la présence des vendeurs ?: Demandez une confirmation finale 7 jours avant le marché, puis faites un dernier contrôle 24 heures avant l’ouverture. Notez immédiatement les absences pour mettre à jour les étiquettes, le plan et les besoins en tables.

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