Checklist para organizar un Mercado de Pascua

Un Mercado de Pascua necesita más que puestos decorados y huevos de colores. Primero fija la fecha y el horario, reserva el lugar y comprueba los permisos; después confirma vendedores, proveedores y necesidades eléctricas. Durante las últimas semanas tendrás que cerrar el plano, las inscripciones, el catering y la información para cada puesto. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen quedar para el último momento, como las rutas de seguridad, las etiquetas y la previsión meteorológica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y las horas
2 personas
Reservar la ubicación del mercado
Comprobar permisos
Contactar a los proveedores
2 personas
Reservar puestos de mercado
Registrar a los vendedores
2 personas
Crear un plano del mercado
2 personas
Determinar puntos de conexión eléctrica
2 personas
Determinar rutas de seguridad
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los vendedores
Asignar números de stand
2 personas
Recopilar listas de precios
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Crear señales de ruta
2 personas
Hacer etiquetas para los puestos
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar la asistencia de los vendedores
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar efectivo
Cargar los teléfonos y walkie-talkies
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar los puestos del mercado
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración de Pascua
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el rincón infantil
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas

Evento

Recibir a los vendedores
3 personas
Comprobar los puestos
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Proporcionar información
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener las mesas limpias
2 personas
Comprobar el inventario
Apoyar a los vendedores
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Hacer que los vendedores descarguen
3 personas
Cerrar catering
3 personas

Seguimiento

Guardar los restos refrigerados
2 personas
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Guardar los materiales en seco
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Informar a los vendedores sobre el procedimiento
Clasificar los objetos perdidos
Repartir la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 20
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 6
Mostrador de información
Percheroscant. 6
Mesas altascant. 8
Pesos para carpascant. 40

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Jarrascant. 8

Decoración

Guirnaldas de Pascuacant. 12
Huevos de Pascuacant. 100
Flores artificialescant. 20
Manteles individualescant. 20
Globoscant. 100
Tarjetas de nombrecant. 30
Etiquetas para puestoscant. 20
Señales de rutacant. 10
Carteles direccionalescant. 12
Pizarra blanca
Rotuladorescant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Pistolas de pegamentocant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Estaciones de cargacant. 2
Cajas de herramientascant. 2
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 6
Elevadores deslizantescant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6
Cajas isotérmicascant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12
Guantescant. 6

Limpieza

Escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Esponjascant. 12
Paños de limpiezacant. 20
Papeleracant. 8
Escobas de manocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el lugar antes de contactar con vendedores. Comprueba los permisos con varias semanas de margen, porque pueden condicionar el plano y el montaje.
No esperes a la semana del mercado para asignar los puestos. Registra a cada vendedor, recopila sus listas de precios y envíale el número de stand, el plano y las instrucciones de llegada.
Dibuja el plano teniendo en cuenta las rutas de seguridad y los puntos de conexión eléctrica. Define con antelación dónde estarán el mostrador de información, las mesas de catering y las estaciones de carga.
Calcula la vajilla y el equipo según la asistencia prevista, no solo según el número de vendedores. Las máquinas de café, teteras, neveras portátiles, cables alargadores y regletas suelen olvidarse hasta el día del montaje.
Haz una comprobación final entre 24 y 48 horas antes: confirma la asistencia de los vendedores, revisa el pronóstico del tiempo y verifica carpas, pesos, señalización, tarjetas de nombre y etiquetas para los puestos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debo organizar un Mercado de Pascua?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos y contactar con proveedores. Deja las confirmaciones finales, el plano y la previsión meteorológica para la última semana.
¿Cuándo hay que confirmar a los vendedores del Mercado de Pascua?: Confirma la asistencia definitiva entre 7 y 10 días antes. En ese momento asigna los números de stand, recoge cualquier preferencia dietética pendiente y envía la información de montaje.
¿Qué debo revisar el día antes del mercado?: Revisa el pronóstico, las rutas de seguridad y los puntos eléctricos entre 24 y 48 horas antes. Comprueba también que haya carpas con pesos, mesas, sillas, señalización y material de identificación para cada puesto.
¿Cuánta vajilla necesito para un Mercado de Pascua?: Calcula la vajilla según el número de asistentes y el servicio previsto, añadiendo aproximadamente un 10% de reserva. Cuenta por separado tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas y jarras para no depender de un único tipo de servicio.

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