Checklist pour organiser un marché de Noël

Un marché de Noël demande plus qu’une liste d’exposants et quelques décorations. Il faut bloquer le lieu et les horaires, coordonner les stands, prévoir l’éclairage, organiser les bénévoles et anticiper les besoins alimentaires. La préparation des boissons chaudes, des étiquettes d’allergènes et du matériel électrique prend souvent plus de temps que prévu. Cette checklist de 76 tâches et 56 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation et au rangement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Réserver le lieu du marché
2 personnes
Recruter des stands et des exposants
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Répartir les emplacements
2 personnes
Créer le plan
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Réserver l’éclairage
Réserver les stands
Organiser la collecte des déchets
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le vin chaud
2 personnes
Créer les étiquettes d'allergènes
2 personnes
Préparer la musique de Noël
Préparer les feuilles de caisse
2 personnes
Préparer la monnaie
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Décharger les stands
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Aménager les stands de vente
6 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le stand de vin chaud
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Afficher les tarifs
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Ouvrir la caisse
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Assurer la vente au stand
8 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir du vin chaud
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Gérer la musique
Fermer la caisse
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Réfrigérer les restes
2 personnes
Démonter les stands
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Balayer le site
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Nettoyer le matériel de catering
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Caissesqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Personnages de Noëlqté 8
Nappesqté 24
Listes de prixqté 20
Panneaux indicateursqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Tasses à vin chaudqté 100
Verres à boireqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 4
Marmites à soupeqté 2
Caquelons à vin chaudqté 2
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Ciseauxqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Plateaux en aluminiumqté 40
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4

Équipement

Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Enceinte Bluetooth
Microphone à main
Diablesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer la date, les horaires d’ouverture et le lieu, puis confirme rapidement les exposants : sans ces trois informations, les invitations et la communication restent incomplètes.
Demande les besoins alimentaires au moment des inscriptions, pas la semaine précédente. Prépare ensuite les étiquettes d’allergènes avant de servir les en-cas et le vin chaud.
Pour l’éclairage, vérifie chaque point d’alimentation et teste les rallonges, multiprises et passe-câbles au moins 48 heures avant l’ouverture. Les guirlandes lumineuses ne doivent pas créer de câbles accessibles au public.
Établis le planning des bénévoles avec des créneaux précis, par exemple deux heures, et prévois une personne pour l’accueil, une pour les boissons et une pour les imprévus pendant les périodes chargées.
Fais les courses après avoir vérifié la liste complète, puis récupère les produits frais le jour même ou la veille. Refroidis les boissons et prépare les bacs de maintien au chaud avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu, fixe les horaires et recrute les exposants ; garde les 7 derniers jours pour les confirmations, les courses et les tests techniques.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché de Noël ?: Prévois au minimum 4 à 6 heures pour monter les stands, placer les tables et chaises, installer l’éclairage, afficher les prix et vérifier le plan. Ajoute une heure de marge si plusieurs exposants arrivent en même temps.
Que faut-il prévoir pour le vin chaud et les boissons ?: Prépare les tasses adaptées, les verres, les cuillères de service et les bacs de maintien au chaud avant l’ouverture. Refroidis les boissons au moins 6 heures à l’avance et compte environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure.
Quand confirmer les exposants d’un marché de Noël ?: Confirme les exposants 3 à 4 semaines avant l’événement, avec leur emplacement, leurs horaires d’arrivée et leurs besoins électriques. Fais une dernière vérification 7 jours avant pour traiter les désistements et mettre à jour le plan.

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