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Weihnachtsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt braucht deutlich mehr Vorbereitung als ein paar Stände und Glühwein. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten und Standort fest, bevor du Standbetreiber, Helfer und Ausstattung koordinierst. In den letzten Tagen zählen Strom, Beleuchtung, Beschilderung, Kühlung und Allergenhinweise besonders häufig zu den vergessenen Punkten. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung mit 76 Aufgaben und 56 benötigten Dingen – vom ersten Gespräch bis zum Abbau.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Öffnungszeiten festlegen

    2 Personen

  • Marktstandort reservieren

    2 Personen

  • Stände und Standbetreiber anwerben

    2 Personen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung in sozialen Medien posten

    2 Personen

  • Poster aufhängen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige anmelden

    2 Personen

  • Freiwilligenplan erstellen

    2 Personen

  • Standplätze einteilen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Beleuchtung reservieren

  • Stände reservieren

  • Müllabholung vereinbaren

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Glühwein vorbereiten

    2 Personen

  • Allergenkennzeichnungen erstellen

    2 Personen

  • Weihnachtsmusik bereitlegen

  • Kassenschubladen vorbereiten

    2 Personen

  • Wechselgeld bereitlegen

    2 Personen

  • Gelände absperren

    3 Personen

  • Stände ausladen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Verkaufsstände einrichten

    6 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    4 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Glühweinstand einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Preisliste aufhängen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Sicherheitsrunde durchführen

    2 Personen

Event

  • Freiwillige empfangen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

  • Kasse öffnen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Standverkauf betreuen

    8 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Glühwein ausschenken

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Musik bedienen

  • Kasse schließen

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste kühlen

    2 Personen

  • Stände abbauen

    6 Personen

  • Partyzelte abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Beleuchtung entfernen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände fegen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Cateringmaterial reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 18
  • BiertischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 40
  • StehtischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 4
  • KistenAnz. 20

Beleuchtung

  • LichtschläucheAnz. 10
  • LED-LampenAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 12

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 3
  • WeihnachtskugelnAnz. 120
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • WeihnachtsfigurenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 24
  • PreislisteAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GlühweintassenAnz. 100
  • TrinkgläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • SuppenkesselAnz. 2
  • GlühweinkesselAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ScherenAnz. 6
  • ZangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • AluminiumschalenAnz. 40
  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4

Ausstattung

  • KartenterminalsAnz. 3
  • KassenAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 6
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • Handmikrofon
  • SackkarrenAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 30
  • HandseifenspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Standort, Marktstände und Beleuchtung frühzeitig und bestätige Standbetreiber schriftlich, damit am Veranstaltungstag keine Lücken im Lageplan entstehen.
  • Erstelle den Lageplan erst, wenn Standplätze, Stromanschlüsse und Laufwege geklärt sind. Plane Kabelmatten für Verlängerungskabel ein, damit niemand über Leitungen stolpert.
  • Erfasse Ernährungswünsche und Allergene spätestens bei der Anmeldung. Erstelle die Kennzeichnungen vor dem Einkauf, statt sie erst am Markttag nebenbei zu beschriften.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und bereite Glühwein, Snacks sowie frische Produkte nach einem festen Zeitplan vor. Warmhaltebehälter und Servierbesteck sollten vor dem Öffnen am jeweiligen Stand stehen.
  • Plane freiwillige Helfer in Schichten und gib ihnen mindestens eine kurze Einweisung vor Beginn. Lege außerdem Müllabholung, Wegweiser und Weihnachtsmusik vor dem ersten Besucher fest.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten und Standort. Standbetreiber, Beleuchtung, Freiwillige und Werbung brauchen anschließend mehrere Wochen Vorlauf.
Was muss eine Woche vor dem Weihnachtsmarkt erledigt sein?
Eine Woche vorher sollten Standbetreiber bestätigt, Standplätze eingeteilt, der Lageplan erstellt und Stromanschlüsse kontrolliert sein. Prüfe außerdem Einkaufsliste, Helferplan, Müllabholung und Beschilderung.
Wie viel Glühwein braucht man pro Person?
Plane für den ersten Abendabschnitt etwa 0,5 bis 0,75 Liter pro erwachsener Person ein, abhängig von Dauer und weiteren Getränken. Kaufe zusätzliche alkoholfreie Optionen und berücksichtige Fahrer sowie Kinder separat.
Wann sollte man Getränke und frische Produkte vorbereiten?
Getränke kannst du am Vortag kühlen. Frische Produkte und Snacks bereitest du möglichst am Veranstaltungstag nach einem festen Ablauf vor; Glühwein sollte vor dem Öffnen warm und servierbereit sein.

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