Checklist para organizar un Mercado de Navidad sin olvidos

Organizar un Mercado de Navidad requiere coordinar puestos, expositores, voluntarios, compras y montaje en un orden claro. Empieza por fijar la fecha, reservar el espacio y confirmar quién participa; después podrás diseñar el plano y calcular el material necesario. La iluminación, la electricidad y la recogida de residuos suelen resolverse demasiado tarde. Esta checklist reúne las gestiones y compras que necesitas controlar desde la planificación hasta el cierre del mercado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Reservar la ubicación del mercado
2 personas
Reclutar puestos y expositores
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
2 personas
Colgar pósters
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Inscribir voluntarios
2 personas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Asignar puestos
2 personas
Hacer el plano
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Reservar la iluminación
Reservar puestos
Coordinar la recogida de residuos
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar vino caliente
2 personas
Crear etiquetas de alérgenos
2 personas
Preparar la música de Navidad
Preparar los cajones de caja
2 personas
Preparar el cambio
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Descargar los puestos
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Montar los puestos de venta
6 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el puesto de vino caliente
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colgar listas de precios
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Realizar una ronda de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Abrir la caja
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Atender la venta en el puesto
8 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir vino caliente
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Comprobar la iluminación
Controlar la música
Cerrar la caja
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Refrigerar los sobrantes
2 personas
Desmontar los puestos
6 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Barrer el recinto
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Limpiar el material de catering
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 18
Mesas de cervezacant. 6
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 4
Cajonescant. 20

Iluminación

Cables de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Figuras navideñascant. 8
Mantelescant. 24
Listas de precioscant. 20
Carteles direccionalescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Tazas para vino calientecant. 100
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 4
Ollas para sopacant. 2
Ollas para vino calientecant. 2
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Tijerascant. 6
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Bandejas de aluminiocant. 40
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4

Equipo

Terminales de pagocant. 3
Cajas registradorascant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Altavoz Bluetooth
Micrófono de mano
Carros de manocant. 2

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y la ubicación antes de invitar a los puestos. Deja al menos 6 semanas para reclutar expositores, gestionar inscripciones y publicar la promoción.
Haz el plano cuando conozcas la distribución de los puestos. Comprueba antes los puntos de electricidad y reserva con antelación la iluminación, los alargadores, las regletas y las alfombrillas para cables.
Prepara el turno de voluntarios por escrito y asigna responsables para la entrada, los puestos, las bebidas, los residuos y el cierre. Trabajar con turnos de 2 a 3 horas evita dejar zonas sin cobertura.
Compra los productos no perecederos varios días antes y recoge los frescos el día anterior o la misma mañana. Enfría las bebidas con tiempo y calcula también tazas, vasos, platos y cubiertos, no solo la comida.
Coloca listas de precios, carteles direccionales y etiquetas de alérgenos antes de abrir. Reserva al menos 60 minutos para revisar la decoración, la música navideña, las bebidas calientes y los puntos de recogida de residuos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar la ubicación, reclutar puestos, enviar invitaciones, organizar voluntarios y promocionar el mercado sin concentrar todas las tareas en los últimos días.
¿Cuándo hay que hacer el plano de los puestos?: Hazlo cuando las inscripciones estén cerradas y conozcas el número de expositores, idealmente entre 1 y 2 semanas antes. Comprueba entonces los accesos, la electricidad, las mesas, las carpas y los recorridos del público.
¿Cuándo preparar el vino caliente y las bebidas?: Enfría las bebidas el día anterior y prepara el vino caliente el mismo día, con tiempo suficiente para mantenerlo caliente antes de abrir. Reserva al menos 60 minutos para montar la zona de servicio y colocar tazas, vasos y cucharones.
¿Cuándo comprar la comida para un Mercado de Navidad?: Compra los productos estables entre 2 y 3 días antes y recoge los productos frescos el día anterior o la mañana del evento. Revisa la lista de la compra una última vez antes de salir para no olvidar aperitivos, bebidas ni material de servicio.

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