Checklist pour organiser un marché de Noël

Un marché de Noël se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date, les horaires et l’emplacement avant de contacter les exposants. Le plan doit ensuite couvrir les inscriptions, les autorisations, la circulation, le matériel, les boissons chaudes et la décoration. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à repérer les oublis fréquents, comme les besoins électriques, la signalétique ou le rappel envoyé aux visiteurs.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Déterminer le site et l’agencement du terrain
2 personnes
Contacter les stands et les exposants
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations pour le matériel
Établir la liste des exposants
Attribuer les emplacements
2 personnes
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
Établir le programme pour les visiteurs
2 personnes
Confirmer la musique et les prestations
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Partager les informations sur la circulation et le stationnement
Envoyer un rappel aux visiteurs
Envoyer les informations aux exposants
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
Commander la liste de courses
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Préparer les impressions
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons et les produits
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les bases de boissons chaudes
2 personnes
Marquer les stands et les tentes
2 personnes
Dégager le site
3 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les stands et les tables
6 personnes
Installer les chaises et les places assises
4 personnes
Installer les points d’alimentation et les câbles
3 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Accrocher les décorations de Noël
4 personnes
Installer les panneaux de menu et de direction
2 personnes
Aménager les caisses et les points de paiement
2 personnes
Préparer la vaisselle et la verrerie
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Tester le son et le micro
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers leurs emplacements
3 personnes

Événement

Annoncer l'ouverture
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les tables
2 personnes
Vérifier les toilettes
Annoncer les éléments du programme
Fournir la musique
Vérifier le niveau d’éclairage
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer les ventes et la caisse
2 personnes
Réfrigérer les stocks périssables
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter les tentes et les stands
6 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Balayer le site
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les stands et le matériel
3 personnes
Ranger la décoration et les panneaux
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Nettoyer le matériel de réfrigération et de cuisine
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Remettre le lieu propre
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 12
Nappesqté 18
Portants à vêtementsqté 6
Caisses de rangementqté 20

Vaisselle

Tassesqté 180
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 30
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 8
Thermosqté 12

Décoration

Sapin de Noëlqté 2
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 24
Couronnes de Noëlqté 8
Étoiles de Noëlqté 20
Neige artificielleqté 12
Décorations de tableqté 18
Boîtes cadeauxqté 30
Rubansqté 12
Personnages de Noëlqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 16
Lampes LEDqté 24
Lanternesqté 20
Bougies LEDqté 40
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réchauffeurs de vin chaudqté 3
Marmites à soupeqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Terminaux de paiementqté 4
Caisses de monnaieqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 6
Film alimentaireqté 6
Gants de cuisineqté 8
Thermomètreqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Balaisqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons de nettoyageqté 30

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires avant de solliciter les exposants : prévoyez au moins 1 heure pour l’installation et 30 à 60 minutes pour le démontage après la fermeture.
Demandez à chaque exposant ses besoins alimentaires, électriques et de mobilier dès l’inscription. Faites confirmer les participations au plus tard 2 semaines avant le marché.
Dessinez le plan des stands avec les allées, l’accueil, les tables et les tentes. Gardez des passages d’au moins 1,20 m et indiquez clairement les sorties, les toilettes et le stationnement.
Réservez le matériel plusieurs semaines à l’avance, surtout les stands, tables pliantes, chaises, thermos et éclairages. Comptez aussi les nappes, la vaisselle et les caisses de rangement nécessaires au service.
Préparez les boissons chaudes et les encas le jour même, puis refroidissez les boissons au moins 4 heures avant l’ouverture. Envoyez un rappel aux visiteurs et les consignes pratiques aux exposants 3 à 5 jours avant.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les exposants, les réservations de matériel et les autorisations demandent souvent plusieurs semaines de délai.
Combien de temps prévoir pour installer un marché de Noël ?: Prévoyez au minimum 1 heure pour une petite installation et 2 à 3 heures si vous devez monter des tentes, répartir les stands et installer la signalétique. Ajoutez 30 minutes pour un contrôle final avant l’ouverture.
Quand confirmer les exposants d’un marché de Noël ?: Confirmez la liste des exposants environ 2 semaines avant l’événement. Vous pourrez ensuite attribuer les emplacements, finaliser le plan et transmettre les informations pratiques sans changement de dernière minute.
Combien de boissons prévoir pour un marché de Noël ?: Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et la météo. Préparez les bases de boissons chaudes le jour même et gardez une réserve de 10 à 15 %.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.