Kerstmarkt organiseren: een praktische checklist
Een kerstmarkt organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie en vergunningen, daarna standhouders, indeling en programma. In de laatste weken regel je materiaal, communicatie, decoratie en voorraad. Denk niet alleen aan marktkramen en partytenten, maar ook aan verlichting, warme drank, servies en duidelijke bewegwijzering. Deze checklist helpt je om 74 taken en 61 benodigdheden op tijd af te werken, zonder dat de voorbereiding in de laatste dagen samenkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en terreinindeling bepalen
2 personen
Kramen en standhouders benaderen
2 personen
Standhouders bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen voor materiaal maken
Standhouderslijst opstellen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
Programma voor bezoekers opstellen
2 personen
Muziek en optredens vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Verkeers- en parkeerinformatie delen
Bezoekersherinnering versturen
Standhoudersinformatie versturen
Voorraadlijst controleren
2 personen
Boodschappenlijst bestellen
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Printwerk voorbereiden
Boodschappen doen
3 personen
Dranken en producten koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Warme drankbases voorbereiden
2 personen
Kramen en tenten markeren
2 personen
Terrein vrijmaken
3 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Kramen en tafels opstellen
6 personen
Stoelen en zitplekken plaatsen
4 personen
Stroompunten en kabels leggen
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Kerstdecoratie ophangen
4 personen
Menuborden en routeborden plaatsen
2 personen
Kassa- en betaalpunten inrichten
2 personen
Servies en glaswerk klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Warme dranken klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten aanvullen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaatsen begeleiden
3 personen
Event
Opening aankondigen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonmaken
2 personen
Toiletten controleren
Programmaonderdelen aankondigen
Muziek verzorgen
Lichtniveau controleren
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Verkoop en kassa afsluiten
2 personen
Bederfelijke voorraad koelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tenten en kramen afbreken
6 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Terrein vegen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Kramen en materiaal reinigen
3 personen
Decoratie en borden opbergen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Koel- en keukenmateriaal reinigen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 12
- Klaptafelsaantal 18
- Statafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Barkrukkenaantal 12
- Tafelkledenaantal 18
- Kledingrekkenaantal 6
- Opbergkrattenaantal 20
Servies
- Mokkenaantal 180
- Glazenaantal 180
- Bordenaantal 180
- Dessertbordjesaantal 120
- Besteksetsaantal 180
- Serveerschalenaantal 30
- Serveertangenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
- Thermoskannenaantal 12
Decoratie
- Kerstboomaantal 2
- Kerstballenaantal 120
- Kerstslingersaantal 24
- Kerstkransenaantal 8
- Kerststerrenaantal 20
- Kunstsneeuwaantal 12
- Tafeldecoratiesaantal 18
- Cadeaudozenaantal 30
- Lintenaantal 12
- Kerstfigurenaantal 10
Verlichting
- Lichtkettingenaantal 16
- Ledlampenaantal 24
- Lantaarnsaantal 20
- Ledkaarsenaantal 40
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Glühweinverwarmersaantal 3
- Soepketelsaantal 2
- Koelkastenaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
- Betaalterminalsaantal 4
- Wisselgeldkassa'saantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 8
- Koks messenaantal 6
- Mengkommenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Keukentangenaantal 8
- Aluminiumfolieaantal 6
- Vershoudfolieaantal 6
- Ovenwantenaantal 8
- Thermometeraantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stoffer en blikaantal 4
- Bezemsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Schoonmaakdoekenaantal 30
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de datum, openingstijden en terreinindeling minimaal 8 tot 10 weken vooraf vast. Zo houd je tijd over voor vergunningen, standhouders en het reserveren van marktkramen, partytenten en klaptafels.
- Bevestig standhouders uiterlijk 3 weken vooraf en maak daarna de standplaatsen definitief. Zet de indeling op een plattegrond, inclusief looproutes, optredens, parkeerinformatie en plekken voor opbergkratten.
- Controleer 1 week vooraf de voorraad per onderdeel: mokken, glazen, borden, bestek, serveerschalen en thermoskannen. Tel servies niet alleen per stand, maar ook voor piekmomenten bij warme dranken en hapjes.
- Plan decoratie en verlichting niet pas op de ochtend zelf. Sorteer kerstballen, slingers, kransen, sterren en tafeldecoraties per zone en test lichtkettingen en ledlampen ten minste 2 dagen vooraf.
- Bereid warme drankbases en hapjes op tijd voor en koel dranken en producten uiterlijk de dag vóór de markt. Verstuur bezoekers- en standhouderinformatie 3 tot 5 dagen vooraf, inclusief openingstijden, route en parkeerregels.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en standhouders. Reserveer materiaal en maak de terreinindeling uiterlijk 3 weken voor de markt definitief.
- Hoeveel kramen heb ik nodig voor een kerstmarkt?
- Dat hangt af van het aantal standhouders en de beschikbare ruimte; plan per standhouder minimaal 1 marktkraam en controleer de loopruimte tussen de kramen. Leg de exacte standplaatsen 2 tot 3 weken vooraf vast op een plattegrond.
- Wanneer regel ik de vergunning voor een kerstmarkt?
- Controleer direct na het vastleggen van datum en locatie welke vergunningen of meldingen nodig zijn. Doe dit minimaal 8 weken vooraf, zodat eventuele verkeers-, geluids- of veiligheidsvoorwaarden nog uitvoerbaar zijn.
- Wat moet ik de dag voor een kerstmarkt voorbereiden?
- Koel dranken en producten, bereid warme drankbases en hapjes voor en zet decoratie en printwerk klaar. Controleer daarnaast de voorraad, verlichting en materialen uiterlijk de avond ervoor.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!