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Weihnachtsmarkt organisieren: die praktische Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorlauf, als die Dekoration zunächst vermuten lässt. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten, Geländeaufteilung und Standplätze fest, bevor du Einladungen und Anmeldungen verschickst. Danach folgen Genehmigungen, Ausstellerinformationen, Programm, Beschilderung und Materialreservierungen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Bestellungen, Kühlung, warme Getränkebasen, Snacks und den Aufbau von Marktständen, Zelten und Beleuchtung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Öffnungszeiten festlegen

    2 Personen

  • Location und Geländeaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Stände und Standbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Materialreservierungen vornehmen

  • Liste der Standbetreiber erstellen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Lageplan und Beschilderung erstellen

    2 Personen

  • Programm für Besucher erstellen

    2 Personen

  • Musik und Auftritte festhalten

    2 Personen

  • Genehmigungen und Meldungen prüfen

  • Verkehrs- und Parkinformationen teilen

  • Besucher-Erinnerung versenden

  • Informationen für Aussteller senden

  • Bestandsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste bestellen

    2 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Drucksachen vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke und Produkte kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Warme Getränkebasen vorbereiten

    2 Personen

  • Stände und Zelte markieren

    2 Personen

  • Gelände freimachen

    3 Personen

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Stände und Tische aufstellen

    6 Personen

  • Stühle und Sitzplätze aufstellen

    4 Personen

  • Stromanschlüsse und Kabel verlegen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    4 Personen

  • Weihnachtsdekoration aufhängen

    4 Personen

  • Menü- und Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Kassen- und Bezahlstellen einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Glaswaren bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Warme Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Ton und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standbetreiber zu ihren Plätzen begleiten

    3 Personen

Event

  • Eröffnung ankündigen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische reinigen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Programmpunkte ankündigen

  • Musik organisieren

  • Lichtniveau prüfen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Verkauf und Kasse abschließen

    2 Personen

  • Verderbliche Vorräte kühlen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Zelte und Stände abbauen

    6 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Gelände fegen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Stände und Material reinigen

    3 Personen

  • Dekoration und Schilder verstauen

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Geliehenes Material zurückgeben

    2 Personen

  • Kühl- und Küchenmaterial reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Ort sauber übergeben

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 18
  • StehtischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 60
  • BarhockerAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 18
  • KleiderständerAnz. 6
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20

Geschirr

  • TassenAnz. 180
  • GläserAnz. 180
  • TellerAnz. 180
  • DesserttellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 30
  • ServierzangenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 12

Dekoration

  • WeihnachtsbaumAnz. 2
  • WeihnachtskugelnAnz. 120
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 24
  • WeihnachtskränzeAnz. 8
  • WeihnachtssterneAnz. 20
  • KunstschneeAnz. 12
  • TischdekorationenAnz. 18
  • GeschenkkartonsAnz. 30
  • BänderAnz. 12
  • WeihnachtsfigurenAnz. 10

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 16
  • LED-LampenAnz. 24
  • LaternenAnz. 20
  • StumpenkerzenAnz. 40
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • GlühweinwärmerAnz. 3
  • SuppenkesselAnz. 2
  • KühlschränkeAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • KartenterminalsAnz. 4
  • WechselgeldkassenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 8
  • KüchenmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • KüchenzangenAnz. 8
  • AluminiumfolieAnz. 6
  • FrischhaltefolieAnz. 6
  • OfenhandschuheAnz. 8
  • ThermometerAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • BesenAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 6
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • PutzlappenAnz. 30

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Geländeplan und der Ansprache der Standbetreiber. Zusagen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Markt vorliegen, damit Standplätze und Informationen vollständig sind.
  • Prüfe Genehmigungen, Meldungen sowie Verkehrs- und Parkinformationen frühzeitig und verschicke die finalen Hinweise an Aussteller mindestens 7 Tage vor Beginn. So lassen sich Zufahrten, Aufbauzeiten und offene Fragen noch klären.
  • Plane den Lageplan nicht nur für die Stände: Markiere auch Wege, Programmflächen, Sitzgelegenheiten und Hinweise für Besucher. Drucksachen und Beschilderung sollten spätestens 3 Tage vorher fertig und sortiert sein.
  • Kontrolliere 2 bis 3 Tage vor dem Markt die Bestands- und Einkaufsliste. Besonders häufig fehlen Tassen, Gläser, Servierbesteck, Thermoskannen, Tischdecken oder Aufbewahrungsboxen, obwohl die Stände bereits zugesagt sind.
  • Bereite Snacks und Basen für warme Getränke am Vortag vor und kühle Getränke und Produkte rechtzeitig. Für Aufbau, Dekoration und Lichterketten solltest du mehrere Stunden am Veranstaltungstag einplanen, statt alles kurz vor der Öffnung zu erledigen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?
Starte etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Gelände und Standbetreibern. Genehmigungen und Meldungen solltest du möglichst direkt danach prüfen, spätestens jedoch mehrere Wochen vor dem Termin.
Wann müssen die Standbetreiber für den Weihnachtsmarkt feststehen?
Bestätige die Standbetreiber idealerweise 4 Wochen vor dem Weihnachtsmarkt. Dann bleiben noch genügend Tage für Anmeldungen, Ernährungswünsche, Standplatzzuweisung, Materialreservierungen und Ausstellerinformationen.
Was muss man eine Woche vor dem Weihnachtsmarkt erledigen?
Verschicke spätestens 7 Tage vorher die Besucher-Erinnerung und die vollständigen Informationen für Aussteller. Prüfe außerdem Programm, Musik, Auftritte, Verkehrs- und Parkhinweise sowie fehlende Bestände.
Wann sollte man Getränke und Snacks für den Weihnachtsmarkt vorbereiten?
Bereite Snacks und Basen für warme Getränke am Vortag vor. Getränke und verderbliche Produkte werden kurz vor dem Markt gekühlt; rechne für Aufbau, Dekoration und Beleuchtung zusätzlich mehrere Stunden ein.

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