Checklist para organizar un Mercado de Navidad sin olvidos

Organizar un Mercado de Navidad requiere coordinar puestos, expositores, visitantes, permisos y material antes de abrir las puertas. Empieza por fijar la fecha, el horario y la distribución del recinto; después confirma quién participa y qué necesita cada puesto. En la última semana, centra el trabajo en la señalización, la información de acceso, las compras y la decoración. Esta checklist reúne 74 tareas y 61 artículos para avanzar en el orden adecuado y llegar al montaje con menos imprevistos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Definir la ubicación y la distribución del recinto
2 personas
Contactar con los puestos y expositores
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas de material
Elaborar lista de expositores
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
Preparar el programa para los visitantes
2 personas
Fijar la música y las actuaciones
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Compartir información de tráfico y aparcamiento
Enviar recordatorio a los visitantes
Enviar información a los expositores
Comprobar la lista de inventario
2 personas
Encargar la lista de la compra
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Preparar material impreso
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas y productos
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar las bases de bebidas calientes
2 personas
Marcar puestos y tiendas
2 personas
Despejar el recinto
3 personas
Montar tiendas
6 personas
Montar puestos y mesas
6 personas
Colocar mesas y asientos
4 personas
Instalar puntos de corriente y cables
3 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Colgar la decoración navideña
4 personas
Colocar los carteles del menú y de orientación
2 personas
Montar las cajas y los puntos de pago
2 personas
Preparar la vajilla y la cristalería
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Preparar bebidas calientes
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Reponer los baños
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus puestos
3 personas

Evento

Anunciar la apertura
Recibir a los visitantes
3 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar las mesas
2 personas
Comprobar los baños
Anunciar las partes del programa
Proporcionar la música
Comprobar el nivel de iluminación
Anunciar la última ronda
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar ventas y caja
2 personas
Enfriar los productos perecederos
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Desmontar tiendas y puestos
6 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Barrer el recinto
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar los puestos y el material
3 personas
Guardar la decoración y los platos
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Limpiar el material de refrigeración y cocina
2 personas
Recoger objetos perdidos
Dejar el recinto limpio
3 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 18
Mesas altascant. 8
Sillas plegablescant. 60
Taburetes de barcant. 12
Mantelescant. 18
Percheroscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20

Vajilla

Tazascant. 180
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 120
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 30
Pinzas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Termoscant. 12

Decoración

Árbol de Navidadcant. 2
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 24
Coronas navideñascant. 8
Flores de Pascuacant. 20
Nieve artificialcant. 12
Decoraciones de mesacant. 18
Cajas regalocant. 30
Cintascant. 12
Figuras navideñascant. 10

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 16
Lámparas LEDcant. 24
Farolescant. 20
Velas LEDcant. 40
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Calentadores de vino calientecant. 3
Ollas para sopacant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Terminales de pagocant. 4
Cajas de cambiocant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de cocinacant. 8
Papel de aluminiocant. 6
Film transparentecant. 6
Guantes de hornocant. 8
Termómetrocant. 2

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Escobascant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de limpiezacant. 30

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el plano del recinto antes de invitar a los expositores. Así podrás asignar espacios concretos y reservar carpas, puestos, mesas y sillas con tiempo.
Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite clara, al menos 2 semanas antes del mercado. Usa esa información para preparar el programa y avisar a los puestos de lo que deben llevar.
No dejes los permisos, las notificaciones ni la información de tráfico para los últimos días. Compruébalos antes de publicar las invitaciones y envía las indicaciones de aparcamiento junto con el recordatorio a visitantes y expositores.
Prepara la señalización y el mapa antes del montaje: entradas, puestos, actuaciones, bebidas y zonas de descanso deben poder identificarse a varios metros. Imprime copias adicionales para los puntos de acceso y la organización.
Haz la compra y clasifica la decoración durante la semana previa. Enfría bebidas y productos con antelación, prepara las bases de bebidas calientes y agrupa tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas y termos para comprobar el inventario rápidamente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, ubicación, permisos y expositores. Deja cerrados el mapa, el programa y las reservas de material al menos 2 semanas antes.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos de un Mercado de Navidad?: Confirma las inscripciones y asigna los espacios entre 3 y 4 semanas antes. Envía a cada expositor su ubicación, horario de montaje y necesidades de soporte como mínimo 7 días antes.
¿Qué se prepara la semana antes del Mercado de Navidad?: Durante los 7 días previos conviene revisar el inventario, hacer la compra, clasificar la decoración, preparar el material impreso y confirmar tráfico, aparcamiento y actuaciones. También puedes enfriar bebidas y organizar las bases de bebidas calientes.
¿Cuándo se envía el recordatorio a los visitantes?: Envía el recordatorio entre 3 y 5 días antes del mercado. Incluye horario, acceso, aparcamiento, transporte y cualquier cambio del programa para reducir preguntas el mismo día.

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