Checklist pour organiser un marché de Noël sponsorisé

Un marché de Noël financé par des sponsors demande plus qu’une décoration festive. Il faut verrouiller la date et le lieu, cadrer les contributions, organiser les stands et prévoir l’accueil du public. Cette checklist suit l’ordre utile, des premières réservations jusqu’à l’installation des tables, des tentes et de la signalétique. Elle aide aussi à ne pas oublier les inscriptions, les besoins alimentaires, les branchements électriques et le matériel de service.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver le lieu
Établir le budget
2 personnes
Contacter les sponsors
3 personnes
Consigner les contributions des sponsors
2 personnes
Concevoir l’agencement des stands
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Réserver les stands
Réserver des chaises supplémentaires
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Vérifier le trajet et l’accès
2 personnes
Rassembler les logos des sponsors
Créer les panneaux et le plan
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Réfrigérer les denrées périssables
2 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Installer les tables hautes et les stands
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Décorer les stands
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer les panneaux des sponsors
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Gérer les inscriptions
2 personnes
Tenir les stands
8 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir les boissons froides
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Annoncer les éléments du programme
Recevoir les contacts des sponsors
2 personnes
Vérifier le stock de restauration
Servir le dernier tour
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Démonter les stands
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Refroidir les restes
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel de sponsoring
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 10
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 8
Chaisesqté 80
Tentes de réceptionqté 6
Tables de maquillageqté 12
Parois de standqté 10
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 6
Étoiles de Noëlqté 12
Chemins de tableqté 12
Draps de Noëlqté 12
Panneaux de sponsorqté 20
Panneaux de menuqté 10
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 40

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 4
Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Terminaux de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 8
Cuillères de cuisineqté 8
Verres doseursqté 4
Couteaux de cuisineqté 8
Saladiersqté 8
Thermosqté 8
Cuillères de serviceqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lanternesqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à batterieqté 10

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et le budget, puis contactez les sponsors avec une proposition précise. Notez chaque contribution dès qu’elle est confirmée afin de savoir ce qui reste réellement à financer.
Dessinez l’implantation des stands avant de réserver le mobilier. Prévoyez les passages, l’accès aux prises électriques, les tables hautes, les chaises supplémentaires et les zones où installer les panneaux de sponsors.
Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires. Faites un point au moins 7 jours avant le marché afin d’ajuster les quantités et l’organisation des bénévoles.
Contrôlez le trajet et l’accès au lieu avant le jour J, notamment pour la livraison des stands, des tables pliantes et des tentes. Vérifiez aussi qui peut ouvrir, fermer et surveiller le matériel.
Faites l’inventaire du matériel avant les courses et réfrigérez les denrées périssables dès leur arrivée. Triez les décorations de Noël, les verres, tasses, assiettes et couverts avant l’installation pour éviter les recherches de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché de Noël sponsorisé ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les sponsors, le lieu, les stands et les invitations prennent généralement le plus de temps à confirmer.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les au moins 4 semaines avant l’événement. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant afin de finaliser les bénévoles, les besoins alimentaires et les quantités de matériel.
Que faut-il vérifier pour l’électricité d’un marché de Noël ?: Vérifiez les prises disponibles, leur emplacement et la puissance utilisable au moins 2 semaines avant. Faites la liste des équipements concernés, notamment les machines à café et les éventuels appareils des stands.
Quand installer les stands et les tables ?: Prévoyez l’installation le jour même avec une marge d’au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Les tables, les stands, les tentes, la signalétique et les décorations doivent être contrôlés avant l’ouverture.

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