Checklist voor een sponsorkerstmarkt organiseren
Een sponsorkerstmarkt vraagt om meer dan kramen en kerstversiering. Je regelt tegelijk sponsoren, een logische kraamindeling, stroom, toegang, vrijwilligers en catering. Begin met datum, locatie en begroting en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en de opbouw. Controleer in de laatste week niet alleen de boodschappen, maar ook sponsorlogo’s, bewegwijzering, koffievoorziening en voldoende meubilair.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Leg datum, locatie en begroting als eerste vast; reserveer de locatie bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf, zodat je daarna sponsoren en kramen met zekerheid kunt benaderen.
- Vraag sponsorlogo’s uiterlijk 2 weken voor de markt op. Dan heb je nog tijd om sponsorborden, naamkaartjes en andere zichtbare uitingen te maken zonder last-minute drukwerk.
- Maak de kraamindeling op schaal en controleer per kraam de benodigde tafelruimte, stroom en looproute. Houd bij de toegang minstens één duidelijke route vrij en zet pijlborden op beslispunten.
- Sluit aanmeldingen en dieetwensen 7 dagen vooraf. Gebruik die aantallen om boodschappen, servies, koffie en stoelen te controleren; koop bederfelijke waren pas kort voor de markt en koel ze direct.
- Plan de opbouw in blokken: zet eerst kramen, tafels, statafels en partytenten neer, plaats daarna decoratie en bewegwijzering. Reserveer minimaal 2 uur voor de inrichting en wijs per onderdeel een vrijwilliger aan.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een sponsorkerstmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, begroting en sponsorwerving. Plan de definitieve kraamindeling en vrijwilligersindeling uiterlijk 2 weken voor de markt.
- Wanneer moet ik sponsoren benaderen voor een kerstmarkt?
- Benader sponsoren ongeveer 8 weken vooraf en leg bijdragen uiterlijk 4 weken voor de markt vast. Vraag logo’s uiterlijk 2 weken vooraf op, zodat je tijd hebt voor sponsorborden en drukwerk.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een sponsorkerstmarkt?
- Reken op minimaal 2 uur voor kramen, tafels, stoelen, tenten, decoratie en bewegwijzering. Controleer stroom, route en toegang vóór de inrichting, niet pas wanneer bezoekers binnenkomen.
- Wanneer moet ik boodschappen doen voor een sponsorkerstmarkt?
- Controleer de boodschappenlijst 3 tot 5 dagen vooraf en doe houdbare boodschappen dan. Koop bederfelijke waren zo laat mogelijk, bij voorkeur op de dag ervoor, en koel ze direct.