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Sponsor-Weihnachtsmarkt organisieren: die praktische Checkliste

Ein Sponsor-Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnlicher Adventsmarkt, weil Sponsoren, Stände und Programm zusammenpassen müssen. Lege zuerst Datum, Ort und Budget fest, bevor du Beiträge zusagst oder Einladungen verschickst. Danach folgen Standaufteilung, Programm, Helferplanung und Zugangskontrolle. In den letzten Tagen zählen Strom, Beschilderung, Kühlung und das vollständige Geschirr: Genau diese Punkte werden bei der Aufbauplanung häufig zu spät geprüft.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Budget erstellen

    2 Personen

  • Sponsoren ansprechen

    3 Personen

  • Sponsorbeiträge erfassen

    2 Personen

  • Standaufteilung entwerfen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Stände reservieren

  • Zusätzliche Stühle reservieren

  • Stromversorgung überprüfen

    2 Personen

  • Route und Zugang prüfen

    2 Personen

  • Sponsorlogos sammeln

  • Schilder und Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Verderbliche Waren kühlen

    2 Personen

  • Weihnachtsdekoration sortieren

    2 Personen

  • Stehtische und Stände aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Stände dekorieren

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Stromkabel sicher verlegen

    2 Personen

  • Sponsorenschilder aufstellen

    2 Personen

  • Cateringstation einrichten

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Heißgetränke vorbereiten

    2 Personen

  • Kasse und Zahlstelle einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde durchführen

    3 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Anmeldungen abwickeln

    2 Personen

  • Stände besetzen

    8 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Kalte Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Programmpunkte ankündigen

  • Sponsorenkontakte entgegennehmen

    2 Personen

  • Cateringvorräte überprüfen

  • Letzte Runde servieren

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Stände abbauen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Sponsorenmaterialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 10
  • KlappischeAnz. 12
  • StehtischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • PartyzelteAnz. 6
  • UmkleidetischeAnz. 12
  • StandwändeAnz. 10
  • KleiderständerAnz. 4

Geschirr

  • GläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 100
  • ServierplattenAnz. 100
  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierplattenAnz. 20

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 4
  • WeihnachtskugelnAnz. 80
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 20
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • WeihnachtssterneAnz. 12
  • TischläuferAnz. 12
  • WeihnachtsstoffeAnz. 12
  • SponsorenschilderAnz. 20
  • MenükartenAnz. 10
  • WegweiserAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 40

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlschränkeAnz. 2
  • KassentabletsAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 8
  • KochlöffelAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 12
  • LED-LampenAnz. 20
  • LaternenAnz. 12
  • LichterkabelAnz. 6
  • BatterielampenAnz. 10

Reinigung

  • EimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 6
  • BesensetsAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 30
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Hole Sponsorenzusagen frühzeitig ein und erfasse jeden Beitrag schriftlich, bevor du Logos, Sponsorenschilder oder Gegenleistungen endgültig einplanst.
  • Plane die Standaufteilung zusammen mit Stromanschlüssen und Zugangswegen. Prüfe mindestens einige Tage vor dem Markt, ob Kaffeemaschinen, Stände und Partyzelte tatsächlich an den vorgesehenen Platz passen.
  • Verschicke Einladungen erst, wenn Programm und Anmeldemöglichkeit feststehen. Erfasse Ernährungswünsche spätestens zum Anmeldeschluss, damit Speisen und Serviergeschirr nicht kurzfristig geändert werden müssen.
  • Teile Freiwillige pro Stand und Zeitfenster ein, statt nur eine allgemeine Helferliste zu führen. So bleibt auch während Pausen, beim Einlass und beim Abbau eine zuständige Person erreichbar.
  • Sortiere Weihnachtsdekoration, Sponsorenschilder, Wegweiser und Menükarten spätestens am Vortag. Verderbliche Waren gehören bis zum Aufbau gekühlt; Gläser, Tassen, Teller und Besteck sollten vor dem Einkauf gezählt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Sponsor-Weihnachtsmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget und Sponsorensuche. Spätestens 4 Wochen vor dem Termin sollten Stände, Programm, Einladungen und Helferplanung feststehen.
Wann sollte man Sponsoren für einen Weihnachtsmarkt ansprechen?
Sprich Sponsoren etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Markt an, damit Beiträge und Logos rechtzeitig erfasst werden können. Für Sponsorenschilder und Drucksachen solltest du mindestens 3 Wochen Vorlauf einplanen.
Wie viele Helfer braucht ein Sponsor-Weihnachtsmarkt?
Plane mindestens eine zuständige Person pro Stand und zusätzlich 2 bis 4 Personen für Einlass, Nachschub und spontane Aufgaben ein. Bei Schichten von 2 bis 3 Stunden lässt sich die Belastung besser verteilen.
Wann prüft man Strom und Zugang beim Weihnachtsmarkt?
Prüfe Stromversorgung, Zufahrt und Besucherroute spätestens 7 Tage vor dem Termin und noch einmal beim Aufbau. So lassen sich fehlende Anschlüsse, blockierte Wege oder ungeeignete Stellflächen rechtzeitig ändern.

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