Checklist para organizar un mercadillo navideño de patrocinadores

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra primero la fecha, el lugar y el presupuesto; después confirma las aportaciones de cada patrocinador por escrito. Así sabrás qué puestos, carpas, mesas altas y elementos de señalización necesitas antes de hacer compras.
• Pide los logotipos de los patrocinadores con al menos 10 días de margen. Déjalos listos junto con los carteles del menú, el plano y las indicaciones de acceso para no improvisar la señalización durante el montaje.
• Diseña la distribución de los puestos antes de reservar mobiliario adicional. Comprueba que quedan pasillos transitables, espacio para sillas extra y una ruta de acceso clara para cargar materiales y atender posibles necesidades de movilidad.
• Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Con esa cifra puedes ajustar compras, platos, vasos, tazas de café y bandejas sin comprar a ciegas ni quedarte corto.
• Haz el inventario y el montaje de mesas el día anterior cuando sea posible. En las últimas horas comprueba especialmente la electricidad, enfría los productos perecederos y separa la decoración navideña por zonas para colocarla más rápido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo navideño de patrocinadores?

Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, reservar el lugar, preparar el presupuesto y contactar con patrocinadores. Deja los últimos 7 días para confirmar inscripciones, dietas, voluntarios, compras y señalización.

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones del mercadillo navideño?

Envíalas entre 3 y 4 semanas antes, cuando el lugar, la fecha y el programa básico estén confirmados. Haz una revisión de inscritos 7 días antes y contacta de nuevo a quienes no hayan respondido.

¿Cuándo se deben confirmar los logotipos de los patrocinadores?

Solicítalos al menos 10 días antes del mercadillo y fija una fecha límite de 7 días. Necesitas tiempo para preparar carteles, el plano y cualquier material de cada puesto sin depender de archivos enviados a última hora.

¿Cuándo se monta la decoración y los puestos?

Clasifica la decoración y prepara mesas, puestos y carteles el día anterior si el lugar lo permite. Reserva el día del evento al menos 2 horas para montar, comprobar la electricidad, colocar las sillas y revisar accesos.

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