Organiser un marché vegan : la checklist complète

Un marché vegan demande plus qu’une liste de stands et quelques tables. Il faut coordonner les vendeurs, les inscriptions, les besoins électriques, le froid, les déchets et l’accueil du public dans le bon ordre. Cette checklist rassemble 66 tâches et 63 fournitures pour suivre la préparation jusqu’au refroidissement des boissons et à l’installation sur place. Commencez par les autorisations et les exposants, puis verrouillez la logistique au fur et à mesure.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et les horaires du marché
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les vendeurs vegan
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Créer l'agencement du marché
2 personnes
Confirmer les emplacements des vendeurs
Recenser les points d’alimentation électrique
Réserver l’enlèvement des déchets
Réserver des toilettes supplémentaires
Réserver des tables et des chaises
Réserver des moyens de réfrigération
Vérifier les autorisations
Envoyer les informations aux vendeurs
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
Mettre le programme en ligne
Publier l’itinéraire et le stationnement
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le plan
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Tester l'alimentation électrique et l'éclairage
2 personnes
Monter les stands de marché
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Accompagner les vendeurs à leur emplacement
3 personnes
Préparer les bouchées de dégustation
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Maintenir les tables à manger propres
2 personnes
Vérifier les stocks
Annoncer les éléments du programme
Soutenir les vendeurs
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes
Fermer le marché
2 personnes

Suivi

Emballer les restes de nourriture en toute sécurité
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et l’équipement
3 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les stands du marché
5 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Balayer et nettoyer le lieu
4 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux vendeurs
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Glacièresqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 18
Plateauxqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Microphone à main
Haut-parleursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pincesqté 10
Couverclesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 18
Compositions floralesqté 10
Panneaux en ardoiseqté 14
Porte-nomsqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Aménagement

Housses de mange-deboutqté 6
Panneaux de signalisationqté 12
Bureau d’information
Présentoirs à dépliantsqté 2
Panneaux d’affichageqté 2
Toiles de présentationqté 6

Sécurité

Extincteursqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Tapis antidérapantsqté 8

Administration

Étiquettes nominativesqté 150
Marqueursqté 20
Stylos à billeqté 30
Presse-papiersqté 6
Papier d’impression
Caisse d'espèces
Terminaux de paiementqté 2
Braceletsqté 250

Transport

Chariots de transportqté 3
Roll-containersqté 4

Conseils

Publiez la date, les horaires et le formulaire d’inscription dès que le lieu est confirmé. Prévoyez ensuite un délai d’au moins deux semaines pour traiter les candidatures et recueillir les besoins alimentaires des vendeurs.
Demandez à chaque vendeur son besoin électrique, son matériel de réfrigération et la surface nécessaire avant de créer l’agencement. Cela évite de placer un stand loin d’une prise ou de découvrir trop tard qu’une rallonge manque.
Réservez les toilettes supplémentaires, l’enlèvement des déchets, les tables, les chaises et le froid plusieurs semaines à l’avance. Le jour du marché, vérifiez aussi les rallonges, multiprises et goulottes avant l’ouverture au public.
Préparez le programme, l’itinéraire, le stationnement et les informations pratiques pour les vendeurs au moins 7 jours avant l’événement. Imprimez également le plan et préparez les badges nominatifs afin de réduire les questions à l’accueil.
Répartissez les bénévoles par créneaux précis, notamment pour l’installation, l’orientation, le service et le rangement. Refroidissez les boissons la veille et contrôlez la vaisselle réutilisable, les couverts et le matériel de service avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché vegan ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, la recherche des vendeurs, la réservation des toilettes, du mobilier et du matériel de réfrigération doivent être lancées au moins 4 semaines avant la date.
Quand ouvrir les inscriptions pour un marché vegan ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, les horaires et le lieu sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le marché. Fixez une date limite située environ 3 semaines avant l’événement pour finaliser les emplacements.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché vegan ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et l’orientation, 2 à 4 pour l’installation et 1 personne référente pour les vendeurs. Pour un marché très fréquenté, ajoutez un bénévole par zone ou par tranche de 2 heures.
Quand confirmer l’emplacement des vendeurs ?: Envoyez le plan et l’emplacement définitif 7 à 10 jours avant le marché. Demandez aux vendeurs de confirmer leurs besoins électriques, leur arrivée et leur matériel au plus tard 5 jours avant.

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