Weihnachtsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt braucht mehr als Stände und Lichterketten. Kläre zuerst Datum, Ort, Genehmigungen und Strom, bevor du Standbetreiber einlädst. Danach folgen Standaufteilung, Anmeldungen, Lieferungen, Helferplan und Werbung. In den letzten Tagen prüfst du Material, haltbare Vorräte, Dekoration, Getränke und Heißgetränke. Diese Checkliste bündelt 74 Aufgaben und 72 benötigte Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
Standbetreiber registrieren
Standplätze einteilen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbeplakate erstellen
Plakate verteilen
3 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Lieferungen mit Standbetreibern abstimmen
Elektrogeräte inventarisieren
Materialreservierungen erstellen
Drehbuch ausdrucken
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Kontaktliste der Freiwilligen teilen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Heißgetränk vorbereiten
3 Personen
Weihnachtsbeleuchtung testen
2 Personen
Gelände absperren
3 Personen
Marktstände aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Standbetreiber empfangen
2 Personen
Standbetreiber zu den Ständen weisen
2 Personen
Buffet und Bar einrichten
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen

Event

Besucher begrüßen
3 Personen
Informationen bereitstellen
2 Personen
Kasse bedienen
2 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Weihnachtsmusik abspielen
Lichtdekoration kontrollieren
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Verkauf und Bar abschließen
3 Personen
Kasse sicher verstauen
2 Personen

Nachbereitung

Standbetreiber beim Abbau unterstützen
6 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien reinigen
3 Personen
Gelände fegen
3 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Bestände zählen
2 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Locationschlüssel zurückgeben
Fundsachen sammeln
Foto- und Werbematerial archivieren
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
StehtischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
DeckenAnz. 12
StandgewichteAnz. 24

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 120
TellerAnz. 120
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
TablettsAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
SuppenschalenAnz. 80
ServiettenhalterAnz. 12

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 60
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtssterneAnz. 12
TischdekorationAnz. 12
Krippe
Weihnachtsmannkostüm

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 20
BatterielaternenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
SuppenkesselAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
KassenboxenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
SackkarrenAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 12
KegelAnz. 12
WegweiserAnz. 8
InfotafelnAnz. 4
PreisschilderAnz. 60
KlemmbretterAnz. 6
StiftesetsAnz. 6
KlebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 100
SeilAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
ZangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesenAnz. 4
BlechdosenAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 4

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 6
WarnwestenAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen, Stromanschlüsse und den Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Ohne diese Zusagen solltest du weder Standplätze vergeben noch Plakate drucken.
Lege die Standplätze fest, bevor du die Betreiber registrierst. Plane zusätzlich Wege für Lieferungen sowie ausreichend Abstand zwischen Marktständen, Partyzelten und Stromquellen ein.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor dem Markt. So kannst du Snacks, Getränke, Geschirr und Sonderwünsche gezielt einkaufen.
Erstelle den Freiwilligenplan mit Schichten von jeweils 2 bis 3 Stunden und teile die Kontaktliste spätestens 3 Tage vorher. Drucke außerdem das Drehbuch aus, damit am Veranstaltungstag niemand nach dem Ablauf suchen muss.
Bereite haltbare Vorräte und Dekoration am Vortag vor, kühle Getränke frühzeitig und setze Heißgetränke erst kurz vor Beginn an. Prüfe bei Lichterketten, LED-Lampen und Batterielaternen vorher die Stromversorgung beziehungsweise Batterien.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum, Genehmigungen und Stromplanung. Standbetreiber und Helfer sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin kontaktiert werden.
Was braucht man für einen Weihnachtsmarkt an Ausstattung?: Du brauchst unter anderem Marktstände, Partyzelte, Klapptische, Stehtische, Sitzgelegenheiten, Standgewichte und Beleuchtung. Für die Ausgabe kommen Geschirr, Thermoskannen, Suppenschalen, Tabletts und Serviettenhalter hinzu.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt?: Plane pro gleichzeitig betreutem Stand mindestens 2 Personen ein und besetze zusätzlich Aufbau, Ausgabe und Koordination. Bei Schichten von 2 bis 3 Stunden bleiben die Helfer belastbar und die Übergaben überschaubar.
Wann sollte man Getränke und Heißgetränke vorbereiten?: Kühle die Getränke am Vortag und stelle haltbare Vorräte ebenfalls dann bereit. Heißgetränke bereitest du am Veranstaltungstag so vor, dass sie kurz vor Beginn ausgeschenkt werden können, statt stundenlang warmzustehen.

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