Checklist para organizar un Mercado de Navidad sin olvidos

Organizar un Mercado de Navidad requiere coordinar puestos, expositores, permisos, electricidad, compras y voluntarios en el orden adecuado. Empieza por confirmar la fecha y la ubicación, y deja cerrados los permisos antes de anunciar el evento. Después podrás asignar los puestos, gestionar las inscripciones y coordinar las entregas. Esta checklist reúne 74 tareas y 72 materiales para controlar desde las carpas y mesas hasta las bebidas calientes, la iluminación y la decoración navideña.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Registrar a los expositores
Asignar puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Hacer carteles publicitarios
Distribuir carteles
3 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Coordinar las entregas con los expositores
Inventariar aparatos eléctricos
Hacer reservas de material
Imprimir el plan de trabajo
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Compartir la lista de contactos de voluntarios
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Clasificar decoración navideña
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar bebida caliente
3 personas
Probar las luces de Navidad
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar los puestos del mercado
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Colgar la decoración
4 personas
Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
Indicar a los expositores los stands
2 personas
Montar el bufé y la barra
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Realizar una ronda de seguridad
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Proporcionar información
2 personas
Atender la caja
2 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Poner música navideña
Comprobar la iluminación decorativa
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la venta y el bar
3 personas
Guardar la caja registradora bajo llave
2 personas

Seguimiento

Hacer que los expositores desmonten el puesto
6 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Barrer el recinto
3 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Contar el inventario
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Recoger objetos perdidos
Archivar el material fotográfico y promocional
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Mesas altascant. 4
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 8
Mantelescant. 12
Pesos para carpascant. 24

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejascant. 8
Termoscant. 8
Tazones para sopacant. 80
Porta-servilletascant. 12

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 60
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 6
Flores de Pascuacant. 12
Decoración de mesacant. 12
Belén
Disfraz de Papá Noel

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 20
Linternas a pilascant. 12
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 4
Ollas para sopacant. 3
Neveras portátilescant. 6
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cajas de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Carros de manocant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Pinzascant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Escobascant. 4
Recogedores de polvocant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 4

Montaje

Vallas de separacióncant. 12
Conoscant. 12
Señales de rutacant. 8
Paneles informativoscant. 4
Etiquetas de preciocant. 60
Portapapelescant. 6
Juego de bolígrafoscant. 6
Cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 100
Cuerdacant. 4

Seguridad

Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ubicación y los permisos antes de imprimir carteles o publicar el evento. Comprueba también cuántos puntos de electricidad hay y dónde están, porque las necesidades de los expositores pueden superar la capacidad disponible.
Pide a cada expositor sus necesidades de espacio, electricidad y entrega al registrarlo. Asigna los puestos con antelación y comparte un plano para evitar cambios durante el montaje.
Prepara un horario de voluntarios con turnos concretos y comparte una lista de contactos. Incluye quién recibe a los expositores, quién controla las entregas y quién repone bebidas y vajilla.
Haz el inventario eléctrico antes de reservar material: cuenta lámparas LED, guirnaldas de luces y cualquier aparato que necesite conexión. Lleva también linternas a pilas por si falla la iluminación o se retrasa el montaje.
Enfría las bebidas con tiempo y prepara por separado los productos no perecederos, los aperitivos y la bebida caliente. Comprueba que haya tazas, vasos, platos, cubiertos, cucharones, bandejas y termos antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos y expositores. Reserva el material y publica las invitaciones cuando el espacio y la distribución estén definidos.
¿Cuándo hay que asignar los puestos del Mercado de Navidad?: Asígnalos entre 3 y 4 semanas antes del evento, cuando ya conozcas los expositores y sus necesidades eléctricas. Envía el plano y las instrucciones de entrega como mínimo 7 días antes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un Mercado de Navidad?: Calcula al menos 1 voluntario para recibir a los expositores, 1 para coordinar el montaje y 1 para atender bebidas y reposición por cada turno. Para un mercado mediano, organiza turnos de 2 a 3 horas.
¿Cuándo preparar la bebida caliente y la decoración navideña?: Clasifica árboles, guirnaldas, coronas, flores de Pascua y demás decoración el día anterior. Prepara la bebida caliente y enfría las bebidas entre 1 y 2 horas antes de la apertura, según el volumen previsto.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.