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Checklist pour organiser un marché de Noël historique

Un marché de Noël historique demande une préparation plus précise qu’un simple événement de quartier : les stands, la décoration et l’éclairage doivent être cohérents avec l’époque choisie. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis avancez vers les exposants, les autorisations et l’aménagement. La dernière semaine sert surtout à vérifier les livraisons, les stocks, les branchements et les informations pratiques. Cette checklist rassemble les 86 tâches et 102 fournitures du plan, dans l’ordre où vous en aurez besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

    2 personnes

  • Élaborer l'aménagement du marché

    2 personnes

  • Contacter les exposants

    2 personnes

  • Enregistrer les exposants

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier l'annonce en ligne

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer les fournisseurs

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier les informations d'assurance

  • Imprimer le plan

  • Attribuer les numéros de stand

    2 personnes

  • Envoyer les informations aux exposants

  • Suivre les prévisions météo

  • Vérifier les points d'alimentation

    2 personnes

  • Tester l’éclairage

    2 personnes

  • Faire l’inventaire du stock

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer les produits frais

    2 personnes

  • Trier la décoration

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Préparer les panneaux de direction

    2 personnes

  • Préparer les caisses

    2 personnes

  • Préparer l'argent liquide

    2 personnes

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Préparer les boissons chaudes

    3 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Réceptionner les supports de stand

    3 personnes

  • Attribuer les emplacements des stands

    3 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les stands du marché

    4 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Installer des tables hautes

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Installer le sapin de Noël

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer les éléments de décor historiques

    3 personnes

  • Installer les panneaux et la signalisation

    2 personnes

  • Aménager les tables de catering

    3 personnes

  • Préparer la vaisselle et les couverts

    2 personnes

  • Installer les caisses

    2 personnes

  • Accrocher les étiquettes de prix

    2 personnes

  • Installer des points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Effectuer le contrôle de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir le comptoir d’information

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Soutenir les exposants

    2 personnes

  • Servir des boissons chaudes

    4 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner la vaisselle

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Garder les tables propres

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Vérifier l'éclairage

  • Compter les caisses à intervalles réguliers

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons chaudes

    2 personnes

  • Contrôler les flux de visiteurs

    2 personnes

  • Servir les derniers amuse-bouches

    3 personnes

  • Servir les dernières boissons

    3 personnes

  • Finaliser la vente

    2 personnes

  • Reconduire les visiteurs

    3 personnes

Suivi

  • Fermer les caisses

    2 personnes

  • Réfrigérer les stocks périssables

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Libérer les emplacements des stands

    4 personnes

  • Récupérer la décoration

    3 personnes

  • Éteindre l’éclairage

    2 personnes

  • Démonter les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les stands du marché

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Rassembler les factures

  • Déposer les recettes en espèces

    2 personnes

  • Informer les exposants de la fin

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 4
  • Stands de marchéqté 20
  • Tablesqté 12
  • Chaisesqté 60
  • Tables hautesqté 8
  • Tables pliantesqté 4
  • Portants à vêtementsqté 8
  • Caisses de rangementqté 20
  • Chariots de transportqté 4
  • Tables de caisseqté 3
  • Table du comptoir d’information
  • Tabouretsqté 6

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 16
  • Lampes LEDqté 20
  • Lampes à pilesqté 12
  • Rallongesqté 10
  • Multiprisesqté 8
  • Passe-câblesqté 12

Décoration

  • Sapin de Noëlqté 2
  • Boules de Noëlqté 80
  • Guirlandes de Noëlqté 20
  • Couronnes de Noëlqté 8
  • Branches décorativesqté 20
  • Panneaux décoratifs en boisqté 12
  • Chemins de table en juteqté 16
  • Nappes rougesqté 16
  • Étoiles de Noëlqté 20
  • Personnages de Noëlqté 10
  • Caisses en boisqté 20
  • Seaux en cuivreqté 8
  • Crèche de Noël
  • Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
  • Panneaux en ardoiseqté 12
  • Marqueurs craieqté 24
  • Guirlandes de fanionsqté 12
  • Panneaux directionnels en boisqté 16
  • Poinsettias en pailleqté 30
  • Lampadairesqté 8
  • Dossiers d'informationqté 6
  • Panneaux de numéro de standqté 20
  • Panneaux de menuqté 6

Équipement

  • Cuves à vin chaudqté 3
  • Bouilloiresqté 3
  • Machines à caféqté 3
  • Plaques chauffantesqté 4
  • Glacièresqté 6
  • Thermosqté 8
  • Caissesqté 3
  • Terminaux de paiementqté 3
  • Batteries externesqté 6
  • Diablesqté 2
  • Extincteursqté 4
  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Lampes de pocheqté 6
  • Talkies-walkiesqté 8
  • Rallonges à enrouleurqté 6
  • Caisses à monnaieqté 3
  • Calculatricesqté 3
  • Imprimantes d’étiquettesqté 2

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 80
  • Tasses à vin chaudqté 120
  • Gobelets en cartonqté 150
  • Assiettesqté 100
  • Assiettes à dessertqté 80
  • Fourchettesqté 120
  • Couteauxqté 80
  • Cuillèresqté 120
  • Cuillères de serviceqté 12
  • Ciseauxqté 12
  • Bol à soupeqté 100
  • Bol à soupeqté 100
  • Verresqté 100
  • Petits bolsqté 80

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux de chefqté 6
  • Saladiersqté 8
  • Casseroles à soupeqté 4
  • Louchesqté 8
  • Pincesqté 8
  • Carafeqté 4
  • Boîtes de stockageqté 20
  • Papier aluminiumqté 4
  • Film alimentaireqté 4
  • Gants de cuisineqté 6
  • Verres doseursqté 6
  • Louchesqté 8
  • Plateaux de serviceqté 20
  • Thermoboxesqté 6

Nettoyage

  • Seauxqté 6
  • Épongesqté 12
  • Chiffons de nettoyageqté 24
  • Sets de balaiqté 4
  • Raclettes de solqté 2
  • Balais à mainqté 4
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
  • Pompes de désinfectionqté 8
  • Porte-essuie-tout en papierqté 6
  • Poubellesqté 12
  • Balais à mainqté 4
  • Balais lave-solqté 2
  • Chiffons microfibresqté 30

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloquez la date et le lieu avant de contacter les exposants : prévoyez ensuite un délai d’au moins 6 à 8 semaines pour les invitations, les inscriptions et les confirmations.
  • Attribuez les numéros de stand avant l’envoi des informations aux exposants. Imprimez le plan et préparez une copie de secours pour l’accueil le jour du marché.
  • Ne laissez pas l’éclairage au dernier moment : testez les guirlandes, lampes, rallonges, multiprises et passe-câbles au moins 3 jours avant l’ouverture.
  • Vérifiez séparément les autorisations, l’assurance et les points d’alimentation. Une cuve à vin chaud ou une bouilloire nécessite un emplacement et une alimentation définis avant l’installation.
  • Faites l’inventaire du stock 5 à 7 jours avant l’événement, puis récupérez les produits frais la veille. Préparez aussi les badges nominatifs et les panneaux de direction avant l’arrivée des exposants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël historique ?
Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, contacter les exposants, traiter les inscriptions, vérifier les autorisations et finaliser l’aménagement.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché de Noël ?
Confirmez-les au plus tard 3 semaines avant l’événement. Envoyez ensuite le numéro de stand, le plan, les horaires d’installation et les besoins alimentaires dans un seul message.
Quand tester l’éclairage du marché de Noël ?
Testez tout l’éclairage au moins 3 jours avant l’ouverture, avec les rallonges, multiprises et passe-câbles prévus. Vérifiez chaque zone, car une guirlande qui fonctionne sur place peut manquer de longueur une fois installée.
Quand faire les courses et récupérer les produits frais ?
Faites les courses principales 5 à 7 jours avant le marché, puis récupérez les produits frais la veille. Gardez cette dernière journée pour le tri de la décoration, les badges et les panneaux de direction.

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