Checkliste für einen historischen Weihnachtsmarkt

Ein historischer Weihnachtsmarkt steht und fällt mit guter Vorbereitung: Marktaufteilung, Standbetreiber, Genehmigungen und Strom müssen früh geklärt sein. Plane die Anmeldungen, Lieferanten und Reservierungen nicht erst in der letzten Woche. Kurz vor der Veranstaltung zählen ein gedruckter Lageplan, eindeutige Standnummern, getestete Beleuchtung und ein Wetterplan. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte – von der ersten Bestätigung bis zum Aufbau vor Ort.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
Standbetreiber registrieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Ankündigung veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Lieferanten bestätigen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Genehmigungen prüfen
Versicherungsdaten prüfen
Lageplan drucken
Standnummern zuweisen
2 Personen
Informationen an Standbetreiber senden
Wettervorhersage verfolgen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Bestand inventarisieren
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Kassen vorbereiten
2 Personen
Bargeld bereitlegen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Heißgetränke vorbereiten
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Standbetreiber empfangen
3 Personen
Standplätze zuweisen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Marktstände aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Stehtische aufstellen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Weihnachtsbaum aufstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Historische Dekorationselemente aufstellen
3 Personen
Schilder und Wegweiser aufstellen
2 Personen
Cateringtische einrichten
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Kassen installieren
2 Personen
Preisschilder aufhängen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

Info-Theke öffnen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Heiße Getränke servieren
4 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische sauber halten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Kassen zwischendurch zählen
2 Personen
Vorrat an Heißgetränken auffüllen
2 Personen
Besucherströme kontrollieren
2 Personen
Die letzten Häppchen servieren
3 Personen
Letzte Getränke servieren
3 Personen
Verkauf abschließen
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Kassen abschließen
2 Personen
Verderbliche Vorräte kühlen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Standplätze räumen
4 Personen
Dekoration abholen
3 Personen
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Marktstände abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Rechnungen sammeln
Barerlös einzahlen
2 Personen
Standbetreiber über das Ende informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 20
TischeAnz. 12
StühleAnz. 60
StehtischeAnz. 8
KlappischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 20
TransportwagenAnz. 4
KassentischeAnz. 3
Info-Theke
HockerAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 16
LED-LampenAnz. 20
BatterielaternenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12

Dekoration

WeihnachtsbaumAnz. 2
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
KunstzweigeAnz. 20
Holz-DekotafelnAnz. 12
Jute-TischläuferAnz. 16
Rote TischdeckenAnz. 16
WeihnachtssterneAnz. 20
WeihnachtsfigurenAnz. 10
HolzkistenAnz. 20
Kupferne EimerAnz. 8
Krippe
PreisschildständerAnz. 30
KreidetafelnAnz. 12
KreidestifteAnz. 24
WimpelkettenAnz. 12
HolzwegweiserAnz. 16
Stroh-WeihnachtssterneAnz. 30
LaternenpfähleAnz. 8
InformationsmappenAnz. 6
StandnummernschilderAnz. 20
MenükartenAnz. 6

Ausstattung

GlühweinkesselAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
WarmhalteplattenAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
KassenAnz. 3
KartenlesegeräteAnz. 3
PowerbanksAnz. 6
SackkarrenAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
Walkie-TalkiesAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 6
GeldkassettenAnz. 3
TaschenrechnerAnz. 3
EtikettendruckerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GlühweintassenAnz. 120
PappbecherAnz. 150
TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 80
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 80
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ScherenAnz. 12
SuppenschalenAnz. 100
SuppenschalenAnz. 100
GläserAnz. 100
SchälchenAnz. 80

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
SuppentöpfeAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 8
KaraffeAnz. 4
VorratsdosenAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
OfenhandschuheAnz. 6
MessbecherAnz. 6
KellenAnz. 8
ServierschalenAnz. 20
ThermoboxenAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
PutzlappenAnz. 24
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
HandfegerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 8
PapierhandtuchhalterAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 12
HandfegerAnz. 4
BodenschrubberAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Erst danach solltest du Standbetreiber verbindlich kontaktieren und die Marktaufteilung ausarbeiten.
Schicke Standbetreibern spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Markt Lageplan, Standnummer, Aufbauzeit und Hinweise zu Stromanschlüssen. So lassen sich Rückfragen und verspätete Ankünfte reduzieren.
Prüfe Genehmigungen und Versicherungsdaten mindestens 6 Wochen vor dem Termin. Gerade bei Glühweinkesseln, Zelten und öffentlicher Beleuchtung sollten offene Punkte nicht bis zur Aufbauwoche warten.
Teste Lichterketten, LED-Lampen, Batterielaternen, Verlängerungskabel und Kabelmatten 2 bis 3 Tage vorher. Kontrolliere außerdem, ob jeder relevante Stand tatsächlich einen erreichbaren Stromanschluss hat.
Erstelle 24 Stunden vor Beginn eine kurze Bestandskontrolle für Dekoration, Marktstände, Tische, Transportwagen und Ausstattung. Frische Produkte solltest du erst am Veranstaltungstag oder höchstens einen Tag vorher abholen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen historischen Weihnachtsmarkt planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Versicherungsdaten und Standbetreiber sollten spätestens 6 Wochen vorher geklärt sein.
Wann soll ich die Standbetreiber für den Weihnachtsmarkt kontaktieren?: Kontaktiere sie direkt nach der Bestätigung von Datum und Ort, am besten 8 bis 10 Wochen vorher. Anmeldungen und Ernährungswünsche sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Markt abgeschlossen sein.
Wann muss die Beleuchtung für den Weihnachtsmarkt getestet werden?: Teste Lichterketten, LED-Lampen, Batterielaternen und Kabel 2 bis 3 Tage vor dem Aufbau. Am Veranstaltungstag genügt dann eine kurze Kontrolle der Anschlüsse und Kabelmatten.
Was muss ich am Tag vor dem Weihnachtsmarkt vorbereiten?: Sortiere Dekoration, Namensschilder und Routenschilder, drucke den Lageplan und prüfe den Bestand. Plane dafür mindestens 2 bis 3 Stunden am Vortag ein; frische Produkte holst du möglichst erst kurz vor Beginn ab.

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