Checklist para organizar un mercado navideño histórico

Organizar un mercado navideño histórico requiere coordinar expositores, puestos, decoración, bebidas, permisos y montaje sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne 86 tareas y 102 materiales para trabajar en el orden adecuado. Empieza por la fecha, el espacio y la distribución; después confirma puestos, proveedores y requisitos legales. En la última semana, céntrate en el plano, la electricidad, la iluminación, las compras y la información que recibirá cada expositor.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el anuncio en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar proveedores
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Comprobar los datos del seguro
Imprimir el plano
Asignar números de stand
2 personas
Enviar información a los puestos
Seguir la previsión del tiempo
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Inventariar el stock
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Preparar las cajas registradoras
2 personas
Preparar efectivo
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar bebidas calientes
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Asignar puestos del mercado
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar puestos de mercado
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar mesas altas
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar decorados históricos
3 personas
Colocar carteles y señalización
2 personas
Montar las mesas de catering
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Instalar las cajas registradoras
2 personas
Colgar tarjetas de precios
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Abrir el mostrador de información
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Servir bebidas calientes
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar la iluminación
Contar las cajas registradoras a intervalos
2 personas
Reponer bebidas calientes
2 personas
Controlar el flujo de visitantes
2 personas
Servir los últimos aperitivos
3 personas
Servir las últimas bebidas
3 personas
Cerrar la venta
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar las cajas
2 personas
Enfriar los productos perecederos
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Vaciar los puestos
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar los puestos del mercado
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Recopilar facturas
Ingresar la recaudación en efectivo
2 personas
Informar a los puestos sobre el cierre

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 20
Mesascant. 12
Sillascant. 60
Mesas altascant. 8
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 8
Cajas de almacenamientocant. 20
Carros de transportecant. 4
Mesas de cajacant. 3
Mostrador de información
Taburetescant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 16
Lámparas LEDcant. 20
Linternas a pilascant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12

Decoración

Árbol de Navidadcant. 2
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Ramas decorativascant. 20
Carteles decorativos de maderacant. 12
Manteles de yutecant. 16
Manteles rojoscant. 16
Flores de Pascuacant. 20
Figuras navideñascant. 10
Cajones de maderacant. 20
Cubos de cobrecant. 8
Belén
Soportes para etiquetas de precioscant. 30
Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 24
Guirnaldascant. 12
Señales de orientación de maderacant. 16
Estrellas de pajacant. 30
Farolascant. 8
Carpetas informativascant. 6
Carteles con número de standcant. 20
Carteles del menúcant. 6

Equipo

Calderos para vino calientecant. 3
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Planchas para mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Cajas registradorascant. 3
Datáfonoscant. 3
Baterías externascant. 6
Carros de manocant. 2
Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Walkie-talkiescant. 8
Enrollacablescant. 6
Cajas de caudalescant. 3
Calculadorascant. 3
Impresoras de etiquetascant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Tazas para vino calientecant. 120
Vasos de cartóncant. 150
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 80
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 120
Cucharones de servircant. 12
Tijerascant. 12
Tazones para sopacant. 100
Tazones para sopacant. 100
Vasoscant. 100
Cuencoscant. 80

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Ollas para sopacant. 4
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 8
Jarracant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Guantes de hornocant. 6
Jarras medidorascant. 6
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 20
Cajas térmicascant. 6

Limpieza

Cuboscant. 6
Esponjascant. 12
Paños de limpiezacant. 24
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Escobas de manocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8
Dispensadores de papel de cocinacant. 6
Papeleracant. 12
Escobas de manocant. 4
Fregadoras de sueloscant. 2
Paños de microfibracant. 30

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la ubicación antes de contactar con los puestos. Necesitas tiempo para diseñar la distribución, comprobar permisos y confirmar los puntos de electricidad.
Pide a cada expositor sus datos y preferencias dietéticas con antelación. Envía después el número de stand, el plano, los horarios y las instrucciones de carga en un único mensaje.
Imprime el plano y prepara los números de stand antes del montaje. Lleva también señales de ruta para que visitantes y expositores encuentren rápidamente cada zona.
Revisa la iluminación cuando todavía haya margen para corregirla. Prueba guirnaldas, lámparas LED, linternas, alargadores, regletas y alfombrillas para cables en el propio espacio.
Haz el inventario final y compra los productos frescos cerca de la fecha del mercado. Comprueba que las carpas, mesas, carros, calderos para vino caliente y teteras estén disponibles antes del día de montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño histórico?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos, seguro, proveedores y expositores. Reserva la última semana para imprimir el plano, cerrar las compras y comprobar la iluminación.
¿Cuándo hay que asignar los números de stand?: Asígnalos cuando la distribución esté confirmada, idealmente entre 7 y 10 días antes del mercado. Envía el número junto con el plano y las instrucciones de llegada para evitar cambios en el montaje.
¿Cuándo hay que comprobar la electricidad y la iluminación?: Haz una primera comprobación 7 días antes y prueba todos los circuitos durante el montaje. Cuenta los alargadores, regletas y alfombrillas para cables antes de conectar las guirnaldas y las lámparas LED.
¿Cuándo hay que comprar los productos frescos?: Compra los productos frescos entre 1 y 2 días antes, según su conservación y el horario del mercado. El mismo día, revisa el inventario y coloca las bebidas y los alimentos en sus zonas de servicio.

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