Checklist pour organiser un marché de Noël d’artistes
Un marché de Noël d’artistes demande une préparation coordonnée : les stands, les participants, le matériel et l’accueil doivent être prêts au même moment. Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis avancez vers les inscriptions et la répartition des emplacements. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les artistes, commander la restauration, recruter les bénévoles et vérifier le matériel. Cette checklist regroupe les étapes dans l’ordre où elles sont généralement utiles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations
Établir la répartition des stands
2 personnes
Inviter les artistes
2 personnes
Promouvoir l'événement
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Confirmer les participants
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
Envoyer les informations aux artistes
Recruter des bénévoles
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander le catering
Inventorier le matériel
2 personnes
Réserver les fournitures manquantes
Concevoir les panneaux de direction
Élaborer le programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier le matériel de caisse
Retirer de la monnaie
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Installer les numéros de stand
2 personnes
Accueil des artistes
3 personnes
Accompagner les artistes vers les stands
3 personnes
Installer les tables produits
6 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Vérifier la signalisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Garder les tables propres
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Soutenir les artistes
2 personnes
Annoncer les éléments du programme
Allumer l’éclairage
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Enregistrer le départ des artistes
3 personnes
Suivi
Démonter les stands
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Traiter les restes
2 personnes
Ranger le matériel de caisse
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Vérifier les factures
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stands de marchéqté 12
- Tentes de réceptionqté 4
- Tablesqté 14
- Tables hautesqté 4
- Chaisesqté 40
- Tabouretsqté 8
- Portants à vêtementsqté 6
- Lests de tenteqté 16
- Nappesqté 14
- Caisses de rangementqté 24
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Tassesqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 8
- Plateauxqté 6
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Batteries externesqté 4
- Terminaux de paiementqté 2
- Caissesqté 2
- Talkies-walkiesqté 6
- Microphones mainqté 2
- Haut-parleursqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 12
- Lampes LEDqté 12
- Lampes à pilesqté 8
Décoration
- Sapins de Noëlqté 3
- Boules de Noëlqté 80
- Guirlandes de Noëlqté 12
- Couronnes de Noëlqté 6
- Étoiles de Noëlqté 10
- Fonds de scène en tissuqté 12
- Numéros des standsqté 12
- Panneaux d’orientationqté 10
- Porte-prixqté 24
- Panneaux de menuqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Verres doseursqté 2
- Saladiersqté 4
- Pincesqté 6
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 6
- Bacs à vaisselleqté 3
- Bacs de maintien au chaudqté 4
Nettoyage
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Poubellesqté 8
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Vérifiez dès ce moment les autorisations nécessaires, l’accès électrique et les conditions d’installation des tentes.
- Fixez une date limite d’inscription des artistes, idéalement 4 à 6 semaines avant le marché. Demandez aussi leurs besoins alimentaires et transmettez les numéros de stand ainsi que les horaires d’arrivée au plus tard 7 jours avant.
- Prévoyez un bénévole pour environ 8 à 10 stands, avec un responsable clairement identifié pour l’accueil, la caisse et les imprévus. Préparez les badges nominatifs et la répartition des rôles au moins 3 jours avant.
- Comptez les tables, chaises, tentes, portants, multiprises et rallonges à partir du plan des stands, pas à partir d’une estimation générale. Faites l’inventaire 10 à 14 jours avant et réservez immédiatement ce qui manque.
- Préparez la caisse et la monnaie la veille, puis refroidissez les boissons et regroupez les en-cas avant l’ouverture. Gardez les talkies-walkies, batteries externes et informations du programme au point d’accueil pour éviter les recherches pendant le marché.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël d’artistes ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, obtenir les autorisations, inviter les artistes, gérer les inscriptions et réserver le matériel.
- Quand confirmer les artistes pour un marché de Noël ?
- Fixez les inscriptions 4 à 6 semaines avant l’événement et confirmez les participants environ 2 semaines avant. Envoyez les informations pratiques et les numéros de stand au plus tard 7 jours avant l’ouverture.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour les stands ?
- Prévoyez environ 1 bénévole pour 8 à 10 stands, en plus d’un responsable de coordination. Ajoutez une personne dédiée à la caisse ou à l’accueil si le public est attendu en continu.
- Quand préparer le matériel et la caisse ?
- Faites l’inventaire du matériel 10 à 14 jours avant et réservez les fournitures manquantes immédiatement. Préparez la caisse, la monnaie, les badges et les panneaux la veille, puis effectuez un dernier contrôle 1 à 2 heures avant l’ouverture.
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