Künstler-Weihnachtsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Datum und Ort zuerst und prüfe anschließend die nötigen Genehmigungen. Plane dafür mehrere Wochen Vorlauf ein, da Rückfragen von Behörden den weiteren Ablauf verzögern können.
• Lege die Standaufteilung fest, bevor du Künstlern Standnummern und Informationen schickst. Berücksichtige dabei Wege, Stromanschlüsse, Zelte, Tische und ausreichend Platz für Besucher.
• Bearbeite Anmeldungen laufend statt erst kurz vor dem Markt. Erfasse Ernährungswünsche, bestätige Teilnehmer und reserviere Catering möglichst mindestens 7 bis 14 Tage vor der Veranstaltung.
• Prüfe Materialien spätestens eine Woche vorher anhand des Aufbaus: Marktstände, Zeltgewichte, Verlängerungskabel, Kassen, Kartenterminals und Funkgeräte werden am Veranstaltungstag oft zu spät vermisst.
• Bereite Kasse und Verpflegung am Vortag vor. Hole das Wechselgeld, kühle Getränke, stelle Geschirr und Serviermaterial bereit und verteile die Freiwilligen so, dass Aufbau, Einlass und Abbau abgedeckt sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Künstler-Weihnachtsmarkt organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Einladungen an Künstler. Standaufteilung, Helferplanung und Materialprüfung sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin stehen.

Was braucht man für einen Künstler-Weihnachtsmarkt?

Neben Marktständen und Tischen brauchst du je nach Aufbau Zelte mit Gewichten, Sitz- und Stehmöglichkeiten, Geschirr, Kaffeemaschinen, Thermokannen, Kühlboxen, Kassenmaterial, Kartenterminals und Verlängerungskabel. Die vollständige Checkliste umfasst 58 Gegenstände.

Wie viele Helfer braucht ein Künstler-Weihnachtsmarkt?

Plane mindestens eine verantwortliche Person für die Organisation und pro gleichzeitig betreutem Bereich eine eingeteilte Hilfe ein. Für Aufbau und Abbau solltest du zusätzlich 2 bis 4 Personen reservieren, damit Material, Stände und Technik rechtzeitig bereitstehen.

Wann sollte das Catering für den Künstler-Weihnachtsmarkt bestellt werden?

Bestelle das Catering 7 bis 14 Tage vor dem Markt, sobald die Teilnehmerzahl weitgehend feststeht. Ernährungswünsche solltest du vorher erfassen und die endgültige Menge spätestens 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung bestätigen.