Checklist voor een kunstenaarskerstmarkt organiseren
Een kunstenaarskerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en uitnodigingen. Je moet kunstenaars tijdig bevestigen, de kraamindeling maken, vergunningen controleren en bezoekers naar de juiste plek leiden. Regel daarnaast de catering, betaalmogelijkheden en stroomvoorziening voordat de opbouw begint. Met deze checklist werk je van datum en deelnemers naar een praktische draaiboekdag, inclusief materialen, vrijwilligers en de laatste controle.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Kraamindeling maken
2 personen
Kunstenaars uitnodigen
2 personen
Evenement promoten
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Deelnemers bevestigen
Kraamnummers toewijzen
2 personen
Informatie naar kunstenaars sturen
Vrijwilligers werven
Vrijwilligers indelen
2 personen
Catering bestellen
Materialen inventariseren
2 personen
Ontbrekende materialen reserveren
Routebordjes ontwerpen
Programma opstellen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Kassamateriaal controleren
Contant wisselgeld halen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Kramen opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Kraamnummers plaatsen
2 personen
Kunstenaars ontvangen
3 personen
Kunstenaars naar kramen begeleiden
3 personen
Producttafels inrichten
6 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Kassa inrichten
2 personen
Bewegwijzering controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deuren openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Kassa bedienen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Tafels schoonhouden
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Kunstenaars ondersteunen
2 personen
Programmaonderdelen aankondigen
Verlichting inschakelen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Kunstenaars uitchecken
3 personen
Nazorg
Kramen afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting afbouwen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Overgebleven eten verwerken
2 personen
Kassamateriaal opbergen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
Facturen controleren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Marktkramenaantal 12
- Partytentenaantal 4
- Tafelsaantal 14
- Statafelsaantal 4
- Stoelenaantal 40
- Krukkenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 6
- Tentgewichtenaantal 16
- Tafelkledenaantal 14
- Opbergkrattenaantal 24
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Mokkenaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 8
- Dienbladenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudkannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Powerbanksaantal 4
- Betaalterminalsaantal 2
- Kassa'saantal 2
- Portofoonsaantal 6
- Handmicrofoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 12
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 8
Decoratie
- Kerstbomenaantal 3
- Kerstballenaantal 80
- Kerstslingersaantal 12
- Kerstkransenaantal 6
- Kerststerrenaantal 10
- Stoffen achterwandenaantal 12
- Kraamnummersaantal 12
- Routebordjesaantal 10
- Prijshoudersaantal 24
- Menubordenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Mengkommenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
- Afwasteiltjesaantal 3
- Warmhoudbakkenaantal 4
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Vuilnisbakkenaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig datum en locatie minimaal 8 weken vooraf. Controleer meteen welke vergunningen nodig zijn en of je voor partytenten, geluid of verkoop extra toestemming moet regelen.
- Geef kunstenaars uiterlijk 2 weken voor de markt hun kraamnummer, opbouwtijd, route en praktische informatie. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat de catering niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast.
- Maak de kraamindeling op schaal en houd loopruimte vrij tussen de marktkramen. Plan ook een duidelijke plek voor informatie, catering, kassa's en opslagkratten; die functies worden bij de eerste indeling vaak vergeten.
- Test betaalterminals, kassa's, verlengsnoeren en stekkerdozen uiterlijk 1 dag vooraf. Neem voldoende contant wisselgeld mee en wijs één vrijwilliger aan voor storingen en het contact via portofoons.
- Koel dranken en zet hapjes, servies en warmhoudkannen klaar vóór de eerste bezoekers binnenkomen. Plan minimaal 30 minuten extra voor naambadges, routebordjes, kraamnummers en de laatste veiligheidsronde.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kunstenaarskerstmarkt organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het uitnodigen van kunstenaars. Reserveer catering en ontbrekende materialen uiterlijk 2 weken voor de markt.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kunstenaarskerstmarkt?
- Reken op minimaal 3 uur voor kramen, tenten, tafels, stroom, routebordjes en catering. Laat vrijwilligers 30 minuten vóór de geplande opening aanwezig zijn voor de laatste controle.
- Wanneer moet ik kunstenaars bevestigen voor de kerstmarkt?
- Bevestig deelnemers uiterlijk 2 weken vooraf en stuur dan ook hun kraamnummer, opbouwinformatie en route. Zo kun je de indeling en naambadges nog tijdig aanpassen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kunstenaarskerstmarkt?
- Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst, 1 voor kassa en betalingen, 1 voor catering en 1 voor praktische storingen. Bij meerdere zalen of meer dan 20 kramen is een extra aanspreekpunt per ruimte verstandig.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!