Checklist para organizar un mercadillo navideño de artistas
Un mercadillo navideño de artistas necesita coordinación mucho antes del día del evento. Primero cierra la fecha, el lugar y los permisos; después confirma a los artistas, distribuye los puestos y comunica horarios, accesos y necesidades. En la última semana tendrás que revisar materiales, voluntarios, pagos, carteles y catering. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a evitar olvidos habituales, como dejar para el final los pesos de las carpas, el cambio en efectivo o las preferencias dietéticas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Comprobar permisos
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
Invitar a artistas
2 personas
Promocionar el evento
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Confirmar participantes
Asignar números de stand
2 personas
Enviar la información a los artistas
Reclutar voluntarios
Asignar voluntarios
2 personas
Pedir el catering
Inventariar materiales
2 personas
Reservar materiales faltantes
Diseñar carteles de ruta
Elaborar el programa
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Comprobar el material de caja
Conseguir cambio en efectivo
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los materiales
3 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Montar los puestos
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Colocar los números de puesto
2 personas
Recibir a los artistas
3 personas
Guiar a los artistas hasta los puestos
3 personas
Montar las mesas de producto
6 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar la caja
2 personas
Comprobar la señalización
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Abrir las puertas
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Operar la caja
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener las mesas limpias
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Apoyar a los artistas
2 personas
Anunciar las partes del programa
Encender la iluminación
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Hacer el check-out de los artistas
3 personas
Seguimiento
Desmontar los puestos
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los materiales
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Aprovechar la comida sobrante
2 personas
Guardar el material de caja
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Revisar las facturas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 12
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesascant. 14
- Mesas altascant. 4
- Sillascant. 40
- Taburetescant. 8
- Percheroscant. 6
- Pesos para carpascant. 16
- Mantelescant. 14
- Cajas de almacenamientocant. 24
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Tazascant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 8
- Bandejascant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Baterías externascant. 4
- Terminales de pagocant. 2
- Cajas registradorascant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Micrófonos de manocant. 2
- Altavocescant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 8
Decoración
- Árboles de Navidadcant. 3
- Bolas de Navidadcant. 80
- Guirnaldas de Navidadcant. 12
- Coronas navideñascant. 6
- Flores de Pascuacant. 10
- Fondos de telacant. 12
- Números de puestocant. 12
- Carteles de rutacant. 10
- Portaprecioscant. 24
- Carteles del menúcant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Pinzascant. 6
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
- Cubetas para lavarcant. 3
- Bandejas para mantener calientecant. 4
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Papelelerascant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los permisos al menos 6 semanas antes. Si el mercadillo es al aire libre, confirma también dónde se colocarán las carpas y cómo se fijarán los pesos.
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con 3 semanas de margen. Así podrás confirmar participantes, encargar el catering y preparar acreditaciones sin cambios de última hora.
- Envía a cada artista el número de su puesto, el horario de montaje, el acceso y las indicaciones de ruta al menos 7 días antes. La distribución debe estar decidida antes de imprimir carteles y elaborar el programa.
- Haz un inventario de mesas, sillas, iluminación, cables, equipos de pago y material de caja 10 días antes. Reserva lo que falte con tiempo: las extensiones, regletas, baterías y pesos para carpas suelen olvidarse.
- Prepara bebidas, aperitivos y materiales el día anterior, y enfría las bebidas con varias horas de antelación. El día del mercadillo asigna a los voluntarios por turnos y prueba micrófonos, altavoces y terminales antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo navideño de artistas?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para cerrar fecha, ubicación, permisos e invitaciones. Deja la confirmación final de artistas, voluntarios y materiales para la última semana.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los artistas y asignar los puestos?
- Confirma la participación aproximadamente 3 semanas antes y asigna los números de puesto 10 días después. Envía la información definitiva, incluido el horario de montaje, al menos 7 días antes.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior al mercadillo?
- Deja listos los carteles, acreditaciones, programa, materiales de los puestos, caja y cambio en efectivo. También conviene preparar los aperitivos y enfriar las bebidas durante varias horas antes de la apertura.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercadillo navideño?
- Calcula al menos 1 voluntario para la bienvenida y la caja, 1 para resolver incidencias y 1 por cada zona con varios puestos. Organiza turnos de 2 a 3 horas para mantener la atención durante todo el evento.
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