Organiser un marché de Noël de quartier : la checklist

Un marché de Noël de quartier demande surtout une bonne coordination entre exposants, bénévoles et riverains. Commence par confirmer la date et le lieu, puis règle les autorisations avant de lancer les inscriptions. Le plan des stands, les horaires de montage et le stationnement doivent être communiqués assez tôt. Cette checklist t’aide à suivre les préparatifs dans l’ordre, jusqu’au stockage des denrées et au test des illuminations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Créer le plan du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions des exposants
Recueillir les régimes alimentaires des bénévoles
Envoyer les invitations
2 personnes
Informer les riverains
2 personnes
Traiter les inscriptions des bénévoles
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Faire les réservations de matériel
Réserver la collecte des déchets
Afficher le programme sur le panneau d’information
Attribuer les numéros de stand
Envoyer les instructions aux exposants
Vérifier les prévisions météo
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
Inventorier les stocks et le matériel
2 personnes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
Stocker les produits frais au froid
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Tester les lumières de Noël
2 personnes
Préparer la playlist
Préparer les points café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer le tiroir-caisse et la monnaie
2 personnes
Imprimer la liste de contacts
Préparer la protection contre les intempéries
2 personnes
Réceptionner les livraisons
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer les lumières de Noël
4 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Indiquer leur emplacement aux exposants
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les boissons chaudes
3 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Tester la caisse et le point de paiement
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir du chocolat chaud
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Diffuser de la musique de Noël
Vérifier les points lumineux
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Dire au revoir aux exposants
3 personnes
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer les guirlandes de Noël
4 personnes
Emballer la décoration
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 4
Nappeqté 12
Poids de standqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6
Bols chauffantsqté 4

Décoration

Sapin de Noëlqté 2
Boules de Noëlqté 80
Couronnes de Noëlqté 6
Branches de sapinqté 10
Guirlandes de Noëlqté 12
Personnages de Noëlqté 10
Chemins de table de Noëlqté 12
Badges nominatifsqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lanternes LEDqté 12
Piles de rechangeqté 24

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plaques chauffantesqté 2
Glacièresqté 4
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Terminal de paiement
Tiroir-caisse

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Pincesqté 6
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Boîtes de rangementqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque les autorisations et les réservations de matériel au moins 6 à 8 semaines avant le marché. Une tente, des stands, des tables et des poids de stand sont plus difficiles à trouver à la dernière minute.
Donne à chaque exposant un numéro de stand et un créneau d’arrivée au moins 7 jours avant l’événement. Ajoute un plan simple avec l’accès, le stationnement et la zone de déchargement.
Prévois les bénévoles par tranches de 2 à 3 heures, avec une personne référente pour chaque zone. Demande leurs régimes alimentaires avant de commander les repas ou les boissons chaudes.
Achète les produits non périssables plusieurs jours à l’avance, mais récupère les produits frais le jour précédent. Conserve-les au froid et vérifie les quantités de tasses, verres, assiettes et couverts.
Teste toutes les guirlandes lumineuses et les lanternes LED au moins 48 heures avant l’ouverture, avec des piles de rechange. La météo doit aussi être vérifiée à J-3 puis la veille pour adapter les consignes.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché de Noël de quartier ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les réservations de tente et de stands, ainsi que le recrutement des exposants prennent souvent le plus de temps.
Combien de temps avant faut-il contacter les exposants ?: Envoie un premier appel aux exposants 6 à 8 semaines avant le marché. Fixe une date limite d’inscription située environ 3 semaines avant l’événement pour finaliser le plan et les numéros de stand.
Quand envoyer les consignes aux bénévoles et aux exposants ?: Envoie les consignes pratiques au moins 7 jours avant l’événement. Rappelle les horaires, l’itinéraire, le stationnement, le montage et le démontage 24 à 48 heures avant l’ouverture.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël ?: La veille, vérifie les stocks, le matériel, les produits frais conservés au froid et les branchements des illuminations. Confirme aussi les prévisions météo, les horaires des bénévoles et la collecte des déchets.

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