Checklist para organizar un mercado navideño del barrio

Organizar un mercado navideño del barrio requiere coordinar permisos, puestos, voluntariado, compras y montaje en un orden claro. Esta checklist reúne 73 tareas y 53 elementos para que no dejes para el último momento la reserva del material, la recogida de residuos o las necesidades dietéticas del equipo. También contempla la información para vecinos, el plano del mercado, los números de los puestos y la comprobación de las luces y del tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Crear un plano del mercado
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Gestionar las inscripciones de los puestos
Recoger las necesidades dietéticas de los voluntarios
Enviar invitaciones
2 personas
Informar a los vecinos
2 personas
Procesar las inscripciones de voluntarios
Elaborar el horario de voluntarios
2 personas
Hacer reservas de material
Hacer la reserva para la recogida de residuos
Colocar el programa en el panel informativo
Asignar números de stand
Enviar instrucciones a los puestos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Compartir información sobre rutas y aparcamiento
Inventariar existencias y materiales
2 personas
Finalizar la lista de compras
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Guardar la compra de larga duración
2 personas
Almacenar en frío los productos refrigerados
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Probar las luces de Navidad
2 personas
Preparar la lista de reproducción de música
Preparar los puntos de café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Preparar la protección contra el clima
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Numerar los puestos
2 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar las luces de Navidad
4 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Indicar a los puestos su ubicación
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar bebidas calientes
3 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Probar la caja y el punto de pago
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir chocolate caliente
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
Poner música navideña
Comprobar puntos de luz
Informar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Despedir a los expositores
3 personas
Empaquetar los alimentos de forma segura
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Retirar la iluminación navideña
4 personas
Empacar la decoración
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 60
Mesas altascant. 4
Mantelcant. 12
Pesos para carpascant. 24

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 12
Termoscant. 6
Cuencos para mantener calientecant. 4

Decoración

Árbol de Navidadcant. 2
Bolas de Navidadcant. 80
Coronas navideñascant. 6
Ramas de pinocant. 10
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Figuras navideñascant. 10
Caminos de mesa navideñoscant. 12
Tarjetas de nombrecant. 20

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Faroles LEDcant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Planchas para mantener calientecant. 2
Neveras portátilescant. 4
Altavoz Bluetooth
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8
Terminal de pago
Cajón de la caja registradora

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Pinzascant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Cajas de almacenajecant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 3
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Confirma primero la fecha, la ubicación y los permisos; después prepara el plano y asigna los números de los puestos. Sin esa base, las instrucciones a vendedores y voluntarios llegarán tarde o serán contradictorias.
Cierra las inscripciones de los puestos antes de enviar el plano definitivo. Pide también sus necesidades concretas de espacio, electricidad y montaje para evitar cambios durante el montaje.
Organiza los turnos de voluntariado con antelación y recoge las necesidades dietéticas de cada persona. Prepara relevos suficientes para cubrir recepción, información, bebidas y desmontaje sin dejar puestos sin atención.
Haz un inventario separado de material, decoración, vajilla y alimentos. Reserva con tiempo las carpas, mesas, sillas, pesos para carpas, máquinas de café y termos; compra los productos frescos al final y guarda los refrigerados en frío.
Comprueba la previsión meteorológica y comunica rutas y aparcamiento antes del evento. Publica el programa en el panel informativo y prueba las guirnaldas de luces con baterías de repuesto antes de decorar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño del barrio?: Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar ubicación, permisos, puestos y voluntariado. Deja la compra de productos frescos para los últimos 1 o 2 días y revisa el material y la iluminación la víspera.
¿Qué hay que reservar para montar un mercado navideño?: Reserva carpas, puestos, mesas, sillas, mesas altas y pesos para carpas según el plano. Añade con antelación el servicio de recogida de residuos y cualquier equipo compartido, como máquinas de café y termos.
¿Cuándo se deben asignar los números de los puestos?: Asígnalos cuando las inscripciones estén cerradas y el plano sea estable, normalmente entre 7 y 10 días antes. Envía entonces a cada puesto su número, horario de montaje, ubicación e instrucciones de acceso.
¿Qué se revisa el día antes del mercado navideño?: Comprueba la previsión del tiempo, el inventario, las reservas, la decoración y todas las luces. Guarda los alimentos refrigerados en frío, prepara la compra de larga duración y confirma los turnos de voluntariado antes del montaje.

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