Checkliste für den Nachbarschafts-Weihnachtsmarkt

Ein Nachbarschafts-Weihnachtsmarkt braucht mehr als Stände und Lichterketten. Kläre zuerst Termin, Ort, Genehmigungen und die Anzahl der Standbetreiber. Danach folgen Marktplan, Helferplan, Einladungen, Materialreservierungen und die Abfallentsorgung. In den letzten Tagen zählen Wetterprüfung, gekühlte Produkte, getestete Weihnachtsbeleuchtung und klare Anweisungen für alle Beteiligten. Die Checkliste bündelt 73 Aufgaben und 53 benötigte Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Marktplan erstellen
2 Personen
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
Anmeldungen von Standbetreibern bearbeiten
Ernährungswünsche der Freiwilligen sammeln
Einladungen verschicken
2 Personen
Anwohner informieren
2 Personen
Anmeldungen von Freiwilligen bearbeiten
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Materialreservierungen erstellen
Abholung des Abfalls organisieren
Programm auf das Infoboard setzen
Standnummern zuweisen
Anweisungen an Standbetreiber senden
Wettervorhersage prüfen
Routen- und Parkinformationen teilen
Vorräte und Materialien inventarisieren
2 Personen
Einkaufsliste abschließen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel lagern
2 Personen
Kühlprodukte gekühlt lagern
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Weihnachtsbeleuchtung testen
2 Personen
Musik-Playlist vorbereiten
Kaffee- und Teestationen vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Kassenlade und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Kontaktliste ausdrucken
Wetterschutz bereitlegen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
Gelände absperren
3 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Stände nummerieren
2 Personen
Strom anschließen
2 Personen
Weihnachtsbeleuchtung aufhängen
4 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
Standbetreiber empfangen
3 Personen
Standbetreiber zu ihrem Platz weisen
2 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Heißgetränke vorbereiten
3 Personen
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
Mülleimer aufstellen
2 Personen
Kasse und Zahlstelle testen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen

Event

Besucher begrüßen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Heiße Schokolade servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
Weihnachtsmusik abspielen
Lichtpunkte prüfen
Letzte Besucher informieren
2 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Standbetreiber verabschieden
3 Personen
Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Weihnachtsbeleuchtung entfernen
4 Personen
Dekoration einpacken
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 2
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 60
StehtischeAnz. 4
TischdeckeAnz. 12
StandgewichteAnz. 24

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
WarmhalteschüsselnAnz. 4

Dekoration

WeihnachtsbaumAnz. 2
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtskränzeAnz. 6
TannenzweigeAnz. 10
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtsfigurenAnz. 10
WeihnachtstischläuferAnz. 12
NamensschilderAnz. 20

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhalteplattenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
Bluetooth-Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 8
Kartenterminal
Kassenschale

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2
RührschüsselnAnz. 4
ZangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 3
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Termin und Ort möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Prüfe dabei sofort, ob Genehmigungen oder Meldungen erforderlich sind und wer sie einreichen muss.
Lege den Marktplan fest, bevor du Standnummern vergibst. Plane Wege, Festzelt, Marktstände, Sitzplätze und einen gut sichtbaren Platz für das Infoboard ein.
Sammle Helferanmeldungen spätestens 3 Wochen vor dem Markt und frage dabei auch Ernährungswünsche ab. Erstelle anschließend Schichten mit mindestens 2 Personen für Aufbau, Ausschank und Abbau.
Sende Standbetreibern 7 bis 10 Tage vorher ihre Standnummer, Aufbauzeit sowie Routen- und Parkinformationen. So lassen sich Rückfragen am Markttag deutlich reduzieren.
Prüfe 2 bis 3 Tage vorher alle Vorräte und Materialien: Weihnachtsbeleuchtung testen, Ersatzbatterien bereitlegen, Kühlprodukte gekühlt lagern und die Abholung des Abfalls bestätigen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Nachbarschafts-Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Genehmigungen. Standbetreiber und Helfer sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Markt feststehen.
Wie viele Helfer braucht ein Nachbarschafts-Weihnachtsmarkt?: Plane mindestens 2 Personen für Aufbau, Ausschank und Abbau ein. Für einen kleinen Markt mit mehreren Ständen sind meist 8 bis 12 Helfer sinnvoll, damit Pausen und Schichten möglich sind.
Wann sollte man die Standbetreiber anschreiben?: Die erste Anfrage sollte 6 bis 8 Wochen vor dem Markt verschickt werden. Verbindliche Standnummern, Aufbauzeiten und Anweisungen sendest du spätestens 7 bis 10 Tage vorher.
Was muss man vor einem Weihnachtsmarkt bei schlechtem Wetter prüfen?: Prüfe die Wettervorhersage 2 bis 3 Tage vorher und nochmals am Veranstaltungstag. Kontrolliere außerdem, ob Festzelt, Standgewichte, Beleuchtung und trockene Lagerplätze für Lebensmittel bereitstehen.

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