Checklist pour organiser le marché de Noël de l’école

Un marché de Noël d’école se prépare par étapes, car les exposants, les familles et les bénévoles dépendent les uns des autres. Commencez par fixer la date, les horaires et le formulaire d’inscription, puis centralisez les besoins alimentaires, les réservations et les autorisations. À l’approche du jour J, le plan des stands, la circulation, la sécurité et le programme doivent être confirmés par écrit. Cette checklist rassemble 75 tâches et 59 éléments à prévoir, des tentes aux thermos et au matériel audio.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et les horaires
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les exposants
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Répartir les bénévoles
3 personnes
Établir la répartition des stands
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier la sécurité incendie
2 personnes
Désigner le responsable des premiers secours
Définir l'itinéraire de circulation
2 personnes
Créer les informations de stationnement
Établir le programme
2 personnes
Préparer le programme musical
2 personnes
Afficher la promotion
3 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Imprimer les étiquettes des stands
2 personnes
Imprimer les étiquettes de prix
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Préparer l’activité manuelle de Noël
4 personnes
Préparer les billets et les prix
2 personnes
Faire les courses
4 personnes
Refroidir les boissons
3 personnes
Préparer les produits non périssables
3 personnes
Vérifier les ingrédients frais
2 personnes
Préparer les caisses et la monnaie
3 personnes
Faire le briefing des bénévoles
4 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables
6 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Suspendre la décoration
5 personnes
Brancher les points d’alimentation
3 personnes
Aménager les stands
10 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Préparer des bouchées chaudes
5 personnes
Installer les caisses
3 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Tester la musique
2 personnes

Événement

Annoncer l'ouverture
2 personnes
Tenir l'entrée
3 personnes
Tenir la caisse
4 personnes
Servir le café et le thé
4 personnes
Servir du chocolat chaud
3 personnes
Servir les amuse-bouches chauds
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Encadrer l’activité de bricolage
4 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Parade du Père Noël
3 personnes
Vendre des billets de loterie
2 personnes
Organiser le tirage de la loterie
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Dégager les allées
2 personnes
Annoncer l'heure de fin

Suivi

Fermer les caisses
3 personnes
Démonter les stands
8 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Éteindre l’éclairage
3 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer le lieu
6 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Trier les objets trouvés
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Tabouretsqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 80
Verres à boireqté 120
Tassesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Assiettes en papierqté 250
Couverts réutilisablesqté 200
Louchesqté 12
Pincesqté 10
Plateaux de serviceqté 20
Thermosqté 12
Carafes d'eauqté 12

Équipement

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Marmites à soupeqté 3
Grills de contactqté 2
Glacièresqté 8
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Haut-parleursqté 2
Microphone
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteau de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Casserolesqté 6
Plats à gratinqté 8
Pinces de cuisineqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Personnages de Noëlqté 12
Chemins de tableqté 24
Draps de standqté 18
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 18
Lampes LEDqté 30
Lanternesqté 12
Pilesqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions au moins 4 à 6 semaines avant le marché et demandez dès le départ les besoins alimentaires, le matériel utilisé par chaque exposant et le nombre de personnes présentes.
Ne répartissez pas les stands au dernier moment : établissez le plan après avoir traité les inscriptions, puis imprimez les étiquettes et les panneaux d’itinéraire au moins 3 jours avant l’événement.
Prévoyez un responsable des premiers secours et vérifiez les règles de sécurité incendie avant l’installation. Gardez l’itinéraire de circulation et les informations de stationnement accessibles aux familles et aux bénévoles.
Pour le service, comptez les tasses, verres, assiettes et couverts séparément des réserves de boisson. Les thermos, bouilloires, machines à café, glacières et bacs de maintien au chaud sont souvent oubliés jusqu’au matin même.
Répartissez les bénévoles sur des créneaux précis, notamment pour l’installation, l’accueil, le service, l’activité manuelle de Noël et le rangement. Confirmez les horaires et le point de rendez-vous 48 heures avant.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël de l’école ?: Commencez environ 8 semaines avant la date prévue. Les 2 premières semaines servent à fixer les horaires, lancer les inscriptions et contacter les exposants ; gardez la dernière semaine pour les confirmations et les impressions.
Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes pour un marché de Noël scolaire ?: Laissez le formulaire ouvert pendant 2 à 3 semaines, puis prévoyez au moins 7 jours pour traiter les réponses. Ce délai permet de finaliser les stands, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles.
Quand confirmer les fournisseurs et les réservations ?: Confirmez les fournisseurs et les réservations 3 à 4 semaines avant le marché. Faites une nouvelle vérification 7 jours avant afin de contrôler les quantités, les horaires de livraison et le matériel attendu.
Quand préparer le plan des stands et les panneaux ?: Préparez le plan des stands environ 10 jours avant l’événement, une fois les inscriptions traitées. Imprimez les étiquettes, les prix et les panneaux d’itinéraire au plus tard 3 jours avant l’ouverture.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.