Checklist para organizar un mercado navideño escolar

Organizar un mercado navideño escolar requiere coordinar puestos, familias, voluntarios, proveedores y actividades en un mismo día. Esta checklist reúne el trabajo desde la publicación de la fecha hasta el montaje, la atención al público y el desmontaje. Reserva tiempo para confirmar permisos, revisar la seguridad contra incendios y recoger las preferencias dietéticas. También necesitarás planificar la circulación, la señalización, el programa musical y los materiales para servir bebidas y comida caliente.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar la fecha y los horarios
2 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Abrir el formulario de inscripción
Contactar a los puestos
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Asignar voluntarios
3 personas
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
Hacer el plano
2 personas
Confirmar proveedores
2 personas
Hacer reservas
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar la seguridad contra incendios
2 personas
Asignar al responsable de primeros auxilios
Determinar la ruta del tráfico
2 personas
Crear información de aparcamiento
Elaborar el programa
2 personas
Preparar el programa musical
2 personas
Colocar la promoción
3 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Imprimir etiquetas para los puestos
2 personas
Imprimir etiquetas de precios
2 personas
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Preparar manualidades navideñas
4 personas
Dejar listas las papeletas y los premios
2 personas
Hacer la compra
4 personas
Enfriar bebidas
3 personas
Preparar productos no perecederos
3 personas
Comprobar los ingredientes frescos
2 personas
Preparar las cajas registradoras y el cambio
3 personas
Dar la charla a los voluntarios
4 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar tiendas
6 personas
Montar mesas
6 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Colgar la decoración
5 personas
Conectar los puntos de electricidad
3 personas
Montar los puestos
10 personas
Montar el punto de café
3 personas
Preparar aperitivos calientes
5 personas
Instalar las cajas registradoras
3 personas
Colocar la señalización
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Probar la música
2 personas

Evento

Anunciar la apertura
2 personas
Atender la entrada
3 personas
Atender la caja
4 personas
Servir café y té
4 personas
Servir chocolate caliente
3 personas
Servir aperitivos calientes
5 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Coordinar la actividad de manualidades
4 personas
Proporcionar la música
2 personas
Recorrido de Papá Noel
3 personas
Vender boletos de la lotería
2 personas
Realizar el sorteo
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener despejados los pasillos
2 personas
Anunciar la hora de cierre

Seguimiento

Cerrar las cajas
3 personas
Desmontar los puestos
8 personas
Recoger mesas y sillas
6 personas
Apagar la iluminación
3 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar el lugar
6 personas
Retirar los residuos
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Clasificar los objetos perdidos
2 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 18
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 4
Taburetescant. 20

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 80
Vasoscant. 120
Tazascant. 100
Platos de postrecant. 100
Platos de papelcant. 250
Cubiertos reutilizablescant. 200
Cucharonescant. 12
Pinzascant. 10
Bandejas de servircant. 20
Termoscant. 12
Jarras de aguacant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Ollas para sopacant. 3
Parrillas de contactocant. 2
Neveras portátilescant. 8
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Altavocescant. 2
Micrófono
Terminales de pagocant. 3
Cajas registradorascant. 3

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillo de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Sartenescant. 6
Fuentes para hornocant. 8
Pinzas de cocinacant. 8

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Figuras navideñascant. 12
Manteles runnerscant. 24
Manteles para puestoscant. 18
Tarjetas de nombrecant. 40

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 18
Lámparas LEDcant. 30
Farolescant. 12
Bateríascant. 40

Limpieza

Papeleracant. 12
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Publica la fecha, los horarios y el formulario de inscripción con varias semanas de antelación. Cierra las inscripciones antes de asignar puestos y voluntarios, para trabajar con cifras definitivas.
Confirma a cada puesto qué mesa, carpa, toma eléctrica y horario de montaje tendrá. Haz el plano y la distribución cuando ya conozcas el número de puestos, no antes.
No dejes los permisos ni la seguridad para la última semana. Comprueba también la ruta del tráfico, el aparcamiento y quién será responsable de primeros auxilios durante toda la jornada.
Calcula la vajilla y el servicio por separado para bebidas calientes, comida y postres. Etiquetas de puestos, precios y carteles de ruta deben estar impresos antes del día del mercado.
Prepara un programa con horas concretas para la música, las manualidades navideñas, las papeletas y la entrega de premios. Asigna a una persona para cada actividad y otra para resolver incidencias.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un mercado navideño escolar?: Empieza al menos 8 semanas antes. En las primeras 2 semanas fija la fecha y el horario, abre las inscripciones y contacta con los puestos; después podrás cerrar el plano, los voluntarios y los proveedores.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado navideño escolar?: Calcula como mínimo 1 responsable por cada puesto, más 2 personas para coordinación, 1 para primeros auxilios y 2 para montaje y desmontaje. Para 10 puestos, empieza con unas 15 personas y ajusta según el programa.
¿Qué hay que preparar para servir bebidas calientes?: Prepara cafeteras, teteras, termos, tazas, vasos, cucharones, pinzas, bandejas y alargadores si el equipo necesita electricidad. Comprueba todo entre 3 y 5 días antes y etiqueta las zonas de café, té y agua.
¿Cuándo hay que imprimir los carteles y las etiquetas?: Imprime las etiquetas de puestos, precios y carteles de ruta entre 3 y 7 días antes, cuando el plano y los precios ya estén confirmados. Guarda un pequeño lote adicional para sustituir carteles dañados o corregir cambios de última hora.

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