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Schulweihnachtsmarkt organisieren: die komplette Checkliste

Ein Schulweihnachtsmarkt braucht mehr Vorlauf als nur gebastelte Dekoration und Verkaufsstände. Mit 75 Planungsschritten und 59 benötigten Gegenständen behältst du Anmeldungen, Helfer, Sicherheit, Technik und Ausstattung im Blick. Beginne mit Termin, Genehmigungen und Standbetreibern und plane danach Lageplan, Programm und Beschilderung. So fehlen am Veranstaltungstag weder Stromanschlüsse noch warme Getränke, Geschirr oder ein klarer Ansprechpartner.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Uhrzeiten veröffentlichen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    3 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Standbetreiber kontaktieren

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    3 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Lieferanten bestätigen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Brandschutz prüfen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Verantwortlichen bestimmen

  • Verkehrsroute festlegen

    2 Personen

  • Parkinformationen erstellen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Musikprogramm vorbereiten

    2 Personen

  • Werbung aufhängen

    3 Personen

  • Social-Media-Beiträge posten

  • Standetiketten drucken

    2 Personen

  • Preisschilder drucken

    2 Personen

  • Wegweiser vorbereiten

    2 Personen

  • Weihnachtsbasteln vorbereiten

    4 Personen

  • Lose und Preise bereitlegen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    4 Personen

  • Getränke kühlen

    3 Personen

  • Haltbare Produkte bereitstellen

    3 Personen

  • Frische Zutaten kontrollieren

    2 Personen

  • Kassen und Wechselgeld vorbereiten

    3 Personen

  • Volunteer-Briefing geben

    4 Personen

  • Gelände kontrollieren

    3 Personen

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische aufstellen

    6 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    5 Personen

  • Stromanschlüsse anschließen

    3 Personen

  • Stände einrichten

    10 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    3 Personen

  • Warme Snacks vorbereiten

    5 Personen

  • Kassen installieren

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

Event

  • Eröffnung ankündigen

    2 Personen

  • Eingang besetzen

    3 Personen

  • Kasse bedienen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    4 Personen

  • Heiße Schokolade servieren

    3 Personen

  • Warme Snacks servieren

    5 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Bastelaktivität betreuen

    4 Personen

  • Musik organisieren

    2 Personen

  • Rundgang des Weihnachtsmanns

    3 Personen

  • Lotterielose verkaufen

    2 Personen

  • Lotterieziehung durchführen

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Fluchtwege freihalten

    2 Personen

  • Endzeit ansagen

Nachbereitung

  • Kassen abschließen

    3 Personen

  • Stände leerräumen

    8 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    6 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

    3 Personen

  • Zelte abbauen

    6 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Location reinigen

    6 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    3 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Gefundene Gegenstände sortieren

    2 Personen

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 6
  • MarktständeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 18
  • KlappstühleAnz. 80
  • BiertischeAnz. 8
  • BarhockerAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 4
  • HockerAnz. 20

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • TeegläserAnz. 80
  • TrinkgläserAnz. 120
  • TassenAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • PapptellerAnz. 250
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 200
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ZangenAnz. 10
  • ServierschalenAnz. 20
  • ThermoskannenAnz. 12
  • WasserkaraffenAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • SuppenkesselAnz. 3
  • KontaktgrillsAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • KartenterminalsAnz. 3
  • KassenAnz. 3

Küche

  • SchneidebretterAnz. 8
  • KochmesserAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 8
  • PfannenAnz. 6
  • AuflaufformenAnz. 8
  • KüchenzangenAnz. 8

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 4
  • WeihnachtskugelnAnz. 120
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 20
  • WeihnachtskränzeAnz. 8
  • WeihnachtsfigurenAnz. 12
  • TischläuferAnz. 24
  • StandtücherAnz. 18
  • NamensschilderAnz. 40

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 18
  • LED-LampenAnz. 30
  • LaternenAnz. 12
  • BatterienAnz. 40

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • EimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 6
  • BesensetsAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 30
  • HandseifenspenderAnz. 8
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Veröffentliche Datum und Uhrzeit früh und öffne das Anmeldeformular mit einer festen Frist. Plane nach Anmeldeschluss Zeit ein, um Ernährungswünsche zu erfassen, Standbetreiber zu bestätigen und die Standaufteilung zu erstellen.
  • Prüfe Genehmigungen, Brandschutz und Verkehrsroute spätestens mehrere Wochen vor dem Markt. Lege außerdem Parkinformationen und einen Erste-Hilfe-Verantwortlichen fest, damit diese Angaben nicht erst am Veranstaltungstag gesucht werden.
  • Erstelle den Lageplan erst, wenn die Stände und benötigten Anschlüsse geklärt sind. Markiere Marktstände, Partyzelte, Sitzbereiche, Wegweiser sowie die Position von Lautsprechern und Mikrofon.
  • Teste Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Warmhaltebehälter, Suppenkessel und Kontaktgrills vorab an den vorgesehenen Stromkreisen. Rechne Verlängerungskabel, Kühlboxen und zusätzliche Wärmequellen nicht erst beim Aufbau ein.
  • Drucke Standetiketten, Preisschilder und Wegweiser einige Tage vor dem Markt und packe Lose, Preise sowie Bastelmaterial getrennt nach Programmpunkt. Teile Freiwillige in Schichten ein, statt alle Helfer nur einer allgemeinen Aufgabenliste zuzuordnen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Schulweihnachtsmarkt organisieren?
Starte die Planung mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten 2 Wochen sollten Termin, Uhrzeit, Anmeldeformular und die Kontaktaufnahme mit Standbetreibern stehen; Genehmigungen und Brandschutz dürfen nicht bis zur letzten Woche warten.
Was braucht man für einen Schulweihnachtsmarkt an Ausstattung?
Plane neben Marktständen und Tischen auch Sitzmöbel, Geschirr, Thermoskannen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Warmhaltebehälter ein. Für Technik und Versorgung solltest du mindestens 2 Wochen vorher Strom, Verlängerungskabel, Lautsprecher und Mikrofon testen.
Wie viele Helfer braucht ein Schulweihnachtsmarkt?
Teile die Helfer mindestens in drei Bereiche ein: Aufbau und Abbau, Betreuung der Stände sowie Programm und Erste Hilfe. Plane pro Bereich mehrere Personen pro Schicht und erstelle den Einsatzplan spätestens 7 Tage vorher, damit Ausfälle noch ersetzt werden können.
Wann sollte die Anmeldung für Stände geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Markt. So bleiben mindestens 14 Tage für Rückfragen, Ernährungswünsche, Lieferantenbestätigungen, Standaufteilung und den Lageplan.

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