Checklist pour organiser un marché de Noël dans une serre

Un marché de Noël dans une serre demande une préparation précise : l’espace est couvert, mais les allées, les sorties et les branchements doivent rester accessibles. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions des vendeurs jusqu’au vin chaud servi le jour J. Elle couvre aussi la répartition des stands, l’accueil des bénévoles, la signalétique, les paiements et le matériel souvent oublié. Prévoyez un planning distinct pour l’installation et le démontage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la salle et le site
Inviter les vendeurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des tentes de réception
Répartir les stands
2 personnes
Répartir les vendeurs
Planifier les bénévoles
Envoyer les informations aux vendeurs
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Élaborer les parcours de marche
2 personnes
Dégager les sorties de secours
2 personnes
Concevoir les cartes de prix
Imprimer le plan
Imprimer les cartes de prix
Créer la signalisation
2 personnes
Vérifier la décoration de Noël
2 personnes
Réparer les décorations de Noël
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Retirer de la monnaie
Recharger les terminaux de paiement
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la soupe
3 personnes
Portionner les biscuits et les gâteaux
2 personnes
Préparer le vin chaud
2 personnes
Trier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
Emballer le matériel par stand
3 personnes
Charger le transport
4 personnes
Aérer la serre
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Doter les stands de tables
4 personnes
Installer les nappes
3 personnes
Installer les sapins de Noël
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Sécuriser les câbles
2 personnes
Tester l'éclairage et l'alimentation
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer les caisses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Mettre les buffets en place
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Réchauffer la soupe
2 personnes
Réchauffer le vin chaud
2 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Guider les vendeurs vers les stands
3 personnes
Instruire l’équipe d’ouverture
2 personnes

Événement

Tenir l'entrée
2 personnes
Tenir les caisses
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir du vin chaud
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les toilettes
Réanimer les stocks
2 personnes
Annoncer la dernière vente

Suivi

Laisser les vendeurs décharger
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Emballer les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Fermer les caisses
2 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Démonter la décoration
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Remettre le mobilier en place
5 personnes
Balayer et passer la serpillière dans la serre
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de marchéqté 12
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 80
Tables de caisseqté 2
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 8
Poteaux de balisageqté 12
Tentes de réceptionqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 100
Verres à vinqté 150
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 10
Pinces de serviceqté 10

Décoration

Sapins de Noëlqté 2
Couronnes de Noëlqté 6
Guirlandes de Noëlqté 12
Boules de Noëlqté 200
Nappesqté 20
Personnages de Noëlqté 20
Supports de prixqté 100
Badges nominatifsqté 50
Supports de sapin de Noëlqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 20
Lanternes LEDqté 12
Bougies LEDqté 30
Lampes de travailqté 6

Équipement

Caisses de caisseqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Câbles de rechargeqté 6
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Passe-câblesqté 20
Tables hautesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Samovarsqté 3
Plaques à inductionqté 3
Marmites à soupeqté 3
Casserolesqté 4
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Mesures à verserqté 4
Thermomètres de cuisineqté 3

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la circulation avant d’installer les tables : gardez les sorties de secours dégagées et prévoyez des parcours suffisamment larges pour deux personnes qui se croisent avec un sac. Placez les poteaux de balisage et la signalétique avant l’arrivée des vendeurs.
Demandez les besoins alimentaires des exposants au moment de l’inscription, puis envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant le marché. Indiquez clairement l’horaire d’installation, l’emplacement du stand et les points d’alimentation disponibles.
Testez chaque terminal de paiement et rechargez-les la veille. Prévoyez aussi de la monnaie dans les caisses : les premiers achats se font souvent en espèces avant que les visiteurs aient repéré les tables de caisse.
Préparez les boissons chaudes par petites quantités pour éviter qu’elles refroidissent ou restent trop longtemps en attente. Le café, le thé, la soupe et le vin chaud nécessitent des tasses, des gobelets, des louches et des plateaux accessibles au point de service.
Ne laissez pas l’éclairage et les décorations pour la dernière heure. Installez les guirlandes LED, lanternes et bougies LED avant les tables, vérifiez les lampes de travail et contrôlez que les sapins, couronnes et guirlandes ne gênent ni les stands ni les passages.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël dans une serre ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’inviter les vendeurs, de traiter les inscriptions, de répartir les stands et de réserver les tentes de réception si nécessaire.
Quand faut-il envoyer les informations aux exposants ?: Envoyez les consignes au moins 7 jours avant l’événement, avec l’horaire d’installation, le plan, l’emplacement du stand et les informations sur les branchements. Renvoyez un rappel 24 heures avant l’ouverture.
Comment organiser les stands dans une serre ?: Dessinez le plan avant la livraison du mobilier et gardez les sorties de secours libres sur toute leur largeur. Prévoyez au moins une zone centrale dégagée et vérifiez le parcours avec les tables, chaises et porte-manteaux en place.
Que préparer la veille d’un marché de Noël ?: La veille, vérifiez l’éclairage, les paiements, la monnaie, la signalétique et les décorations. Préparez également les portions de biscuits et de gâteaux, les contenants et les ingrédients nécessaires au café, au thé, à la soupe et au vin chaud.

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