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Weihnachtsmarkt im Gewächshaus organisieren: die Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt im Gewächshaus braucht mehr als Stände und Lichterketten. Du musst Verkäufer anmelden, Flächen und Laufwege planen, Stromanschlüsse prüfen und Helfer einteilen. Besonders leicht werden Wechselgeld, Preisschildhalter, Arbeitslichter und freie Notausgänge übersehen. Diese Checkliste führt dich von der Bestätigung des Geländes bis zur Vorbereitung von Glühwein, Suppe, Kaffee, Tee und Gebäck.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gewächshaus und Gelände bestätigen

  • Verkäufer einladen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Partyzelte reservieren

  • Stände einteilen

    2 Personen

  • Verkäufer einteilen

  • Freiwillige einteilen

  • Verkäuferinformationen versenden

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Laufstrecken ausarbeiten

    2 Personen

  • Notausgänge freihalten

    2 Personen

  • Preisschilder entwerfen

  • Lageplan drucken

  • Preisschilder drucken

  • Beschilderung erstellen

    2 Personen

  • Weihnachtsdekoration prüfen

    2 Personen

  • Weihnachtsdekoration reparieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Bargeld-Wechselgeld holen

  • Bezahlgeräte aufladen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Suppe vorbereiten

    3 Personen

  • Kekse und Kuchen portionieren

    2 Personen

  • Glühwein vorbereiten

    2 Personen

  • Geschirr und Glaswaren sortieren

    2 Personen

  • Materialien pro Stand verpacken

    3 Personen

  • Transport beladen

    4 Personen

  • Gewächshaus belüften

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Stände mit Tischen ausstatten

    4 Personen

  • Tischdecken auflegen

    3 Personen

  • Weihnachtsbäume aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    4 Personen

  • Kabel sicher verlegen

    2 Personen

  • Licht und Strom testen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Kassen einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Buffets bereitstellen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Suppe auf Temperatur bringen

    2 Personen

  • Glühwein erhitzen

    2 Personen

  • Verkäufer empfangen

    3 Personen

  • Verkäufer zu den Ständen begleiten

    3 Personen

  • Eröffnungsteam einweisen

    2 Personen

Event

  • Eingang besetzen

    2 Personen

  • Kassen besetzen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Glühwein ausschenken

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Bestand auffüllen

    2 Personen

  • Letzten Verkauf ankündigen

Nachbereitung

  • Verkäufer ausladen lassen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Essensreste sicher verpacken

    2 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Kassen abschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration abbauen

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    5 Personen

  • Gewächshaus fegen und wischen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Materialien einladen

    4 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarkttischeAnz. 12
  • BiertischeAnz. 6
  • StühleAnz. 80
  • KassentischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • PartyzelteAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • KaffeebecherAnz. 100
  • WeingläserAnz. 150
  • TellerAnz. 250
  • BestecksetsAnz. 250
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierlöffelAnz. 10
  • ServierzangenAnz. 10

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 2
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • WeihnachtskugelnAnz. 200
  • TischdeckenAnz. 20
  • WeihnachtsfigurenAnz. 20
  • PreisschildhalterAnz. 100
  • NamensschilderAnz. 50
  • WeihnachtsbaumständerAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 20
  • LED-LaternenAnz. 12
  • StumpenkerzenAnz. 30
  • ArbeitslichterAnz. 6

Ausstattung

  • KassenkistenAnz. 3
  • BezahlgeräteAnz. 3
  • LadekabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabelmattenAnz. 20
  • StehtischeAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • HeißwasserurnenAnz. 3
  • InduktionsplattenAnz. 3
  • SuppenkesselAnz. 3
  • KochtöpfeAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • MesskannenAnz. 4
  • KüchenthermometerAnz. 3

Reinigung

  • BesensetsAnz. 3
  • BlechdosenAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20
  • Erste-Hilfe-Koffer

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Gewächshaus und Gelände spätestens 8 Wochen vor dem Markt und kläre, wann Aufbau und Abbau möglich sind. So kannst du Partyzelte, Markttische und Biertische passend reservieren.
  • Schließe die Verkäuferanmeldung etwa 4 Wochen vorher ab. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und teile die Stände anschließend nach Angebot, Strombedarf und Platz ein.
  • Prüfe Stromanschlüsse und Beleuchtung mindestens 7 Tage vor dem Termin. LED-Lichterketten und Laternen reichen nicht als Arbeitslicht an Kassen und Ausgabestellen; plane dafür eigene Arbeitslichter ein.
  • Drucke Lageplan, Beschilderung und Preisschilder 2 bis 3 Tage vorher. Lege außerdem Namensschilder, Preisschildhalter und Kassenkisten gesammelt bereit, damit sie beim Aufbau nicht zwischen Dekoration und Geschirr verschwinden.
  • Bereite Glühwein, Suppe, Kaffee, Tee, Kekse und Kuchen erst kurz vor der Ausgabe vor, aber portioniere Kuchen und Gebäck schon am selben Tag. Hole Wechselgeld und lade die Bezahlgeräte spätestens am Vorabend auf.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt im Gewächshaus organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher mit der Bestätigung des Gewächshauses, der Verkäuferanfrage und der Reservierung von Zelten und Mobiliar. Vier Wochen vorher sollten die Anmeldungen und die Standaufteilung weitgehend abgeschlossen sein.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt im Gewächshaus?
Plane mindestens eine Person für die Koordination, eine für Kasse und Bezahlung sowie je eine Ansprechperson für Aufbau, Verkäufer und Verpflegung ein. Bei mehr als 10 Verkaufsständen sind zusätzliche Helfer für Laufwege, Nachfüllen und Abfall sinnvoll.
Wann sollte man Glühwein und Essen für den Weihnachtsmarkt vorbereiten?
Stelle Kaffee und Tee kurz vor Beginn bereit und bereite Glühwein, Suppe sowie portioniertes Gebäck am Veranstaltungstag vor. Plane dafür mindestens 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass ein, damit die Ausgabe pünktlich starten kann.
Was wird bei einem Weihnachtsmarkt im Gewächshaus oft vergessen?
Häufig fehlen Wechselgeld, geladene Bezahlgeräte, Preisschildhalter und ausreichendes Arbeitslicht. Kontrolliere diese Punkte am Vorabend und halte Notausgänge sowie die Laufwege während des Aufbaus und der Veranstaltung frei.

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