Checklist pour organiser un marché de Noël d'entreprise

Un marché de Noël d'entreprise demande une préparation suivie, surtout si plusieurs stands, fournisseurs et équipes interviennent le même jour. Commencez par fixer la date, le lieu et le plan du marché, puis avancez vers les réservations, les invitations et le suivi des inscriptions. Les dernières semaines servent à confirmer les livraisons, les besoins alimentaires et la répartition des équipes. Cette checklist vous aide à garder le bon ordre jusqu'à l'installation et au contrôle du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
Faire les réservations
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Enregistrer les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Partager le programme et les horaires
Confirmer les livraisons
Répartir les bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches des écuries
2 personnes
Créer les menus
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le plan
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
Commander des boissons
Vérifier la décoration
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Libérer la chambre froide
2 personnes
Faire les courses de produits frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Créer les étiquettes d'allergènes
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer les stands du marché
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Décorer le sapin de Noël
2 personnes
Aménager les buffets
4 personnes
Mettre en place les points boissons
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Aménager l’entrée et l’accueil
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Expliquer les informations sur les allergènes
Animer le moment photo
2 personnes
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

Réfrigérer les restes
3 personnes
Démonter les buffets
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les stands du marché
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les éléments réfrigérants
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger la décoration
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 6
Tables pliantesqté 10
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 60
Nappesqté 16
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Verresqté 120
Tasses à caféqté 80
Tassesqté 80
Couvertsqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de service pour saucesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plaques à inductionqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Lecteur audio

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Multiprisesqté 6

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Personnages de Noëlqté 10
Décorations de tableqté 12
Étiquettes de menuqté 8
Badges nominatifsqté 80
Cornetsqté 100
Porte-serviettes de Noëlqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le plan du marché avant de réserver le mobilier : prévoyez les emplacements des stands, les tables, les zones de circulation et les prises électriques. Gardez une allée libre d'au moins 1 mètre.
Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et les régimes alimentaires. Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant l'événement afin de finaliser les quantités et les badges nominatifs.
Confirmez chaque livraison 3 à 5 jours avant le marché, y compris les stands, les boissons et le matériel technique. Demandez l'heure d'arrivée et vérifiez qui réceptionnera les colis.
Achetez les produits non périssables en avance, puis les produits frais dans les 24 à 48 heures précédant l'événement. Libérez la chambre froide avant cette dernière course pour avoir une vue réelle de l'espace disponible.
Testez les machines à café, bouilloires, rallonges, multiprises, haut-parleurs et microphone la veille. Préparez aussi les étiquettes d'allergènes avant l'installation, pas au moment du service.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël d'entreprise ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, réserver les fournisseurs, envoyer les invitations et organiser les bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour un marché de Noël d'entreprise ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant l'événement, puis fixez une date limite d'inscription 7 jours avant. Vous pourrez ainsi traiter les réponses, recueillir les allergies et préparer les badges.
Combien de temps avant faut-il confirmer les livraisons ?: Confirmez les livraisons 3 à 5 jours avant le marché. Notez pour chaque fournisseur l'heure prévue, le point de déchargement et la personne chargée de réceptionner le matériel.
Quand acheter les produits frais pour un marché de Noël ?: Faites les courses de produits frais dans les 24 à 48 heures avant l'événement. Les produits non périssables peuvent être achetés plus tôt, tandis que les boissons et les quantités finales doivent être vérifiées après les inscriptions.

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