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Firmenweihnachtsmarkt organisieren: die komplette Checkliste

Ein Firmenweihnachtsmarkt braucht mehr als Stände, Glühwein und Dekoration. Du musst früh klären, wo der Markt stattfindet, wie die Fläche aufgeteilt wird und welche Lieferanten, Geräte und Helfer gebraucht werden. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung, von Datum und Einladungen bis zu Anmeldungen, Allergiekennzeichnung, Lieferungen und dem letzten Einkauf. So erkennst du rechtzeitig, was oft erst kurz vor Beginn auffällt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Marktaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Lieferanten auswählen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen erfassen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Zeiten teilen

  • Lieferungen bestätigen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Aufgaben in den Ställen verteilen

    2 Personen

  • Menükarten erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Lageplan drucken

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Haltbare Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Getränke bestellen

  • Dekoration überprüfen

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Kühlraum freimachen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Allergenkennzeichnungen erstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Marktstände aufstellen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Weihnachtsbaum schmücken

    2 Personen

  • Buffets einrichten

    4 Personen

  • Getränkepunkte einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Namensschilder platzieren

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Eingang und Empfang einrichten

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde gehen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Informationen zu Allergenen erläutern

  • Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • Verabschiedung der Gäste begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    3 Personen

  • Buffets abbauen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Marktstände abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Kühlmaterialien reinigen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Dekoration verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 6
  • KlappischeAnz. 10
  • StehtischeAnz. 6
  • StühleAnz. 60
  • TischdeckenAnz. 16
  • HockerAnz. 12

Geschirr

  • TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • GläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TassenAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 16
  • Servierplatten für SaucenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • InduktionskochplattenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Musikplayer

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 10
  • LED-LampenAnz. 12
  • SteckdosenleistenAnz. 6

Dekoration

  • Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 60
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • WeihnachtskränzeAnz. 4
  • WeihnachtsfigurenAnz. 10
  • TischdekorationenAnz. 12
  • MenuschilderAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 80
  • SpitztütenAnz. 100
  • WeihnachtsserviettenhalterAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • HandtuchspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum und Ort möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Erst danach lassen sich Marktaufteilung, Reservierungen, Lieferungen und Einladungen zuverlässig planen.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend statt erst am Veranstaltungstag. Plane die endgültige Anzahl spätestens 3 bis 5 Tage vorher für Einkauf, Menü- und Allergenkennzeichnung ein.
  • Prüfe Technik und Wärmeversorgung mindestens einen Tag vorher. Teste Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Warmhaltebehälter, Induktionskochplatten, Lautsprecher und Mikrofon gemeinsam mit den Verlängerungskabeln.
  • Räume den Kühlraum vor den frischen Einkäufen frei und bestelle Getränke mit Puffer. Für den Aufbau solltest du außerdem Lageplan, Namensschilder und Menükarten bereits gedruckt bereithalten.
  • Teile Helfer nicht nur allgemein ein, sondern für einzelne Stände und Zeitfenster. Eine Einteilung für Aufbau, Ausgabe, Nachfüllen und Abbau verhindert, dass am Abend plötzlich niemand für einen Stand zuständig ist.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Firmenweihnachtsmarkt planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Marktaufteilung und Lieferanten. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Was muss man für einen Firmenweihnachtsmarkt einkaufen?
Neben haltbaren und frischen Lebensmitteln brauchst du Getränke, Geschirr, Besteck und Ausgabegeschirr wie Servierschalen und Saucenplatten. Rechne die endgültigen Mengen 3 bis 5 Tage vor dem Markt anhand der Anmeldungen nach.
Welche Technik braucht ein Firmenweihnachtsmarkt?
Plane je nach Fläche Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen, Warmhaltebehälter, Induktionskochplatten, Kühlboxen und Eiswürfelbehälter ein. Verlängerungskabel, Bluetooth-Lautsprecher und Mikrofon solltest du spätestens am Vortag testen.
Wann sollte man die Helfer für den Firmenweihnachtsmarkt einteilen?
Teile die Freiwilligen mindestens 7 Tage vorher konkreten Ständen und Zeitfenstern zu. Aktualisiere den Plan nach dem Anmeldeschluss und gib ihn spätestens 1 bis 2 Tage vor dem Aufbau an alle Beteiligten weiter.

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