Organiser un marché de Noël caritatif : la checklist complète

Un marché de Noël caritatif demande plus qu’une liste de stands et de décorations. Il faut verrouiller la date, le lieu, les autorisations, l’association bénéficiaire et l’objectif de collecte avant de lancer les inscriptions. Cette checklist de 80 tâches et 69 équipements suit l’organisation dans l’ordre, des premières décisions au rangement. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : monnaie, terminaux de paiement, besoins alimentaires, branchements électriques et planning des bénévoles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le budget et l’objectif de collecte
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Définir l’association caritative
2 personnes
Répartir les stands et les emplacements
2 personnes
Contacter les vendeurs et les associations caritatives
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Contacter les sponsors
2 personnes
Créer une page de dons
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la liste des fournisseurs
Faire les réservations
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Tester les moyens de paiement
2 personnes
Gérer l'argent liquide et la monnaie
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les décorations
2 personnes
Récupérer les stands du marché
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les biscuits et le gâteau
3 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
Vérifier les prévisions météo

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’électricité et l’éclairage
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Monter les stands de marché
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Accueil des vendeurs
2 personnes
Installer les tables de vente
4 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer des amuse-bouches chauds
3 personnes
Installer le point de dons
2 personnes
Compter et préparer les caisses
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Assurer l'entrée et l'accueil
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Accompagner le marché de Noël
2 personnes
Vendre la restauration
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons chaudes
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Soutenir les stands en cours de route
2 personnes
Prélever régulièrement l’excédent des caisses
2 personnes
Annoncer le dernier tour de vente
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
2 personnes
Clôturer les ventes et les dons
2 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes
Ranger les caisses en lieu sûr
2 personnes

Suivi

Démonter les stands du marché
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer l’éclairage et la décoration
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
2 personnes
Vider les équipements de refroidissement
2 personnes
Vérifier le montant du don
2 personnes
Transférer le produit
Remercier les sponsors et les bénévoles
2 personnes
Publier les résultats en ligne
Archiver l’administration et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables de buffetqté 4
Nappes de tableqté 14
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 180
Verres réutilisablesqté 180
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 18
Carafesqté 8
Thermosqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 3
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Couvertures isolantesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Louchesqté 10
Pinces de cuisineqté 8
Supports pour filmqté 2
Thermomètresqté 2

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Crèche de Noël
Décorations de tableqté 14

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Lanternes LEDqté 10
Pilesqté 24
Lampes d'extérieurqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Don

Boîtes à donsqté 4
Cartes de don QRqté 100

Bureau

Caissesqté 4
Bacs de comptage d’argentqté 4
Bacs à monnaieqté 4
Étiquettes de prixqté 100
Marqueursqté 20
Stylosqté 20
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 8
Presse-papiersqté 6
Formulaires de paiementqté 100
Étiquettes nominativesqté 100
Panneaux d’orientationqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Gilets de bénévolesqté 20

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Tapis antidérapantsqté 10
Passe-câblesqté 12
Extincteursqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Vérifiez immédiatement les autorisations, les déclarations nécessaires, l’accès à l’électricité et la possibilité d’installer des tentes, des tables et des stands.
Ne publiez pas le formulaire d’inscription avant d’avoir défini les emplacements. Prévoyez un plan numéroté des stands et demandez aux vendeurs leurs besoins en table, chaise, alimentation électrique et espace de rangement.
Calculez séparément les recettes des ventes, les dons et les dépenses. Testez chaque terminal de paiement 3 à 5 jours avant l’événement et préparez suffisamment de monnaie pour les premiers achats en espèces.
Pour le buffet, confirmez les quantités et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant. Réservez les machines à café, bouilloires, thermos, bacs de maintien au chaud, vaisselle réutilisable et glacières avant de faire les courses.
Établissez le planning des bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures. Prévoyez une équipe pour l’installation, une personne responsable de l’argent, une relève aux stands d’accueil et assez de bras pour récupérer puis ranger les stands du marché.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël caritatif ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et les autorisations, contacter les vendeurs et l’association, recruter les bénévoles et communiquer sur la collecte.
Quand contacter les vendeurs pour un marché de Noël caritatif ?: Contactez-les 6 à 8 semaines avant la date, puis confirmez leur présence et leurs besoins 2 à 3 semaines avant. Vous pourrez ainsi finaliser le plan des stands, les tables et les branchements électriques.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un marché de Noël ?: Pour une première estimation, comptez 2 à 3 boissons par personne sur les 2 premières heures, puis ajustez selon la durée et la météo. Ajoutez une marge de 10 à 15 % et distinguez les boissons chaudes des boissons froides.
Quand préparer les paiements et la collecte des dons ?: Créez la page de dons dès que l’association caritative est confirmée, idéalement 4 à 6 semaines avant. Testez les terminaux de paiement 3 à 5 jours avant et préparez la caisse, la monnaie et la procédure de remise des espèces la veille.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.