Weihnachtsbasar für einen guten Zweck organisieren

Ein Weihnachtsbasar für einen guten Zweck braucht mehr als dekorierte Marktstände. Du musst früh klären, welche Organisation unterstützt wird, wie viel Geld gesammelt werden soll und ob Genehmigungen nötig sind. Danach folgen Anmeldungen, Helferplan, Programm, Verpflegung und Zahlungswege. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Abbau und hilft besonders bei den Punkten, die am Veranstaltungstag oft zu spät auffallen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Budget und Zielbetrag festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Guten Zweck festlegen
2 Personen
Marktstände und Stände einteilen
2 Personen
Verkäufer und Wohltätigkeitsorganisationen ansprechen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Beiträge posten
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Spendenseite erstellen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Verkäuferliste bestätigen
Reservierungen vornehmen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwilligenplan erstellen
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
Zahlungsmöglichkeiten testen
2 Personen
Bargeld und Wechselgeld organisieren
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Dekorationen sortieren
2 Personen
Marktstände abholen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kekse und Kuchen vorbereiten
3 Personen
Wegweiser vorbereiten
Wettervorhersage prüfen

Event

Location öffnen
2 Personen
Strom und Beleuchtung prüfen
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Marktstände aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Stände nummerieren
2 Personen
Verkäufer empfangen
2 Personen
Verkaufstische einrichten
4 Personen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Warme Snacks zubereiten
3 Personen
Spendenpunkt einrichten
2 Personen
Kassen zählen und bereitstellen
2 Personen
Toilettenanlagen prüfen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Einlass und Empfang besetzen
2 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Weihnachtsmarkt begleiten
2 Personen
Catering verkaufen
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Warme Getränke nachfüllen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische sauber halten
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Stände zwischendurch unterstützen
2 Personen
Kassen zwischendurch abrechnen
2 Personen
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
Besucher sicher abreisen lassen
2 Personen
Verkäufe und Spenden abschließen
2 Personen
Reste gekühlt lagern
2 Personen
Kassen sicher aufbewahren
2 Personen

Nachbereitung

Marktstände abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Beleuchtung und Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien zurückbringen
2 Personen
Kühlmaterialien leeren
2 Personen
Spendenbetrag prüfen
2 Personen
Einnahmen überweisen
Sponsoren und Freiwillige bedanken
2 Personen
Ergebnisse online veröffentlichen
Unterlagen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
BuffetischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 14
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
Wiederverwendbare GläserAnz. 180
TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 18
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
KartenterminalsAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
IsolierdeckenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierlöffelAnz. 10
KüchenzangenAnz. 8
FolienhalterAnz. 2
ThermometerAnz. 2

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 4
Krippe
TischdekorationenAnz. 14

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 10
BatterienAnz. 24
AußenlampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
SpülbeckenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Spende

SpendendosenAnz. 4
QR-SpendenkartenAnz. 100

Büro

KassenboxenAnz. 4
GeldzählkästenAnz. 4
WechselgeldkassenAnz. 4
PreisschilderAnz. 100
StifteAnz. 20
StifteAnz. 20
KlebebandAnz. 8
ScherenAnz. 8
KlemmbretterAnz. 6
AbrechnungsformulareAnz. 100
NamensaufkleberAnz. 100
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 8
FreiwilligenwestenAnz. 20

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 6
Rutschfeste MattenAnz. 10
KabelmattenAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 2
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Tipps

Lege Zielbetrag, Budget und Spendenweg fest, bevor du Verkäufer und Sponsoren ansprichst. So können alle Stände klar kommunizieren, wofür die Einnahmen bestimmt sind.
Plane Marktstände, Tische, Partyzelte und Strom mindestens einige Wochen vorher. Prüfe außerdem, wer die Stände abholt, wann sie geliefert werden und welche Verlängerungskabel tatsächlich gebraucht werden.
Erfasse bei den Anmeldungen auch Ernährungswünsche und berechne die Cateringmengen getrennt nach Getränken, Speisen und Desserts. Wiederverwendbare Becher, Gläser und Teller müssen vor dem Einkauf gezählt werden.
Erstelle einen Freiwilligenplan mit Schichten für Aufbau, Verkauf, Kasse, Nachfüllen und Abbau. Für Kasse und Kartenterminals sollte immer eine eingewiesene Ersatzperson verfügbar sein.
Teste Zahlungsmöglichkeiten vor dem Basar und organisiere Bargeld sowie Wechselgeld spätestens am Vortag. Thermoskannen, Kaffeemaschinen, Warmhaltebehälter und Kühlboxen gehören ebenfalls in eine konkrete Ausgabe- und Rückgabeliste.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsbasar für einen guten Zweck planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen, Spendenzweck und Budget. Verkäufer, Organisationen und Sponsoren brauchen anschließend genug Zeit für ihre Zusage.
Welche Genehmigungen braucht ein Weihnachtsbasar?: Das hängt von Ort, Verkaufsangebot, Besucherzahl und Nutzung öffentlicher Flächen ab. Prüfe die zuständigen Stellen spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und kläre zusätzlich Strom, Lebensmittel und Ausschank.
Wie viele Helfer braucht man für einen Weihnachtsbasar?: Plane pro gleichzeitig betreutem Bereich mindestens 2 Personen ein, plus 2 bis 4 Personen für Aufbau, Nachschub und Abbau. Bei wechselnden Schichten sollte der Freiwilligenplan mindestens 2 Wochen vorher feststehen.
Wann sollte man Catering und Getränke für den Weihnachtsbasar einkaufen?: Nicht verderbliche Waren kannst du 5 bis 7 Tage vorher besorgen. Frische Speisen, Milchprodukte und empfindliche Zutaten gehören je nach Haltbarkeit auf den Einkaufsplan für den Vortag oder Veranstaltungstag.

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