Checklist voor een benefietkerstmarkt organiseren
Een benefietkerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstversiering. Je regelt tegelijk een markt, een inzamelactie en een publieksprogramma: van vergunningen en het goede doel tot verkopers, donaties, catering en vrijwilligers. Begin met datum, locatie, begroting en doelbedrag en werk daarna toe naar een bevestigde verkoperslijst en een rooster. Controleer in de laatste week vooral stroom, betaalmogelijkheden, wisselgeld, warme dranken en de marktkramen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Begroting en doelbedrag bepalen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Goede doel vastleggen
2 personen
Marktkramen en stands indelen
2 personen
Verkopers en goede doelen benaderen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Sponsoren benaderen
2 personen
Donatiepagina aanmaken
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Verkoperslijst bevestigen
Reserveringen maken
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Betaalmogelijkheden testen
2 personen
Contant geld en wisselgeld regelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Versieringen sorteren
2 personen
Marktkramen ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koekjes en cake voorbereiden
3 personen
Routebordjes voorbereiden
Weersverwachting controleren
Event
Locatie openen
2 personen
Stroom en verlichting controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Marktkramen opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Stands nummeren
2 personen
Verkopers ontvangen
2 personen
Verkooptafels inrichten
4 personen
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Warme hapjes bereiden
3 personen
Donatiepunt inrichten
2 personen
Kassa's tellen en klaarzetten
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
Informatieborden plaatsen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Entree en ontvangst bemannen
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Kerstmarkt begeleiden
2 personen
Catering verkopen
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Warme dranken bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Stands tussentijds ondersteunen
2 personen
Kassa's tussentijds afromen
2 personen
Laatste verkoopronde aankondigen
Bezoekers veilig laten vertrekken
2 personen
Verkoop en donaties afsluiten
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Kassa's veilig opbergen
2 personen
Nazorg
Marktkramen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Verlichting en decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelmaterialen leegmaken
2 personen
Donatiebedrag controleren
2 personen
Opbrengst overmaken
Sponsoren en vrijwilligers bedanken
2 personen
Opbrengst online publiceren
Administratie en bonnen archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Marktkramenaantal 12
- Tafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 40
- Buffettafelsaantal 4
- Kleedjes voor tafelsaantal 14
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare mokkenaantal 180
- Herbruikbare glazenaantal 180
- Bordenaantal 180
- Dessertbordjesaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerschalenaantal 18
- Schenkkannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Warmhoudbakkenaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Betaalterminalsaantal 2
- Verlenghaspelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
- Isolatiedekensaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 10
- Keukentangenaantal 8
- Foliehoudersaantal 2
- Thermometersaantal 2
Decoratie
- Kerstbomenaantal 3
- Kerstballenaantal 80
- Kerstslingersaantal 12
- Kerstkransenaantal 4
- Kerststal
- Tafeldecoratiesaantal 14
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 12
- Ledlantaarnsaantal 10
- Batterijenaantal 24
- Buitenlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Afwasbakkenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Donatie
- Donatieboxenaantal 4
- QR-donatiekaartenaantal 100
Kantoor
- Kassaboxenaantal 4
- Geldtelbakkenaantal 4
- Wisselgeldbakjesaantal 4
- Prijskaartjesaantal 100
- Stiftenaantal 20
- Pennenaantal 20
- Plakbandaantal 8
- Scharenaantal 8
- Klembordenaantal 6
- Afrekenformulierenaantal 100
- Naamstickersaantal 100
- Routebordjesaantal 12
- Informatiebordenaantal 8
- Vrijwilligershesjesaantal 20
Veiligheid
- Zaklampenaantal 6
- Antislipmattenaantal 10
- Kabelmattenaantal 12
- Brandblussersaantal 2
- EHBO-koffersaantal 2
Tips
- Leg het doelbedrag en de bestemming van donaties vast voordat je sponsoren, verkopers en bezoekers benadert. Zet de donatiepagina uiterlijk op het moment van de uitnodigingen online, zodat elke aankondiging direct naar dezelfde betaalmogelijkheid verwijst.
- Controleer vergunningen en meldingen vroeg bij de gemeente; reken voor de beoordeling op meerdere weken. Vraag ook na of partytenten, verkoopstands, versterkt geluid en voedselverstrekking aanvullende voorwaarden hebben.
- Bevestig verkopers en goede doelen niet alleen per e-mail, maar verzamel uiterlijk 7 dagen voor de markt ook hun standmaat, stroombehoefte, aankomsttijd en betaalwijze. Daarmee kun je de indeling en verlenghaspels vooraf testen.
- Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs per blok één aanspreekpunt aan. Houd aparte bezetting voor ontvangst, donaties, catering, betaalterminals en het opruimen; anders blijft vooral de afbouw liggen.
- Bereken catering per tijdsblok en controleer dieetwensen vóór je boodschappen doet. Test betaalterminals, koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudbakken minimaal 1 dag vooraf en leg contant geld plus wisselgeld apart klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een benefietkerstmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, begroting, doelbedrag en vergunningen. Benader verkopers en sponsoren 8 weken vooraf en bevestig programma, catering en vrijwilligers uiterlijk 2 weken voor de markt.
- Welke vergunning heb ik nodig voor een benefietkerstmarkt?
- Dat hangt af van gemeente, locatie, aantal bezoekers, kramen, voedselverkoop en activiteiten. Controleer minimaal 8 weken vooraf of een evenementenvergunning, melding, standplaatsvergunning of toestemming voor muziek en tijdelijke stroom nodig is.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietkerstmarkt?
- Tel per gelijktijdige zone minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst of donaties en 1 voor catering of praktische hulp. Plan daarnaast per dienst één coördinator en maak diensten van 2 tot 3 uur, zodat de bezetting tijdens opbouw en afbouw niet wegvalt.
- Wanneer moet ik de catering voor een benefietkerstmarkt inkopen?
- Verzamel dieetwensen en bevestig het bezoekers- en verkopersaantal uiterlijk 7 dagen vooraf. Koop houdbare producten 3 tot 5 dagen vooraf en verse producten 1 dag vooraf, tenzij de leverancier een langere besteltijd vraagt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!