Organiser un marché de Noël caritatif, étape par étape

Commencez par fixer une date, un lieu et un objectif de collecte avant de contacter les exposants. Le budget, les autorisations et l’association bénéficiaire doivent être cadrés tôt, car ils conditionnent les inscriptions et la communication. Ensuite, répartissez les stands, planifiez les bénévoles et confirmez la restauration, les paiements et le matériel. Les dernières vérifications concernent surtout l’alimentation électrique, la monnaie, les quantités et le montage des stands.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le budget et l’objectif de collecte
2 personnes
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Définir l’association caritative
2 personnes
5
Répartir les stands et les emplacements
2 personnes
6
Contacter les vendeurs et les associations caritatives
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier des messages sur les réseaux sociaux
10
Contacter les sponsors
2 personnes
11
Créer une page de dons
12
Traiter les inscriptions
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Confirmer la liste des fournisseurs
15
Faire les réservations
16
Calculer les quantités de catering
2 personnes
17
Recruter des bénévoles
2 personnes
18
Établir le planning des bénévoles
19
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
20
Tester les moyens de paiement
2 personnes
21
Gérer l'argent liquide et la monnaie
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Trier les décorations
2 personnes
25
Récupérer les stands du marché
2 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Préparer les biscuits et le gâteau
3 personnes
28
Préparer les panneaux d’itinéraire
29
Vérifier les prévisions météo

Événement

30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Vérifier l’électricité et l’éclairage
2 personnes
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Monter les stands de marché
4 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Numéroter les stands
2 personnes
38
Accueil des vendeurs
2 personnes
39
Installer les tables de vente
4 personnes
40
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Préparer des amuse-bouches chauds
3 personnes
43
Installer le point de dons
2 personnes
44
Compter et préparer les caisses
2 personnes
45
Vérifier les installations sanitaires
46
Placer les panneaux d’information
2 personnes
47
Briefer les bénévoles
2 personnes
48
Assurer l'entrée et l'accueil
2 personnes
49
Enregistrer les dons
2 personnes
50
Accompagner le marché de Noël
2 personnes
51
Vendre la restauration
4 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons chaudes
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Garder les tables propres
2 personnes
58
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
59
Soutenir les stands en cours de route
2 personnes
60
Prélever régulièrement l’excédent des caisses
2 personnes
61
Annoncer le dernier tour de vente
62
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
2 personnes
63
Clôturer les ventes et les dons
2 personnes
64
Stocker les restes au frais
2 personnes
65
Ranger les caisses en lieu sûr
2 personnes

Suivi

66
Démonter les stands du marché
4 personnes
67
Démonter les tentes de fête
4 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Retirer l’éclairage et la décoration
3 personnes
70
Collecter et trier les déchets
3 personnes
71
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
72
Nettoyer le lieu
3 personnes
73
Rassembler les objets trouvés
74
Rapporter le matériel
2 personnes
75
Vider les équipements de refroidissement
2 personnes
76
Vérifier le montant du don
2 personnes
77
Transférer le produit
78
Remercier les sponsors et les bénévoles
2 personnes
79
Publier les résultats en ligne
80
Archiver l’administration et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables de buffetqté 4
Nappes de tableqté 14
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 180
Verres réutilisablesqté 180
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 18
Carafesqté 8
Thermosqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 3
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Couvertures isolantesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Louchesqté 10
Pinces de cuisineqté 8
Supports pour filmqté 2
Thermomètresqté 2

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Crèche de Noël
Décorations de tableqté 14

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Lanternes LEDqté 10
Pilesqté 24
Lampes d'extérieurqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Don

Boîtes à donsqté 4
Cartes de don QRqté 100

Bureau

Caissesqté 4
Bacs de comptage d’argentqté 4
Bacs à monnaieqté 4
Étiquettes de prixqté 100
Marqueursqté 20
Stylosqté 20
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 8
Presse-papiersqté 6
Formulaires de paiementqté 100
Étiquettes nominativesqté 100
Panneaux d’orientationqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Gilets de bénévolesqté 20

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Tapis antidérapantsqté 10
Passe-câblesqté 12
Extincteursqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Vérifiez dès cette étape les autorisations nécessaires, l’accès à l’électricité et l’espace réellement disponible pour les tentes, tables et stands.
Fixez un objectif de collecte chiffré avant de communiquer. Créez la page de dons et indiquez clairement comment les ventes, les dons et les éventuels frais seront suivis.
Demandez aux exposants et aux associations leurs besoins au moment de l’inscription : dimensions du stand, alimentation électrique, horaires d’arrivée et besoins alimentaires. Fermez les inscriptions au moins 10 jours avant le marché pour finaliser le plan des emplacements.
Préparez un planning de bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures. Prévoyez une personne dédiée aux paiements et à la monnaie, une autre à l’accueil et une équipe distincte pour le montage et le rangement.
Testez les terminaux de paiement, les rallonges, les multiprises, les machines à café et les bouilloires la veille. Calculez les quantités de restauration séparément pour l’accueil, le service continu et la réserve de fin de journée, afin d’éviter une rupture trop tôt.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël caritatif ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, confirmer l’association bénéficiaire, recruter les exposants et bénévoles, puis réserver le matériel.
Quand contacter les exposants pour un marché de Noël ?: Lancez les inscriptions 6 à 8 semaines avant l’événement et relancez les candidats sous 7 jours. Fermez la liste environ 10 jours avant afin de répartir les stands et de confirmer les besoins techniques.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Comptez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les paiements et 2 à 4 personnes pour le montage et le rangement, selon la taille du marché. Organisez des rotations de 2 à 3 heures pour couvrir toute la journée.
Quand préparer la restauration et le matériel ?: Confirmez les fournisseurs et les quantités 7 à 10 jours avant, puis faites les courses finales 1 à 2 jours avant. Testez les équipements électriques et regroupez la vaisselle, les thermos, les glacières et le matériel de service la veille.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.